Business Cases Technique
Sau khi bạn đã phân tích toàn bộ bức tranh của dự án bằng BACCM thì bạn cần phải xác định rõ 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 của dự án đó, nôm na là chúng ta nói cần phải xác định Scope của dự án. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ đến mọi người những kiến thức cơ bản của Business Cases ( có thể coi một phần nào đó là output của BACCM) được đề cập trong buốn BABOK.
1.Mục đích
𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 giúp đánh giá một dự án có đủ lý do tồn tại dưới góc nhìn của kinh doanh hay không. Nó đảm bảo rằng tính mong muốn, khả thi và sử dụng được của dự án luôn được xem xét trong tất cả các quyết định chính được đưa ra về dự án. Ví dụ: liệu có nên bắt đầu dự án hay không, liệu có nên chuyển sang giai đoạn khác hay không?
𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 nắm được lý do để thực hiện thay đổi. 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 thường được trình bày trong một tài liệu chính thức, nhưng cũng có thể được trình bày thông qua các phương pháp không chính thức. Thời gian và resources dành cho 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 phải tỷ lệ thuận với quy mô và tầm quan trọng của giá trị tiềm năng của nó.
𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 cung cấp đầy đủ chi tiết để thông báo và yêu cầu phê duyệt mà không cung cấp các nội dung phức tạp cụ thể về phương pháp và / hoặc cách tiếp cận để thực hiện. Nó cũng có thể là chất xúc tác cho một hoặc nhiều sáng kiến nhằm thực hiện thay đổi.
𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 được sử dụng để:
- xác định nhu cầu
- xác định kết quả mong muốn
- đánh giá các hạn chế, giả định và rủi ro
- đề xuất giải pháp.
Chúng ta hãy xem một số điểm trong vai trò của xác định 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 khi làm BA:
- 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 , như cái tên của nó, các bạn khi bắt đầu một dự án cần phải xác định là Dự án để làm gì? Cho ai? Phục vụ mục đích gì?. Những câu hỏi này có thể phần nào thấy rõ các bạn đang xác định Context, Need, Stakeholders và Value của nó là gì.
- Từ yếu tố trên, khi vào dự án các bạn sẽ có sẵn 1 kim chỉ nam, tức là có đường đi, có giới hạn để các bạn tham chiếu nhằm không bị lạc, không lan man, không rõ ràng dự án.
- 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 cũng giúp BA phân tích được các nhân tố tác động bên trong và bên ngoài vào Case, các yếu tố rủi ro, legal tác động vào Case. Những nhân tố này cũng sẽ có các Technique khác đề cập đến.
- Và điểm quan trọng rút ra từ các điểm trên của 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 đó là bạn có thể dễ dàng xác định được đích đến, hay BA chúng ta gọi là giải pháp – Solution.
2. Các yếu tố chính của một Business Cases
1. Need Assessment (Đánh giá nhu cầu)
Nhu cầu là động lực cho 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞. Đó là business goal có liên quan hoặc mục tiêu phải được đáp ứng. Các mục tiêu được liên kết với một chiến lược hoặc các chiến lược của doanh nghiệp. Đánh giá nhu cầu xác định vấn đề hoặc cơ hội tiềm năng. Trong suốt quá trình phát triển của Business Case, các phương án thay thế khác nhau để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội sẽ được đánh giá.
2. Desired Outcomes (Các kết quả mong muốn )
Mô tả trạng thái sẽ dẫn đến nếu nhu cầu được đáp ứng. Chúng bao gồm các kết quả có thể đo lường được có thể được sử dụng để xác định sự thành công của 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞 hoặc giải pháp. Các kết quả mong muốn cần được xem xét lại tại các mốc đã xác định và khi hoàn thành sáng kiến (hoặc các sáng kiến) để hoàn thành các 𝐁𝐮𝐬𝐢𝐧𝐞𝐬𝐬 𝐂𝐚𝐬𝐞. Chúng cũng phải độc lập với giải pháp được khuyến nghị. Khi các lựa chọn giải pháp được đánh giá, khả năng đạt được kết quả mong muốn của chúng sẽ giúp xác định giải pháp được đề xuất.
3. Assess Alternatives ( Biện pháp thay thế)
Nói chung, sẽ có nhiều hơn một giải pháp có thể giải quyết nhu cầu kinh doanh. Phần này sẽ đánh giá các giải pháp khả thi khác nhau. Mỗi giải pháp có thể khác nhau dựa trên phạm vi, công nghệ, quy trình, tác động, sự phụ thuộc, đánh đổi và tác động tài chính. Trọng tâm chính của mỗi phương án là tính khả thi từ góc độ tổ chức và kỹ thuật.
Mỗi phương án phải được đánh giá về:
- Scope (Phạm vi) : xác định giải pháp thay thế được đề xuất. Scope có thể được xác định bằng cách sử dụng ranh giới tổ chức, ranh giới hệ thống, quy trình kinh doanh, dòng sản phẩm hoặc vùng địa lý. Các tuyên bố về phạm vi xác định rõ ràng những gì sẽ được bao gồm và những gì sẽ bị loại trừ. Phạm vi của các giải pháp thay thế khác nhau có thể giống nhau hoặc có sự chồng chéo nhưng cũng có thể khác nhau dựa trên phương án thay thế.
- Feasibility (Tính khả thi): Tính khả thi về tổ chức và kỹ thuật cần được đánh giá cho từng phương án. Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng và năng lực của tổ chức, cũng như sự thành thục về kỹ thuật và kinh nghiệm trong các công nghệ được đề xuất.
- Assumptions, Risks, and Constraint ( Giả định, Rủi ro và Ràng buộc): Các giả định là những sự kiện đã được thống nhất với nhau có thể có ảnh hưởng đến sáng kiến. Ràng buộc là những hạn chế có thể hạn chế các lựa chọn thay thế khả thi. Rủi ro là những vấn đề tiềm ẩn có thể có tác động tiêu cực đến giải pháp. Đồng ý và ghi lại các yếu tố này tạo điều kiện cho các kỳ vọng thực tế và sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan.
- Financial Analysis and Value Assessment (Phân tích tài chính và đánh giá giá trị) : Việc phân tích tài chính và đánh giá giá trị bao gồm ước tính chi phí để thực hiện và vận hành giải pháp thay thế, cũng như lợi ích tài chính được lượng hóa từ việc thực hiện giải pháp thay thế. Các lợi ích mang tính chất phi tài chính (chẳng hạn như cải thiện tinh thần của nhân viên, tăng tính linh hoạt để đáp ứng với sự thay đổi, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc giảm rủi ro) cũng rất quan trọng và gia tăng giá trị đáng kể cho tổ chức.
4. Recommended Solution ( Giải pháp được đề xuất)
Mô tả cách mong muốn nhất để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội. Giải pháp được mô tả đầy đủ chi tiết để những người ra quyết định hiểu được giải pháp và xác định xem liệu khuyến nghị có được thực hiện hay không. Giải pháp được đề xuất cũng có thể bao gồm một số ước tính về chi phí và thời gian thực hiện giải pháp. Các lợi ích / kết quả có thể đo lường sẽ được xác định để cho phép các bên liên quan đánh giá hiệu quả hoạt động và mức độ thành công của giải pháp sau khi thực hiện và trong quá trình vận hành.
3. Khác
3.1 . Điểm mạnh
• Cung cấp sự tổng hợp các sự kiện phức tạp, các vấn đề và phân tích cần thiết để đưa ra các quyết định liên quan đến thay đổi.
• Cung cấp phân tích tài chính chi tiết về chi phí và lợi ích.
• Cung cấp hướng dẫn để ra quyết định liên tục trong suốt sáng kiến.
3.2. Hạn chế
• Có thể tùy thuộc vào thành kiến của tác giả.
• Thường xuyên không được cập nhật sau khi nguồn tài trợ cho sáng kiến được bảo đảm.
• Chứa các giả định về chi phí và lợi ích có thể chứng minh là không hợp lệ khi điều tra thêm.
Hy vọng với những điều mình chia sẻ ở trên sẽ giúp mọi người có thêm cái nhìn về Business case và góp phần vào hành trang trên con đường trở thành ITBA của mọi người.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của mọi người để mình có thể hoàn thiện bài viết này hơn. Chúc mọi người có một ngày làm việc hiệu quả !!!