Lập kế hoạch dự án là gì? Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân bổ chi phí, phạm vi, tiến độ cần thiết để hoàn thành một dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Giả sử, bạn muốn làm bánh quế. Trước đây, bạn đã làm bánh quế rất nhiều lần và gần như có thể làm lại mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.(Không phải tập trung vào việc đánh giá chất lượng đồng nhất) Bạn biết rằng bạn cần một số loại nguyên liệu như: bột mì, trứng, đường, sữa, bơ và vỉ nướng. Nhưng, đối tượng bạn nấu là ai nhỉ? Cho chính bạn? Một nhóm sáu người, trong đó có một người bị dị ứng với lactose và một người khác không thể sử dụng gluten?

Lactose là một loại đường đơn, được tìm thấy tự nhiên trong sữa và các sản phẩm từ sữa

Gluten là một protein gồm gliadin và glutenin. Các chất này liên kết với tinh bột, và tồn tại trong nội nhũ của hạt của một số loại cây hoà thảo, đặc biệt là lúa mì, yến mạch và lúa mạch.

Ngay cả những công việc của thường ngày như làm một bữa sáng cũng có thể sử dụng một chút kế hoạch trước (đừng vội suy nghĩ đến những thứ phức tạp như xây dựng ứng dụng, chuyển văn phòng hoặc sửa đổi quy trình làm việc của bạn). Bạn sẽ cần phải thay đổi suy nghĩ, kế hoạch hoặc làm khác với trước đây không chỉ những việc cần phải hoàn thành mà còn là cách thức, thời gian và lý do.

Vậy lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là suy nghĩ thấu đáo và tổ chức mọi thứ bạn cần để hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt. Nó liên quan đến mọi thứ, từ việc tìm ra mục tiêu, xác định phạm vi, nhiệm vụ và nguồn lực đến việc thiết lập ngân sách và thời hạn của dự án. Đây là tất cả những điều bạn làm khi bắt đầu một dự án để đảm bảo rằng nó có thể diễn ra mà không gặp trở ngại nào.

Đây là một giai đoạn của quản lý dự án, đó là xem một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Quản lý dự án bao gồm năm giai đoạn: khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kết thúc.

Đâu đó, bạn đã từng nghe nói về hoạch định chiến lược (strategic project planning), khác với lập kế hoạch dự án. Việc lập kế hoạch dự án chiến lược thường diễn ra ở cấp cao nhất và bao gồm việc thiết lập các mục tiêu của công ty và ưu tiên, cải thiện vận hành và hướng dẫn nhân viên thông qua mission, vision và value.

Cho dù đó là hoạch định chiến lược hay lập kế hoạch dự án, bạn cũng sẽ cần một lộ trình rõ ràng, dễ tiếp cận và dễ tìm hiểu mà bất kỳ ai trong công ty của bạn cũng có thể làm theo.

Vậy làm thế nào để lập kế hoạch dự án?

Với câu chuyện làm việc làm bánh quế bánh ở trên, dù bạn là một siêu đầu bếp nhưng ngay cả Bobby Flay đại tài cũng đồng ý rằng có nhiều yếu tố bên cạnh món ăn tạo nên trải nghiệm ăn uống tuyệt vời.

Tất cả các yếu tố khác và các chi tiết cụ thể (với câu chuyện làm bánh quế như: tạo danh sách nguyên liệu cần mua, cách setting bàn ăn uống, mời khách..) là điều tạo nên kế hoạch dự án của bạn. Đó là nguồn chân lý cho các hoạt động dự án và không khó để tạo ra nó nhưng nó cần một chút thời gian và sự cẩn thận.

1. Xác định rõ who, what and how

Kế hoạch không chỉ là các nhiệm vụ và ngày hoàn thành. Một kế hoạch tốt bắt đầu bằng cách hỏi một số câu hỏi chính và ghi lại các câu trả lời:

• Các goals và objectives là gì?
• Các bên liên quan là ai?
• Ngân sách là bao nhiêu?
• Các sản phẩm chuyển giao được là gì?
• Có ai trong team dự án và sẽ đóng vai trò gì?
• Deadline cuối cùng là bao giờ? Có những milestones nào?
• Ai là người phản hồi và phê duyệt cuối cùng về các sản phẩm chuyển giao được

Trả lời những câu hỏi trên sẽ cung cấp cho chúng ta cái nhìn cao hơn về những gì sẽ xảy ra khi dự án đang chạy.

“Mở rộng để phân biệt giữa Goals và Objectives. Goal là kết quả bạn dự định đạt được, còn Objective là những hành động giúp bạn đạt được goal. Có goal và objective rõ ràng giúp đưa ra quyết định hiệu quả.”

2. Tìm ra những thứ bạn cần

Bước tiếp theo là quyết định những gì bạn cần để hoàn thành nó. Bắt đầu bằng cách suy nghĩ xem cần bao nhiêu effort cho mỗi task và ai có thể đảm nhận nó. Cân nhắc thêm các vấn đề như nguồn lực hoặc vendors nào mà bạn có thể khai thác từ ngoài công ty cũng như đừng quên về quy trình review, feedback và approval của những người nào mà bạn cần trước khi bàn giao.

Điều này nghe có vẻ là hiển nhiên nhưng đừng lập kế hoạch khi không có thông tin gì cả, hãy liên hệ với tất cả members của team và các vendors để xem xét dự án, thu hút sự chú ý và xác nhận sự cam kết hoàn thành nhiệm vụ của họ. Bạn sẽ tránh được nhiều sự thất vọng và stress không cần thiết bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều đang làm tốt phần công việc của chính mình

3. Nghiên cứu, nghiên cứu và hơn thế nữa là nghiên cứu

Trước khi tạo một bản kế hoạch nháp, hãy cố gắng nắm được những facts này. Đọc qua RFP (Request For Proposal), phạm vi công việc hay tổng quan dự án và ghi chú lại thật tỷ mỷ và kỹ lưỡng. Ghi lại các quyết định và làm rõ bất kỳ thông tin nào bạn còn mù mờ.

“Đề nghị mời thầu (RFP) là một tài liệu kinh doanh có chức năng thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án nhằm mua được thiết bị hay dịch vụ phục vụ dự án đó. Nói cách khác, các nhà thầu nhận được đề nghị mời thầu này là những nhà bán hàng/nhà cung cấp tiềm năng sẽ đưa ra giá của thiết bị và dịch vụ.”

Thông tin bao gồm:

• Các goals và objectives
• Kỳ vọng của khách hàng (hoặc project sponsor - nhà tài trợ dự án)
• Thành phần của nhóm dự án và quá trình ra quyết định
• Các stakeholders bổ sung và kỳ vọng của họ

Tại thời điểm này, việc xác định bất kỳ rào cản tiềm ẩn hoặc những lo ngại tiềm ẩn nào cũng đều có giá trị:

• Nhóm đã từng thực hiện một dự án như thế này chưa? Họ có cần hỗ trợ hoặc đào tạo thêm không?
• Deadline là bao giờ và có bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến việc final delivery không?
• Khách hàng hoặc project sponsor phản hồi như thế nào? Và lịch trình của họ có ảnh hưởng đến thời gian tổng thể của dự án không?

Đây có vẻ là những câu hỏi hóc búa để hỏi và trả lời nhưng việc tìm hiểu kỹ càng trước sẽ tránh được những điều bất ngờ trong tương lai.

Hơn nữa, hãy dành một phút để suy nghĩ về cách bạn có thể thực sự đạt được goals của mình. Bên cạnh việc delivery dự án thành, bạn có thể làm gì khác để đưa dự án vượt mong đợi hay kỳ vọng ban đầu? (Như câu chuyện chiếc bánh quế, bạn có thể phết thêm lớp socola bơ hạt phỉ NutellaⓇ và chắc chắn sẽ không ai có thể khước từ điều đó đâu)

4. Tạo một bản phác thảo

Sau khi đã kiểm tra các mục trong phần nghiên cứu ở trên và trả lời những câu hỏi lớn trong danh sách, trong các đầu mục, bạn đã sẵn sàng để phác thảo kế hoạch dự án của mình. Bản phác thảo ban đầu có thể đơn giản nhưng phải bao gồm những mục sau:

• Sản phẩm bàn giao và các tasks liên kết với nhau
• Timeframes
• Cần những nguồn lực gì?
• Bất kỳ giả định nào bạn đưa ra trong dự án
• Quy trình phê duyệt hay cơ chế phê duyệt

5. Khởi tạo team

Khi bạn đã phác thảo được bản kế hoạch dự án, hãy tham khảo ý kiến của cả team để mọi người cùng đóng góp. Hãy nhớ rằng: các thành viên trong team bạn là những chuyên gia trong việc delivery nên cách để giúp chính bản thân mình là yêu cầu ý kiến đóng góp của cả team.

Đây là cơ hội để bạn đề cao những ý tưởng tuyệt vời và đưa ra thử thách cho cả team và thúc đẩy cả team làm tốt hơn nữa. Thử đặt câu hỏi như:

• Có cách nào nhanh hơn hoặc sáng tạo hơn để hoàn thành việc này không?
• Chúng ta có thể đơn giản hóa quy trình hay cơ chế phê duyệt không?
• Chúng ta còn cần gì khác không?

Một phần thưởng to lớn hơn nữa cho việc hướng tới team: nó thiết lập một không khí cởi mở và sẵn sàng phản hồi cho dự án. Nó cũng xây dựng niềm tin và khiến cả nhóm hào hứng khi cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.

6. Sẵn sàng cho một bản kế hoạch chi tiết

Sau khi thêm ghi chú của nhóm, bạn đã sẵn sàng để soạn thảo kế hoạch dự án chi tiết. Nó bao gồm những điều sau:

• Toàn bộ thông tin dự án cần chính xác, đầy đủ dù có vẻ nó đã rõ ràng: tên khách hàng, tên dự án, số version và ngày bàn giao
• Các sản phẩm bàn giao có ngày bắt đầu và kết thúc
• Có người chịu trách nhiệm cho mỗi task
• Deadline của các tasks và các công việc phụ thuộc
• Các tasks cần chi tiết hoặc có notes để làm rõ
• Các rủi ro tiềm ẩn hoặc khó khăn tiềm ẩn

Khi bạn và team dần quen thuộc với quy trình, việc lập kế hoạch dự án sẽ trở nên hiệu quả hơn và dần trở nên hiệu quả cũng như mạnh mẽ hơn. Hãy thực hành nhiều lần, bạn sẽ dần tạo ra kinh nghiệm bản thân để tạo ra một kế hoạch dự án hoàn hảo.

7. Chia sẻ kế hoạch và kết thúc việc này tại đây

Đến bước này thì kế hoạch đã chuẩn bị sẵn sàng rồi đó. Bạn chỉ cần chia sẻ bản kế hoạch cuối cùng với tất cả các thành viên trong team và các vendors để họ có cái nhìn về trách nhiệm và deadline của mình. Xác nhận rằng các stakeholders sẵn sàng tham gia vào các mục tiêu tổng thể, sản phẩm được giao, thời gian và ngân sách.

Mọi người cảm thấy tốt chứ? Sau khi team bạn đồng ý, đã đến lúc thực thi. Tuy nhiên, nhờ vào quá trình làm việc cẩn thận và chu đáo của bạn, bạn đã có được một kế hoạch hoàn hảo chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

Hãy can đảm cùng hoạch định chiến lược

Chúng ta đã đề cập đến ý tưởng lập hoạch định chiến lược ở trên và bây giờ chúng ta hãy đi sâu hơn phần đó. Mặc dù không phải mọi kế hoạch dự án đều yêu cầu lập hoạch định chiến lược cấp cao nhưng đôi khi cách tiếp cận này có thể giúp phát hiện những ý tưởng mới và tìm được giải pháp cho những thách thức của mình. Giống như việc dọn dẹp mặt bếp trước khi bạn thực sự bắt đầu nấu ăn vậy.

Tuyên bố về vision và mission

Bước đầu tiên của việc lập hoạch định chiến lược là phát triển một tuyên bố về tầm nhìn - vision và sứ mệnh - mission. Một tuyên bố tầm nhìn xác định ultimate goal của một tổ chức. Một vission tốt không chỉ mô tả những gì tổ chức làm hàng ngày mà còn là hướng đến chiến thắng lớn nhất cho công ty. Nó sẽ truyền cảm hứng cho mọi người để tưởng tượng ra các tác động lớn của công việc của họ.

Dưới đây là một vài ví dụ về các tuyên bố về vision của một số tổ chức lớn và đã được làm nổi bật:

• Atlassian: Giúp các teams trên toàn thế giới tiến bộ nhân loại thông qua sức mạnh của phần mềm
• Alzheimer's Association: Một thế giới không có bệnh Alzheimer
• Tesla: Tạo ra công ty xe hơi hấp dẫn nhất trong thế kỷ 21 bằng cách thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang xe điện của thế giới.

Khác với vision, mission là một tuyên bố có cơ sở hơn và mang tính định hướng hành động mô tả những gì một tổ chức làm và cách nó thực hiện. Một tuyên bố về mission trở nên sâu sắc bằng cách làm rõ ai, tại sao và cái gì của một công ty.

Các tuyên bố về mission giống như việc chúng ta hoàn thành việc trả lời các câu hỏi ai, tại sao và cái gì ở trên. Dưới đây là một số ví dụ:

• Make-A-Wish: Sứ mệnh của Make-A-Wish International là mang đến những điều kiện y tế cho trẻ em đang bị đe dọa tính mạng những điều ước mong muốn làm phong phú thêm trải nghiệm của con người với hy vọng, sức mạnh và niềm vui.
• Starbucks: Để truyền cảm hứng và nuôi dưỡng tinh thần con người - một người, một cốc và một khu phố tại một thời điểm.
• Southwest Airlines: Sứ mệnh của Southwest Airlines là cống hiến cho chất lượng dịch vụ khách hàng cao nhất với cảm giác ấm áp, thân thiện, niềm tự hào cá nhân và tinh thần công ty.

Khi một tổ chức phát triển và đạt được các mốc quan trọng, các nhà lãnh đạo có thể kết hợp các tuyên bố về vision và mission thành một tuyên bố lớn hơn, đầy cảm hứng hơn.

Goals

Khi các tuyên bố về vision và mission đã được thiết lập, đã đến lúc tìm ra những gì thực sự cần làm đối với chúng. Đây là lúc để chúng ta thiết lập goals!

Rõ ràng, Goals là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào; khá khó để đến đích nếu bạn không biết mình sẽ đi đâu. Khi tạo goals, hãy ghi các tuyên bố về vision và mission vào một tờ giấy ghi chú dán trên màn hình để bạn nhớ sắp xếp tất cả các tuyên bố này thành một lộ trình hoàn chỉnh.

Bạn có thể thiết lập goal của mình bằng bất cứ cách nào, thời gian nào cũng như địa điểm nào. Ví dụ như: qua một giấc mơ, thiết lập được khi đang buộc dây giày hay khi tích cực brainstorming… Kết quả các cách đó có thể khác nhau nhưng sẽ có một số mục tiêu phổ biến như:

• Tăng năng suất
• Giảm chi phí liên tục
• Cải thiện dịch vụ khách hàng
• Mở rộng nhận thức về thương hiệu
• Tìm nhiệt độ điều hòa văn phòng mà mọi người cùng đồng thuận với nhau - điều mà mọi người đồng thuận với nhau

Mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu kinh doanh là những hành động có thể đo lường được mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình. Nó giúp nhân viên của bạn hiểu những gì bạn mong đợi từ họ.

Ví dụ: nếu cải thiện dịch vụ khách hàng là goal thì các objectives có thể là tăng nhân viên dịch vụ khách hàng hoặc thực hiện một chính sách mới đảm bảo khách hàng nhận được cuộc gọi trở lại trong một thời gian nhất định.

Với các goal của công ty rõ ràng và chắc chắn mà bạn vừa đặt ra, mọi người đều có thể đặt objectives của riêng mình để đạt được goal đó. Bằng cách này, tất cả các nhân viên đang làm việc theo cùng một hướng nhưng thực hiện các bước khác nhau để cuối cùng về đích. (tư tưởng của OKRs)

Tiếp theo, bạn cần biến goals và objectives thành action plan. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải chia nhỏ các goals thành các cột mốc cụ thể và có thể đạt được. Từ đó, bạn có thể tạo ra một lộ trình chi tiết hơn nói lên các hoạt động hàng ngày mà bạn nên ưu tiên.

Một action plan tốt bao gồm mọi thứ mà công ty của bạn cần để hoàn thành công việc một cách chi tiết, chẳng hạn như:

• Ai là người lãnh đạo công việc
• Những team nào tham gia
• Các tasks và trách nhiệm
• Các khoản đầu tư bắt buộc
• Các milestones quan trọng

Theo thời gian, các chi tiết, hành động trong action plan có thể thay đổi và phát triển nhưng kế hoạch cụ thể cung cấp sự rõ ràng và định hướng cho cả nhóm thực hiện công việc nặng nhọc và cho cả tổ chức rộng lớn hơn.

Quyết định

Bạn có cảm thấy khó chịu không khi bạn đang căng thẳng để bắt đầu một dự án và bạn bị mắc kẹt trong một vũng lầy tên là phê duyệt (approval)? Tất cả chúng ta đã từng gặp phải trường hợp là chờ một ai đó nói: "Hãy bắt đầu thôi". Bạn có thể tránh những rào cản này bằng cách ủy quyền đến các cấp khác nhau của tổ chức, cấp cho họ quyền nhanh chóng đưa ra quyết định và hoàn thành công việc.

Trong khi hầu hết những người ra quyết định đều là team leads - đặc biệt là khi thực hiện tiếp nhận cuối cùng - phần còn lại của nhóm sẽ có rất nhiều ảnh hưởng. Những người ra quyết định tốt nhất là người có kiến thức chuyên môn luôn tiếp nhận những quan điểm khác nhau của nhóm. Họ cũng nhớ lập kế hoạch cho những điều không mong muốn và chuẩn bị cho các tình huống có thể xảy ra để mọi người có thể nhanh chóng thay đổi nếu mọi thứ trở nên tồi tệ.

Hãy tiếp tục can đảm cùng hoạch định chiến lược

Quay trở lại với câu chuyện làm bánh quế lúc đầu. Trong nhà bếp, dụng cụ bạn cần có có thể là lò nướng, bàn ủi bánh quế và nhiều dụng cụ khác nữa. Khi bạn đang lập kế hoạch dự án, tổ chức một phiên brainstorming hoặc xây dựng biểu đồ Gantt có lẽ sẽ thuận tiện hơn. Dưới đây sẽ nói cho bạn lý do tại sao.

Brainstorming

Biểu đồ nguyên nhân kết quả

Các sơ đồ này - đôi khi được gọi là sơ đồ Xương cá hoặc Ishikawa - giúp tìm ra các vấn đề trước khi quá muộn. Một sơ đồ nguyên nhân kết quả cho thấy mối quan hệ giữa tất cả các yếu tố dẫn đến một tình huống. Nó xác định các nguyên nhân quan trọng, chia chúng thành các nguyên nhân phụ và chỉ ra các kết quả có thể xảy ra.

Biểu đồ nguyên nhân kết quả là một công cụ tuyệt vời để quản lý rủi ro nhưng chúng không bao gồm bất kỳ yếu tố chủ quan nào như khả năng hay mức độ nghiêm trọng. Họ chỉ nhìn vào thực tế.

Phân tích đường găng

Đối với các dự án lớn, phức tạp với nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, phương pháp phân tích đường găng có thể rất hữu ích. Tìm ra đường quan trọng bằng cách xem xét hoạt động dài nhất trong kế hoạch của bạn và đo thời gian bạn cần để hoàn thành nó từ đầu đến cuối. Nắm được các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng giúp ngăn chặn vấn đề với thời gian và tắc nghẽn quy trình. Đây là một kỹ thuật tuyệt vời để quản lý các dự án lớn với nhiều yếu tố phụ thuộc nhưng có thể quá phức tạp đối với các dự án nhỏ hơn.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ có đường minh họa lịch trình của dự án. Nó liệt kê các nhiệm vụ trên trục tung và các khoảng thời gian trên trục hoành để giúp bạn lập kế hoạch, điều phối và theo dõi các nhiệm vụ cụ thể. Đây cũng là bản trình bày trực quan về tiến trình của bạn có thể được sử dụng trong các báo cáo trạng thái. Biểu đồ Gantt hữu ích cho hầu hết mọi dự án, vì nó giúp bạn dễ dàng 'nhìn thấy' toàn bộ công việc từ đầu đến cuối.

Phần mềm lập kế hoạch dự án có thể giúp gì?

Lập kế hoạch dự án có thể là một quá trình thủ công và mất thời gian. Khoa học công nghệ phát triển nên chúng ta đã tìm ra cách để làm cho việc đó bớt đau đầu hơn nhiều. Có nhiều giải pháp để bạn lựa chọn nhưng hãy đảm bảo rằng công cụ lập kế hoạch dự án của bạn bao gồm các tính năng cần thiết sau:

• Các công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý các dự án
• Các template linh hoạt để tạo mọi thứ như: từ meetings note đến các requirements
• Giao diện trực quan cho phép bạn sắp xếp và chia sẻ công việc
• Tính năng tìm kiếm giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần
• Không gian làm việc mở và chia sẻ khuyến khích cộng tác và phản hồi

Nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng các tips và tricks lập kế hoạch dự án nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu, template kế hoạch dự án có thể giúp bạn đi đúng hướng. Download template kế hoạch dự án này để giúp bạn xác định, quản lý và theo dõi dự án tiếp theo của mình, đồng thời giữ cho các bên liên quan biết.

Trên đây mình đã chia sẻ các thông tin tổng quan trong lập kế hoạch dự án. Trong phần tiếp theo, mình sẽ timelines trong lập kế hoạch dự án.
Bài viết được lược dịch từ tài liệu về project planning overview của Atlassian.