Scope creep - Cơn ác mộng "Ủa em?" và hiệu ứng quả cầu tuyết (snowball)
Hiện tượng này xảy ra khi phạm vi dự án không được xác định, định nghĩa và kiểm soát rõ ràng. Việc này thường có khuynh hướng dẫn tới xảy ra các tiêu cực vì vậy cần phải tránh.
1. Scope creep là gì?
Scope creep /skəʊp kriːp/ (danh từ) là việc liên tục thay đổi mục tiêu và yêu cầu dự án về mặt thời gian và nguồn lực, vượt ngoài thoả thuận ban đầu. Những thay đổi này thường không chính thức, diễn ra trong giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, và xuất phát từ phía khách hàng hoặc nhà đầu tư.
Ngoài phạm vi dự án với các khách hàng, scope creep cũng được sử dụng trong phạm vi nội bộ công ty, khi bạn phải 5 đầu 6 tay, kiêm nhiều đầu việc nằm ngoài trách nhiệm của bản thân.
Bạn hãy tưởng tượng Scope Creep như một "Quả cầu tuyết", ban đầu rất nhỏ, nhưng càng lăn xuống nó lại càng lớn và không thể kiểm soát được.
Nếu ngân sách và lịch trình tăng theo cùng với phạm vi dự án, sự thay đổi này thường được xem là sự mở rộng có thể chấp nhận được với dự án, khi đó thuật ngữ mất kiểm soát phạm vi dự án không được dùng.
Khác với scope creep, scope change là quá trình thay đổi phạm vi dự án một cách chính thức, được thống nhất bởi quản lý dự án và khách hàng. Scope gap diễn ra khi khi yêu cầu của khách hàng và nội dung nhóm thực hiện dự án ghi nhận không đồng nhất, hay nói cách khác là do giao tiếp không hiệu quả.
2. Nguồn gốc của scope creep? Được phân loại thế nào?
Mặc dù nguồn gốc ra đời của scope creep không rõ ràng, cụm từ này được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp, công ty khởi nghiệp hoặc giữa freelancers và khách hàng.
Scope Creep được chia thành 02 nhóm:
· Kỹ thuật (Technical Scope Creep)
· Kinh doanh (Business Scope Creep)
Technical scope creep phát sinh khi nhóm dự án muốn làm hài lòng khách hàng và không có khả năng từ chối yêu cầu thay đổi của khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Việc thực hiện quá yêu cầu (gold plating), hay làm cái khách hàng không yêu cầu cũng có khả năng dẫn đến technical scope creep. Ví dụ, trong đội dự án có một lập trình viên nghĩ ra một tính năng hiển thị các hình ảnh, menu trên trang chủ rất đẹp mắt. Vì sự sáng tạo này anh ta cần mất thêm 2 ngày để làm nó, trong khi PM không có yêu cầu cho việc tính năng này do khách hàng chưa cung cấp thiết kế. Mục tiêu quan trọng nhất của dự án lúc này là hoàn thiện chức năng thay vì thiết kế, và tính năng anh kỹ thuật kia thêm vào vô tình đã đi ngược với mục tiêu của dự án tại thời điểm đó. Dự án có khả năng thất bại vì vượt quá 02 ngày so với kế hoạch.
Business scope creep xảy ra do các yếu tố bên ngoài vượt quá phạm vi quản lý của PM. Ví dụ, sự thay đổi liên tục trong xu hướng thị trường khiến cho những yêu cầu trước đó trở nên lỗi thời.
3. Vì sao scope creep phổ biến?
Theo số liệu của Viện Quản lý dự án PMI vào năm 2018, khoảng 52% các dự án đã hoàn thành là từng gặp phải scope creep, với các nguyên nhân có thể kể đến như:
- Không làm rõ và quản lý mục tiêu và kỳ vọng của khách hàng với dự án
- Không tiến hành dự án nhanh gọn
- Không xác định được phạm vi dự án ngay từ đầu
- Không rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ của bản thân và khách hàng với dự án
- Không có kế hoạch dự trù
- Không văn bản hoá công việc
- Không sử dụng phầm mềm quản lý dự án
- Không theo dõi nhân lực và upselling
- Không trao đổi rõ với khách hàng về cách xử lý yêu cầu sửa đổi
4. Hạn chế ảnh hưởng của scope creep
Việc loại bỏ hoàn toàn scope creep là bất khả thi, nhưng bằng cách này cách khác chúng ta vẫn có thể hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của nó. Chẳng hạn:
- Hiểu được mục tiêu của khách hàng: Trước khi bắt đầu một dự án, bạn cần phải xác định rõ những gì khách hàng muốn, nhu cầu và mong muốn của cả hai bên cần đạt được trong dự án này.
- Chia các dự án lớn thành các dự án nhỏ: Một dự án nhỏ bao giờ cũng đơn giản và dễ dàng hơn để xác định và quản lý. Ngược lại, trong khi một dự án lớn điều này sẽ khó hơn, đồng nghĩa có nhiều khả năng phát sinh vấn đề hơn.
- Để đội ngũ của bạn tham gia khi xác định phạm vi dự án: Tạo thói quen hỏi ý kiến các thành viên trong nhóm trước khi hoàn thiện quy trình, phân bổ và ngân sách cho dự án. Không ai hiểu rõ công việc họ làm bằng chính họ. vậy nên hỏi ý kiến họ là cần thiết.
- Làm rõ dự án và trách nhiệm của các thành viên tham gia: Khi bạn hiểu được nhu cầu của khách hàng và những gì bạn sẽ mang đến cho họ, việc của bạn là truyền đạt lại điều đó với team của bạn. Người quản lý lúc này đóng vai trò người liên lạc giữa khách hàng và đội ngũ doanh nghiệp đảm bảo các bên hiểu được nhau sâu nhất.
- Có kế hoạch dự trù: Cuộc đời bấp bênh, không thể biết trước, và khách hàng cũng có thể như vậy. Phạm vi của dự án có thể thay đổi ngay cả khi bạn đã tính toán kỹ, vậy nên bạn cần rất rõ ràng với khách hàng về kế hoạch dự trù cho những vấn đề có thể phát sinh.
- Đảm bảo việc truyền đạt thông tin đa chiều: Nghĩa là đảm bảo các thành viên trong nhóm đều hiểu đúng yêu cầu được giao. Trong quá trình hoàn thiện, các thành viên báo cáo tiến độ thường xuyên cho nhau, cho khách hàng và các bên liên quan để thực hiện thay đổi nhỏ ngay từ sớm.
- Linh hoạt khi lên kế hoạch: Khi không chắc chắn về thời gian có thể hoàn thành deadline, hãy ước lượng thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành sản phẩm. Điều này giúp bạn trừ hao thời gian chỉnh sửa và nhận feedback.
- Thêm các điều khoản về thù lao tăng thêm khi phạm vi công việc bị thay đổi so với ban đầu
- Quan sát team của bạn: Công bằng mà nói, chúng ta không thể đổ mọi lỗi lầm cho khách hàng. Bạn hẳn đã từng làm việc trong vài dự án, nơi mà có ai đó trong team bay hơi quá, gây ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ dự án.
Vượt phạm vi dự án luôn là mối đe doạ, nó luôn có khả năng xảy ra dù bạn đã tính toán rất kỹ. Có vô số lý do để phải sửa đổi dự án, và không phải lần sửa đổi nào cũng là không tốt. Chúng sẽ tốt hơn cho dự án nếu nó hợp lý và bạn có kế hoạch để đối phó với vấn đề phát sinh.
Nguồn tham khảo: