Backlog Management - PO quản lý Backlog ra sao?

Bạn đang là một PO? Bạn có đang phải vật lộn với việc quản lý các yêu cầu hay đau đầu vì phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần làm? Vậy bài viết này là dành cho bạn. Quản lý Backlog tốt sẽ là chìa khoá giúp bạn tăng sự tập trung của team, hợp lý hóa quy trình làm việc và cung cấp các sản phẩm chất lượng đến khách hàng.

1, Mục đích Backlog

Backlog được sử dụng để ghi lại, theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên các hạng mục công việc (PBI) cần làm trong dự án.

Quản lý backlog đề cập đến cách làm việc theo kế hoạch để xác định:

• Những PBI nào cần được chính thức đưa vào backlog,

• Làm thế nào để mô tả của các PBI,

• Các PBI được theo dõi như thế nào,

• Các PBI được đánh giá định kỳ và ưu tiên như thế nào so với các hạng mục liên quan khác trong backlog,

• Các PBI được chọn để tiến hành như thế nào,

• Và làm thế nào để  loại bỏ các PBI ra khỏi backlog.

Trong quản lý backlog, những hạng mục công việc có giá trị cao cho khách hàng (Business Value) được sắp xếp độ ưu tiên cao nhất và được chọn để thực hiện trước.

Ngoài ra, cần xem xét định kỳ toàn bộ PBI vì sẽ có những thay đổi về nhu cầu và ưu tiên của các bên liên quan dẫn đến thay đổi mức độ ưu tiên của một sốPBI. Các thay đổi liên quan đến số lượng backlog cũng cần theo dõi thường xuyên và tìm ra nguyên nhân. Vì số lượng backlog ngày càng tăng có thể cho thấy nhu cầu nhiều hơn hoặc năng suất của nhóm phát triển đang giảm; còn số lượng backlog ngày càng giảm cho thấy nhu cầu đã ít dần hoặc có cải tiến trong quy trình làm việc.

2, PBI trong Backlog

PBI là những hạng mục công việc cần thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và có thể là những công việc liên quan đến yêu cầu đó. Một Backlog có thể chứa những loại công việc sau:

• Use Cases
• User Stories
• Các yêu cầu chức năng – functional requirements
• Các yêu cầu phi chức năng – non-functional requirements
• Thiết kế – Design
• Các yêu cầu của khách hàng – customer orders
• Các hạng mục rủi ro – risk items
• Các yêu cầu thay đổi – change requests
• Lỗi – defects
• Bảo trì - maintenance
• Chuẩn bị nội dung thuyết trình sản phẩm
• Hoàn thành một tài liệu hoá

Một PBI được thêm vào Backlog nếu chúng mang lại giá trị cho các bên liên quan trong dự án. Chỉ có một người duy nhất có quyền quyết định những PBI sẽ được thêm vào Product Backlog và đối với các dự án triển khai theo Scrum thì đây là công việc của Product Owner.

3) Sắp xếp độ ưu tiên cho PBI trong Product Backlog

Các PBI trong Backlog được sắp xếp độ ưu tiên tương đối với nhau. Theo thời gian, thứ tự ưu tiên sẽ bị thay đổi theo nhu cầu thay đổi ưu tiên của các bên liên quan, hoặc có sự phụ thuộc giữa các PBI hoặc quy tắc quản lý Backlog cũng có thể gây ảnh hưởng đến độ ưu tiên.

Các PBI có độ ưu tiên cần phải được xem xét, đánh giá thường xuyên. Thông thường Product Owner cần làm rõ độ ưu tiên cho các PBI cho ít nhất hai hoặc ba Sprint kế tiếp.

4) Ước lượng PBI trong Product Backlog

Mức độ chi tiết để mô tả cho mỗi PBI có thể khác nhau đáng kể. Những PBI có độ ưu tiên cao nhất trong Backlog cần được mô tả chi tiết để Nhóm phát triển có thể ước lượng kích thước và độ phức tạp, từ đó xác định những nỗ lực cần thực hiện cũng như chi phí cần tính cho khách hàng. Thường khi một PBI được thêm vào Backlog thì sẽ không được mô tả chi tiết, đặc biệt với những PBI không có khả triển khai trong tương lai gần.

Với dự án Agile thì kỹ thuật Planning Poker luôn được khuyến khích để ước tính kích thước. Các phản hồi từ quá trình phát triển sản phẩm liên quan đến chi phí và nỗ lực để hoàn thành các PBI trước đó có thể cần tham khảo để ước tính chính xác hơn cho các PBI còn lại trong Backlog.

5) Quản lý thay đổi trong Backlog

Các PBI cần phát triển có thể được đưa lên đầu của Backlog phụ thuộc vào cách mà đội dự án phối hợp với nhau để sắp xếp độ ưu tiên. Khi có những yêu cầu mới hoặc thay đổi đã được xác định, chúng sẽ được thêm vào Backlog và sắp xếp độ ưu tiên tương đối với các PBI đang có trong Backlog (nếu chúng phụ thuộc vào nhau).

Bất cứ khi nào Development team chọn lựa PBI vào Sprint Board để thực hiện thì cần xem xét các yếu tố: năng lực sẵn có, sự phụ thuộc giữa các hạng mục, sự hiểu biết hiện tại của đội phát triển về kích thước và độ phức tạp của mỗi PBI. PBI sẽ được loại bỏ khỏi Product Backlog khi chúng đã hoàn thành, hoặc có một quyết định được đưa ra để loại bỏ chúng.

Tuy nhiên, những PBI đã bị loại bỏ có thể thêm trở lại Backlog với những lý do sau:

• Nhu cầu của các đối tượng liên quan có thể thay đổi đáng kể
• Tốn  nhiều thời gian hơn dự tính
• Các hạng mục có độ ưu tiên cao mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với dự kiến
• Sản phẩm chuyển giao có lỗi

Quản lý hiệu quả Backlog sẽ cung cấp nền tảng cho nhóm phát triển và sản phẩm thành công. Việc cho phép quá nhiều ý tưởng và thay đổi ưu tiên khiến Backlog sẽ trở nên khó quản lý và lãng phí các nguồn lực quan trọng nhất trong dự án: con người, thời gian và tiền bạc.

Vậy, việc quản lý Product Backlog là một công việc khá thách thức, đặc biệt trong các dự án lớn. Nếu hiểu rõ và biết cách áp dụng các kỹ thuật để quản lý Backlog thì bạn đã có một công cụ đắc lực để làm việc với vai trò Product Owner rồi đấy. Hi vọng bài viết này đã giúp các bạn biết cách quản lý Backlog - cũng chính là giúp nâng cao hiệu suất của đội dự án và tối ưu hoá giá trị cho khách hàng - chìa khóa đến dự án thành công.

Chúc các bạn làm việc hiệu quả và thành công!