Chào mọi người, khi nói đến quản lý dự án, thường thì sẽ nghĩ đến điều gì? Quả là khó để trả lời vì nó là phạm vi rộng đúng không. Nên trong bài này mình sẽ đề cập đến một số khái niệm cơ bản về quản lý dự án để cho những anh chị em nào đang có mong muốn tìm hiểu về quản lý dự án có những khái niệm đặt những viên gạch đầu tiên cho công việc mong muốn về sau.

Đôi lời về project management (quản lý dự án)

Project management hay quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là sự phối hợp của các quy trình, công cụ, thành viên trong nhóm và kỹ năng của bạn để bạn có thể delivery các dự án đạt được mục tiêu.

Bạn và nhóm của bạn đang sẵn sàng để chinh phục một dự án lớn. Nó giống như một chuỗi domino dài - thật tuyệt khi tất cả tác động lẫn nhau nhưng sẽ rất thất vọng nếu một quân domino bị lạc nhịp.

Những loại dự án này có thể vừa khó khăn vừa thú vị, bạn có thể bị cám dỗ để bắt đầu càng sớm càng tốt và cầu may rằng mọi thứ đều ở đúng vị trí một cách kỳ diệu? Nhưng nếu không thì sao? Vậy hãy khóc thật to và bụt sẽ hiện lên cho bạn một điều ước để giải quyết giúp bạn. Giả thuyết đó thật điên rồ phải không? Tuy nhiên, trên thực tế, bí quyết thành công cho các dự án lớn của bạn là quản lý dự án hiệu quả.

Khái niệm và sự quan trọng của project management

Quản lý dự án là practice của phối hợp các quy trình, công cụ, các thành viên team và các kỹ năng để delivery các dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu và thỏa mãn các yêu cầu.

Các dự án thành công không từ ngẫu nhiên mà xuất hiện. Trên thực tế, hầu hết các tổ chức có tỷ lệ dự án thất bại ước tính là 70% - hay được hiểu là các dự án không đạt được mục tiêu ban đầu của họ.

Quản lý dự án sẽ nâng cao tỷ lệ thành công dự án của bạn. Quản lý dự án là công cụ trao quyền cho team của bạn để hoàn thành các dự án bằng cách tập hợp chúng xung quanh các mục tiêu rõ ràng, tăng tính minh bạch, hợp lý hóa giao tiếp và thiết lập phạm vi dự án. Và không có gì ngạc nhiên khi một nghiên cứu của PwC cho thấy 97% tổ chức tin rằng quản lý dự án công cụ là rất quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh.

Lợi ích của quản lý dự án

1. Loại bỏ sự nhầm lẫn

Khi bạn bắt tay ngay vào dự án của mình mà không có bất kỳ cuộc trò chuyện hay lập kế hoạch nào trước đó, mọi thứ sẽ nhanh chóng đổ bể. Mọi người không biết ai đang làm gì, có thông tin sai lệch về project timeline và mọi người đều bối rối về mục tiêu của dự án.

Nếu thấy những chia sẻ trên là quen thuộc thì bạn không hề đơn độc đâu. Một cuộc khảo sát do Geneca thực hiện cho thấy chỉ có 55% người được hỏi cho rằng mục tiêu kinh doanh của dự án là rõ ràng đối với họ.

Điều đó sẽ lan tỏa sự tiêu cực cũng như sự thất vọng, đồng thời cũng lãng phí nguồn lực. Tất cả chúng ta đều đã từng rơi vào tình huống cần sửa đổi hoặc làm lại task của mình sau khi có thêm thông tin (thêm yêu cầu...) hoặc hiểu rõ hơn (thay đổi yêu cầu, lúc này mới clear được yêu cầu...).

May mắn thay, quản lý dự án sẽ trang bị cho team những mục tiêu được xác định rõ ràng và hệ thống tinh chỉnh để hoàn thành công việc. Điều đó giúp mọi người ở trên cùng một tư tưởng và cộng tác gắn kết dễ dàng hơn rất nhiều mà không cần phải xem lại các trách nhiệm của họ hết lần này đến lần khác.

2. Manages scope and budget

Việc dự án bị overruns đang được coi là điều phổ biến một cách đáng sợ. Với ngành CNTT, McKinsey nhận thấy rằng trung bình các dự án CNTT lớn vượt ngân sách 45% và vượt quỹ thời gian là 7%. Những tiêu chí đó mà bị kéo dài khiến budget và sự tập trung của bạn đến giới hạn. Rất may, việc quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp bạn linh hoạt hơn.

Các bước đầu tiên của quy trình quản lý dự án (khởi tạo và planning) yêu cầu bạn đưa ra ngân sách, thời hạn và phạm vi thực tế trước khi bạn thực sự bắt đầu bất kỳ dự án nào. Điều này giúp bạn tạo ra một kế hoạch dự án bắt nguồn từ thực tế.

Thách thức của quản lý dự án

1. Đầu tư thời gian nhiều hơn

Team của bạn rất hăng hái và tích cực, họ đã quen với cách làm việc từ khi tham gia dự án, khi đưa quản lý dự án vào sẽ mất thêm nhiều thời gian hơn.

Bởi vì quy trình quản lý dự án có nhiều giai đoạn (sẽ trình bày sau đây), một vài giai đoạn có thể xảy ra trước khi nhóm của bạn bắt tay vào công việc.

Điều đó có thể là một sự điều chỉnh cho các làm việc mà team đã quen từ trước đó.
Có thể lúc đầu triển khai, quản lý dự án đòi hỏi nhiều công việc hơn hẳn so với trước nhưng về lâu dài, nó sẽ tiết kiệm thời gian cũng như công sức.

2. Kỳ vọng cao hơn

Quản lý dự án hiệu quả có nghĩa là bạn sẽ có các mục tiêu rõ ràng, timelines, roles... Điều này sẽ thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong team tăng lên - một điều tốt.(Tăng tính chịu trách nhiệm của nhóm - khi mà 94% nhân viên nói rằng không bắt đồng nghiệp của mình chịu trách nhiệm)

Tuy nhiên, có những kỳ vọng đã được thiết lập cũng có thể cảm thấy hơi hạn chế và cứng nhắc. Các nhóm sáng tạo đặc biệt không quen làm việc trong các loại ràng buộc này và có thể khó điều chỉnh.

Phương pháp quản lý dự án

Ta có biết câu nói: "Mọi con đường đều dẫn tới thành Rome" cũng sẽ giống khi nói về phương pháp quản lý. Tức là không có một chiến lược nào để hoàn thành một dự án tuyệt vời. Đó là lúc phương pháp luận quản lý dự án phát huy tác dụng. Đó là một tập hợp các quy tắc, nguyên tắc và quy trình để quản lý một dự án.

Hãy nghĩ về một công việc đơn giản như là buộc dây giày, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp để buộc, bất kể phương pháp nào, bạn cũng sẽ thu được đôi giày đã buộc dây nhưng bạn phải thực hiện các bước khác nhau để đạt được kết quả cuối cùng đó.

Các phương pháp quản lý dự án cũng giống như vậy. Điều quan trọng cần lưu ý là nhiều nhóm và công ty sử dụng kết hợp, thay vì chỉ dựa vào một.

Waterfall project management

Khi bạn nghĩ về quản lý dự án một cách truyền thống, các action tuần tự là bạn đang có suy nghĩ về quản lý dự án theo phương pháp quản lý dự án waterfall. Với phương pháp này, bạn chia dự án của mình thành các giai đoạn khác nhau. Khi một giai đoạn kết thúc, giai đoạn tiếp theo sẽ bắt đầu - không có sự chồng chéo giữa chúng.

Khi nào sử dụng phương pháp này: Đối với các dự án dài đòi hỏi một mốc thời gian duy nhất - một thứ tự rất tuần tự, yêu cầu/thiết kế đã được xác định sẵn.

Phương pháp thường được sử dụng: trong ngành xây dựng. Việc xây dựng một ngôi nhà hoặc công trình kiến trúc đòi hỏi một thứ tự liên tiếp.

Agile project management

Agile project management là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại và linh hoạt hơn nhiều so với waterfall project management. Đây là một phương pháp giúp chia các dự án thành nhiều phần được giải quyết trong các quãng ngắn (được gọi là sprints). Sau mỗi sprint, team đánh giá lại công việc bạn đang làm để thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào và đảm bảo bạn luôn đạt được mục tiêu.

Khi nào sử dụng phương pháp này: Đối với các dự án chưa được xác định rõ và đòi hỏi nhiều khả năng thích ứng.

Phương pháp thường được sử dụng: trong ngành phần mềm - đi tiên phong trong lĩnh vực linh hoạt và cách tiếp cận này cho phép các nhà phát triển xây dựng phần mềm chất lượng cao hơn vì có thể review định kỳ.

Lean project management

Mục tiêu của phương pháp sản xuất tinh gọn là tăng sản lượng và giá trị đồng thời giảm lãng phí. Để sử dụng được, bạn sẽ cần lập value stream mapping - chuỗi các hoạt động của dự án. Sau đó, bạn mang kính lúp tới luồng đó để xác định và loại bỏ những công việc không mang lại giá trị. Điều này có nghĩa là quy trình dự án của bạn sẽ được sắp xếp hợp lý, tối ưu hóa và hiệu quả nhất có thể.

Khi nào sử dụng phương pháp này: Dành cho các dự án cần bàn giao nhanh.

Phương pháp thường được sử dụng: ngành sản xuất. Khi sản xuất hàng hóa vật chất, bạn muốn giảm lãng phí ít nhất có thể để giảm thiểu chi tiêu và tối đa hóa lợi nhuận. Đó là lý do tại sao cách tiếp cận này phổ biến trong sản xuất, đặc biệt là trong ngành công nghiệp ô tô.

Các giai đoạn của dự án

Theo Project Management Institute(PMI) đã đưa ra năm giai đoạn quản lý dự án.

Stage 1: Initiating - Khởi tạo

Chúng ta thường có suy nghĩ rằng, bước đầu tiên của quy trình quản lý dự án là lập kế hoạch? Không. Trước khi bạn có thể vạch ra chiến lược cho dự án thông qua việc lập kế hoạch, bạn cần hiểu nó ở cấp độ rộng hơn. Trong giai đoạn này, bạn nên trả lời các câu hỏi như:

• Business dự án này là gì?
• Dự án này có khả thi không?
• Chúng ta có nên theo đuổi dự án này không?

Nói một cách đơn giản, trong giai đoạn này, bạn đang cố gắng quyết định xem liệu dự án này có đáng để giải quyết hay không trước khi bạn đầu tư quá nhiều.

Stage 2: Planning - Lập kế hoạch

Nếu quyết định tiếp tục, bạn sẽ đi vào giai đoạn planning. Đây là nơi bạn sẽ có được những thứ hay ho và phát triển một kế hoạch dự án chi tiết mà toàn bộ nhóm của bạn sẽ tuân theo. Các câu hỏi cần trả lời trong giai đoạn này bao gồm:

• Mục tiêu của dự án này là gì?
• Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là gì?
• Phạm vi là gì?
• Ngân sách là gì?
• Những rủi ro là gì?
• Những thành viên trong nhóm có liên quan?
• Những nhiệm vụ nào có liên quan?
• Những milestone nào cần được đáp ứng?

Bước này nhằm đảm bảo bạn và team đều có chung kỳ vọng trước khi bắt đầu. Đây là giai đoạn mà dành thời gian cho việc đào sâu đó còn hơn cả giá trị, vì nó cải thiện sự liên kết của nhóm bạn.

Stage 3: Executing - Thực thi

Giai đoạn này là nơi bạn và nhóm của bạn sẽ xắn tay áo lên và bắt đầu chinh phục các nhiệm vụ dự án với kế hoạch dự án làm hướng dẫn của bạn. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần:

• Phân bổ các nguồn lực cần thiết
• Đảm bảo những người được giao thực hiện nhiệm vụ của họ
• Host các cuộc họp trạng thái
• Thiết lập hệ thống tracking

Phần lớn công việc diễn ra trong giai đoạn này là nơi bạn sẽ bắt đầu thấy dự án của mình thực sự kết hợp với nhau và nhận thấy giá trị nó.

Stage 4: Monitoring - Giám sát

Dù có một kế hoạch dự án hoàn chỉnh và chi tiết thì không có nghĩa là mọi thứ sẽ tự diễn ra suôn sẻ. Nó giống như việc đặt mục tiêu tiền bạc cho mình - việc có ngân sách sẽ không có tác dụng gì nếu bạn không theo dõi chặt chẽ cách bạn đang quản lý tiền của mình.

Đó là lý do tại sao bạn cần theo dõi, giám sát tiến độ dự án để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Bạn nên đánh giá dự án của mình dựa trên các KPI mà bạn đã thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch.

Bạn sẽ làm gì nếu dự án của bạn có cảm giác như đi lạc khỏi kế hoạch? Hãy dành một chút thời gian để đánh giá lại. Bạn có thể quyết định xem bạn cần sắp xếp lại mọi thứ hay kế hoạch ban đầu của bạn cần thay đổi. Đó là điều tuyệt vời của việc theo dõi, giám sát - bạn có các điểm kiểm tra thường xuyên để chỉnh sửa.

Stage 5: Closing - Đóng dự án

Giai đoạn kết thúc là giai đoạn xử lý cuối cùng, xử lý những chi tiết nhỏ cuối cùng, những thứ nhỏ nhặt chưa xong. Điều này bao gồm:

• Tổ chức retrospective để đánh giá dự án
• Chuẩn bị final project report
• Thu thập và lưu trữ project documentation ở một khu vực lưu trữ chung.

Điều này không chỉ giúp nhóm của bạn có cơ hội chính thức kết thúc với dự án mà còn giúp dễ dàng tham khảo lại dự án khi cần thiết.

Best pratice của project management

Đây là một số gợi ý hay nhất khác mà bạn muốn triển khai để giúp dự án của mình chạy suôn sẻ nhất có thể.

Tổ chức project kickoff meeting

Project kickoff meeting là khi bạn thiết lập mục tiêu, chia nhỏ timeline và thường thu hút mọi người trên cùng một trang về dự án của bạn.

Bất kể nhóm của bạn có hào hứng làm việc như thế nào, đừng bỏ qua phần này. Bạn sẽ chủ động giải quyết sự nhầm lẫn và tập hợp nhóm của mình để đạt được mục tiêu chung.

Cần lưu ý đến một số nhiệm vụ và nguồn lực phụ thuộc

Chắc bạn vẫn còn nhớ ví dụ về quản lý dự án giống như sắp xếp một chuỗi quân domino. Điều đó đặc biệt đúng đối với các dự án lớn, đa chức năng. Có lẽ team member của bạn sẽ không thể programing một feature mới nếu feature đó chưa được bạn clear về requirement (đó là một nhiệm vụ phụ thuộc). Hoặc có thể là team của bạn không đủ thiết bị mobile test khi một team khác đang sử dụng toàn bộ thiết bị đó để tập trung test cho buổi release sắp tới (đó là sự phụ thuộc vào nguồn lực).

Các nhiệm vụ dự án của bạn không xảy ra trong một môi trường hoàn hảo hay lý tưởng, vì vậy, điều quan trọng là bạn phải tính đến những yếu tố phụ thuộc này. PMI’s 2018 Pulse of the Profession cho thấy rằng sự phụ thuộc vào nguồn lực đã góp phần vào 26% thất bại của dự án, trong khi phụ thuộc vào nhiệm vụ góp phần vào 12% thất bại của dự án.

Khi tất cả các nhiệm vụ và nguồn lực của bạn được kết nối với nhau, bạn cần hiểu chúng khớp với nhau như thế nào, nếu không bạn sẽ gặp rủi ro giống việc cả hàng quân domino bị đổ liên tiếp.

Xác định đường găng của bạn

Định nghĩa thêm về đường găng hay critical path trong quản lý dự án.

In project management, the critical path is the longest sequence of tasks that must be completed to complete a project. The tasks on the critical path are called critical activities because if they’re delayed, the whole project completion will be delayed.

Trong quản lý dự án, đường găng là chuỗi dài nhất của các nhiệm vụ phải được hoàn thành để hoàn thành một dự án. Các nhiệm vụ trên đường găng được gọi là các hoạt động then chốt bởi vì nếu chúng bị trì hoãn, toàn bộ dự án sẽ bị trì hoãn.

Xác định đường găng là một cách tuyệt vời để ngăn chặn việc vượt quá timeline của dự án. Hay đường găng của bạn chỉ là chuỗi hành động phụ thuộc dài nhất của bạn trong dự án. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc bị trễ thời hạn đó, bạn sẽ thấy rằng toàn bộ dự án có nguy cơ bị chậm trễ.

Đi tìm đường găng bạn biết bạn có chỗ trống nào trong schedule và chỗ bạn cần bám sát timeline nhất có thể.

Đừng ảo tưởng về estimate

Bạn đã nghe nói về ảo tưởng khi lập kế hoạch chưa? Đó là một hiện tượng khiến ta đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ (hay có thể gọi là vượt quá estimate) và nó có thể gây tổn hại thực sự đến tiến độ dự án của bạn.

Hãy kiểm tra lại bằng cách xem lại các mốc thời gian cho các dự án trước đó hay có thể xem các tác vụ điển hình mất bao lâu và yêu cầu team check lại schedule.

Sử dụng các phần mềm quản lý dự án

Nếu team của bạn gặp khó khăn trong việc tìm những gì họ muốn trong dự án ở trong một loạt email/tài liệu thì dự án của bạn chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau.

Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng phần mềm quản lý dự án (như Jira) để lưu trữ tài liệu và tổ chức dự án của bạn trong một phần mềm quản lý tri thức (như Confluence). Nó làm tăng khả năng hiện thực hóa đối với tất cả các bước và nhiệm vụ của dự án, tập trung giao tiếp và cung cấp cho nhóm dự án của bạn một nguồn tài liệu.

Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng

Nghiên cứu từ Gallup cho thấy chỉ có khoảng một nửa số nhân viên đồng ý rằng họ biết những gì họ mong đợi ở nơi làm việc.

Để có được kết quả tốt nhất từ nhóm của bạn, mọi người cần biết chính xác lý do họ tham gia. Vai trò của họ là gì và họ được kỳ vọng sẽ đóng góp những gì?

Điều này không chỉ truyền cho các thành viên trong nhóm dự án của bạn ý thức về mục đích và trách nhiệm mà còn ngăn họ giẫm chân lên nhau và cho phép bạn phát huy thế mạnh của mọi người.

Biến quản lý dự án là một quá trình hợp tác

Quản lý một dự án có thể rất căng thẳng và bạn không cần phải làm tất cả một mình. Nhóm của bạn sẽ có rất nhiều thông tin chi tiết sâu sắc về kế hoạch dự án của bạn, bao gồm cả việc liệu dòng thời gian của bạn có thực tế hay không hay nếu bạn đang quên mất các yếu tố phụ thuộc. Và hãy nhớ rằng, bạn đã đưa họ vào dự án này vì bạn biết họ rất xuất sắc và bạn tin tưởng vào chuyên môn của họ.

Đừng lập kế hoạch cho các dự án một cách riêng lẻ. Tham gia cùng nhóm của bạn để băm ra một kế hoạch hợp lý hơn và nâng cao ý thức sở hữu của họ đối với dự án.

Các roles và trách nhiệm của từng roles trong quản lý dự án

Các roles trong dự án bao gồm:

• Project manager: Người giám sát toàn bộ dự án và chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án.
• Project sponsor: Senior manager who champions the project and works closely with the project manager. Người quản lý cấp cao, người điều hành dự án và làm việc chặt chẽ với project manager. Project sponsor chịu trách nhiệm về nhiều khía cạnh của dự án, từ việc khởi tạo và đảm bảo thành công đến việc phê duyệt và thiết lập các phần của dự án.
• Team member: Người làm việc chính với các nhiệm vụ của dự án
• Supplier: Người cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho một dự án.
• Stakeholder: Người quan tâm đến dự án. Role này có thể được chia thành:
  • Primary stakeholders: Người thực sự làm công việc và tích cực tham gia vào dự án.
  • Secondary stakeholders: Người có thể đến họp và đóng một vai trò nhỏ nhưng không phải là người ra quyết định chính trong dự án.
• Interested stakeholders: Người tham gia dự án nhưng không đóng vai trò tích cực hoặc ảnh hưởng.
• Client: Người nhận final project, nếu đó là dự án hướng tới khách hàng chứ không phải là dự án nội bộ.

Phần mềm quản lý dự án giúp gì?

Như mọi khi, công nghệ luôn nằm trong tay bạn. Một cuộc khảo sát cho thấy 77% các dự án có hiệu suất cao sử dụng phần mềm để quản lý dự án. Tuy nhiên, bất chấp số liệu ấn tượng ở trên, việc chấp nhận sử dụng các phần mềm quản lý dự án vẫn ở mức thấp (chỉ 22% tổ chức sử dụng nó).

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ như thế nào?

• Nâng khả năng hiện thực hóa: Bằng cách knocking down silos - loại bỏ rào cản, các thành viên trong nhóm có thể có được cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án, những ai đang làm việc gì, khi nào các nhiệm vụ đến hạn và hơn thế nữa.

• Tinh giản cách giao tiếp: Đừng lãng phí thời gian tìm kiếm những gì bạn cần. Phần mềm quản lý dự án tập trung tất cả các giao tiếp và tài nguyên của dự án vào một nơi.

• Giảm lỗi và sự kém hiệu quả: Có một nới tập trung tất cả thông tin, tài liệu của dự án đồng nghĩa với việc nhóm dự án của bạn sẽ ít thông tin sai sót hơn.

• Cung cấp thông tin dự án real-time: Với phần mềm quản lý dự án, mọi người luôn có thông tin được cập nhật mới nhất về dự án, tiến độ.

Những dự án tuyệt vời bắt đầu từ plan tuyệt vời

Bạn không cần phải chờ đợi bụt hiện lên và cho mình 1 điều ước. Quản lý dự án hiệu quả là công thức nấu ăn không bí mật của riêng bạn. Với việc lập kế hoạch cẩn thận, chiến lược và giám sát, bạn có thể thiết lập nhóm của mình để đạt được thành công lớn cho dự án.

Đảm bảo nhóm của bạn có mọi thứ họ cần để hoàn thành các dự án chiến thắng — bao gồm các công cụ phù hợp. Jira giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án của mình, trong khi Confluence tăng cường tính minh bạch và tập trung các cuộc trò chuyện và tài nguyên liên quan đến dự án của bạn.

Trên đây mình đã chia sẻ tổng quan về quản lý dự án. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tiếp về các phase trong quản lý dự án.
Bài viết được lược dịch từ tài liệu về project management của Atlassian.