Product Owner vs. Business Analyst - Làm sáng tỏ những mơ hồ.

Ở bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu thêm về định nghĩa, vai trò, nhiệm vụ của PO và BA ...

1. Product Owner

1.1 PO là gì?

Trong Scrum, Product Owner (PO) một thành viên rất quan trọng trong team, chịu trách nhiệm mọi mặt về sản phẩm như lập kế hoạch, lựa chọn tính năng, giải quyết vấn đề từ phía user. Nhiệm vụ của Product Owner là tối ưu hóa giá trị của sản phẩm thông qua việc tận dụng tốt nhất khả năng sản xuất của Nhà Phát Triển (Scrum Team). Trong một dự án Agile, Product Owner sẽ là đại diện cho nhóm Scrum để đứng giữa doanh nghiệp, user và khách hàng.

1.2 Vai trò của PO

Các công việc chính (thường gặp) của một người PO có thể kể đến như:

• Là người đại diện cho phía doanh nghiệp/ khách hàng.
• Chịu trách nhiệm với các nhà tài trợ.
• Truyền đạt kỳ vọng của khách hàng.
• Tạo sự đồng thuận của người dùng và doanh nghiệp.
• Phân tích thị trường
• Đưa ra tầm nhìn và lộ trình sản phẩm..
• Quản lý các tính năng của sản phẩm (product features), bao gồm:
• Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan (stakeholder expectations): Nhu cầu của các bên liên quan và nhu cầu thị trường được phân tích và thực hiện ưu tiên dựa trên mức đầu tư cần thiết, mức độ quan trọng của tính năng và ROI dự kiến.
• Sắp xếp thứ tự trong product backlog để đạt được mục tiêu và kết quả tốt nhất.
• Quản lý Product Backlog: Việc quản lý Product Backlog thành công không những đảm bảo các sprint được hoàn thành nhanh chóng. Product Backlog sử dụng mức độ ưu tiên cho các câu chuyện dựa trên phân tích ROI và mức độ quan trọng của các tính năng, từ đó nhóm và kế hoạch được thành lập. PO cần đảm bảo rằng các đầu công việc (product backlog) có thể nhìn thấy rõ ràng và minh bạch cho tất cả mọi người. Từ đó, thành viên trong nhóm đều biết được mình sẽ phải làm gì đầu tiên và tiếp theo.
• Quản lý tiến độ lặp lại tổng thể: PO xem xét từng lần lặp lại để đảm bảo rằng mức độ ưu tiên phù hợp được thực hiện khi lập kế hoạch cho các câu chuyện trong lần lặp lại. PO cũng xem xét lần lặp lại sau khi kết thúc để đảm bảo rằng các phản hồi và học hỏi từ lần lặp trước được kết hợp trong lần lặp tiếp theo. Có thể có những thay đổi đối với kế hoạch ban đầu dựa trên nhu cầu của khách hàng, sự thay đổi của thị trường hoặc các yêu cầu / quy định mới,... PO làm việc chặt chẽ với BA để phân tích tác động nếu có sự thay đổi về mức độ ưu tiên hoặc nếu có yêu cầu mới phát sinh.

Product Owner thường là người giao tiếp chính giữa các bên liên quan (stakeholders). Trong trường hợp mà người PO không thể có tất cả các câu trả lời, họ sẽ giúp nhóm của mình tiếp cận với các chuyên gia trong ngành liên quan đến dự án để những người “đồng đội” của họ có được càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt. Thậm chí, PO còn như một người “đồng minh” mạnh mẽ giúp gỡ bỏ các rào cản mà các bên hợp tác có thể gặp trong quá trình làm việc. Thêm vào đó, vì PO đại diện cho phía doanh nghiệp, PO sẽ có hai sức mạnh sau đây:

• Khi PO đồng ý với một yêu cầu (requirement) nào đó, điều này có nghĩa gần giống như doanh nghiệp và khách hàng đang đứng cùng phía với đội ngũ phát triển.
• Khi PO muốn đưa ra một yêu cầu nào đó, họ có thể rõ ràng và thẳng thắn trình bày dựa vào phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp mà họ đại diện.

Chính những điều trên đôi khi đã thuyết phục mọi người tin rằng: “BA không thể nào thực hiện thành công vai trò của PO được”. Bạn có đồng ý với ý kiến trên không? Liệu rằng, một người BA có thể giúp lấy đầy khoảng trống của người PO vắng mặt trong dự án không?...

2. Business Analyst

2.1 BA là gì?

BA là viết tắt của Business Analyst là hoạt động tạo điều kiện cho sự thay đổi trong bối cảnh tổ chức, bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất các giải pháp mang lại giá trị cho các bên liên quan.

Vì thế gần như tất cả các tổ chức được hỏi đều đồng ý rằng: “Good BAs are great assets for any team, be it plan-driven, agile or hybrid” (tạm dịch: Người BA tốt chính là tài sản quý giá cho bất kỳ đội nhóm nào, có thể là theo kế hoạch, Agile, hoặc không)

2.2 Vai trò của BA

Những công việc mà một người BA sẽ làm (khác với phải làm) là chịu trách nhiệm cung cấp các giải pháp (solutions) cho yêu cầu từ các bên liên quan. Cụ thể có thể kể đến như:

• Khơi gợi yêu cầu (elicit).
• Phân tích yêu cầu (analyze).
• Tham dự các cuộc họp, các buổi workshop (communicate). Tại đây, BA làm rõ chi tiết các yêu cầu với các bên liên quan. Việc đưa ra các yêu cầu cũng như chi tiết hóa là một trong những trách nhiệm chính của BA, liên quan đến các tương tác thường xuyên với các bên liên quan để lấy thông tin đầu vào.
• Tài liệu hóa yêu cầu (documentize).
• Xác thực yêu cầu (validate).
• Quản lý yêu cầu (manage requirements) và câu chuyện người dùng (user stories).
• Phối hợp (coordinate) với đội ngũ phát triển để nhóm có thể được giải đáp tất cả các câu hỏi của họ về các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
• Phân tích sự thay đổi.
• Phối hợp chặt chẽ với PO trong quá trình thực hiện, quản lý các sprint, câu chuyện người dùng, epics, Product Backlog, phát triển các mô hình nêu bật các quy tắc kinh doanh, luồng dữ liệu. Rất quan trọng cho sự thành công của dự án là sự phối hợp ăn ý và tuyệt vời giữa người PO và BA.

Các BA thường có các kỹ năng khơi gợi các yêu cầu rất tốt, cùng với kinh nghiệm của mình, họ hiểu rõ các yêu cầu này cụ thể như thế nào. BA thường được đào tạo về phân tích kỹ thuật và thiết kế, do đó có thể giúp thực hiện các nhiệm vụ như chia các câu chuyện lớn thành các câu chuyện nhỏ hơn, lập mô hình quy trình công việc, mô hình hóa dữ liệu, làm rõ các quy tắc kinh doanh và đảm bảo các yêu cầu phi chức năng cũng được giải quyết.

Họ chính là người giúp chúng ta hiểu doanh nghiệp và đảm bảo các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp. Ngoài ra, BA còn là cầu nối, giúp chuyển các vấn đề liên quan đến kỹ thuật cho doanh nghiệp và ngược lại, tạo điều kiện cho các bên liên quan dễ dàng trao đổi. Nhờ có BA, dự án được đảm bảo xây dựng đúng sản phẩm và các yêu cầu không bị bỏ sót hoặc hiểu sai. Ngoài ra, thời gian trong các Sprint thường khá ngắn, BA trở nên quan trọng hơn để các nhóm duy trì hiệu quả và năng suất. Một người BA hiểu biết, sẵn sàng thích nghi và hỗ trợ ở những nơi cần sự trợ giúp sẽ luôn là một thành viên trong nhóm được hoan nghênh và đánh giá cao. Chính vì vậy, người BA tốt chính là tài sản quý giá cho bất kỳ đội nhóm nào!!

3. BA và PO khác nhau như thế nào?

Tất nhiên, BA và PO đều đòi hỏi những kỹ năng cứng và kỹ năng mềm tương tự. Thậm chí, ở một vài công ty, dù tuyển dụng BA nhưng họ làm công việc của PO, hoặc làm công việc của BA nhưng lại được gọi là PO?! Việc đào tạo và các kỹ năng của một BA điển hình đủ điều kiện để họ đảm nhận hầu hết các chức năng quản lý tồn đọng của một PO. Tuy nhiên, BA thường mang lại các giá trị thiên về dự án và kỹ thuật hơn. Trong khi đó, PO tập trung vào chiến lược kinh doanh và khách hàng của doanh nghiệp.

P/s: Các nội dung được tổng hợp từ IIBA, BAC, PMI, Scrumguides tuy nhiên không thể tránh khỏi những sai sót, rất welcome anh em feedback hoặc bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu sai điều gì, cuối cùng cảm ơn bạn đã đọc đến đây.

Chú thích:
IBBA: International Institute of Business Analysis
BAC: Đối tác của  IIBA(International Institute of Business Analysis) tại Việt Nam
PMI: Project Management Institute

Nguồn tham khảo:
IIBA: https://www.iiba.org/
Scrumguides: https://scrumguides.org/
BAC: https://www.bacs.vn/
PMI: https://www.pmi.org/