Cùng tìm hiểu về ma trận RACI

CuongTV

8 Th11 2022 • 7 min read

I. RACI LÀ GÌ?
II. LỢI ÍCH CỦA RACI LÀ GÌ?
III. CÁCH SỬ DỤNG RACI?
IV. MỘT SỐ CHÚ Ý:

I. RACI LÀ GÌ?

1. CHÚNG TA MỞ ĐẦU VỚI RAM.

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động.

Được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Trên các dự án lớn hơn, RAM có thể được phát triển ở nhiều cấp độ khác nhau.

2. VẬY RACI LÀ GÌ?

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). Được hiểu là một kỹ thuật giúp mọi người có thể làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân hay một đơn vị trong dự án nào đó. Trong đó, RACI là viết tắt của các chữ cái tiếng Anh được hiểu là:

R - Responsible:

trách nhiệm thực thi. Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành (nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R - trách nhiệm thực thi cho gói công việc/hoạt động đó. Do đó một gói công việc/hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.

A - Accountable:

Trách nhiệm giải trình:

Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động.

Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó.

Chịu trách nhiệm cuối cùng cho dù gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình .

Nếu không có người chịu trách nhiệm thì có rủi ro rất lớn là gói công việc/hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu.

Không nên 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động vì có rủi ro lớn là gói công việc/hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau.

Luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc/hoạt động!

C - Consult:

Tham vấn: Là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc/hành động.

I - Inform:

Thông báo: Là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động.

Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/hoạt động đó.

II. LỢI ÍCH CỦA RACI LÀ GÌ?

Ma trận RACI có thể là chìa khóa cho một dự án thành công. Khi được sử dụng đúng cách, Ma trận RACI là tài liệu hướng dẫn mà mọi thành viên trong nhóm cần tham khảo khi phát triển dự án. RACI giữ cho một dự án đi đúng hướng bằng cách xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho việc gì. Khi mọi thành viên trong nhóm biết chính xác trách nhiệm của họ sẽ tránh được thông tin sai lệch, lãng phí thời gian.

Về cơ bản, mô hình RACI mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích chính sau:

Phân chia nhiệm vụ cụ thể, làm rõ vai trò của các thành viên trong dự án, tránh bỏ sót, chồng chéo công việc.
Cải thiện hiệu suất dự án một cách toàn diện.
Giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan duy trì việc chia sẻ, giao tiếp hiệu quả và gắn bó hơn.
Tiết kiệm thời gian cho những cuộc họp, khi biết chính xác vai trò của mỗi thành viên và ai cần phải tham gia.
Giúp việc phân quyền trong tổ chức tốt hơn, và giám sát công việc dễ dàng hơn.

III. CÁCH SỬ DỤNG RACI?

Hiểu rõ về ma trận RACI là gì giúp chúng ta dễ dàng xây dựng và lên kế hoạch rõ ràng hơn, đẩy nhanh hiệu quả và tăng năng suất công việc. Để lập một ma trận RACI chúng ta cần làm theo những bước dưới đây:

Bước 1: Xác định danh sách công việc, nhiệm vụ

Xác định tất cả các nhiệm vụ, công việc liên quan đến quá trình triển khai dự án, và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Sau đó đưa tất cả nhiệm vụ vào cột ngoài cùng bên trái của bảng ma trận. Hãy cố gắng đơn giản hóa tên gọi của mỗi đầu việc, đảm bảo tính dễ đọc, dễ hiểu khi tạo bảng.

Bước 2: Xác định các thành viên trong dự án

Thành viên của một dự án thường bao gồm giám đốc, quản lý, nhóm nhân viên và các bên liên quan. Bạn có thể ghi chức vụ hoặc tên của những người tham gia, và để dọc ở phần trên của bảng ma trận.

Bước 3: Gắn trách nhiệm RACI

Hãy xem qua tất cả nhiệm vụ trên bảng mô hình RACI và chỉ định từng vai trò, trách nhiệm R, A, C, I cho mỗi thành viên. Và phải đảm bảo mọi nhiệm vụ phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm. Bước này thường sẽ do nhà quản lý, nhà điều hành dự án đảm nhiệm.

Bước 4: Thống nhất triển khai ma trận với nhóm

Sau khi hoàn thành bảng ma trận, hãy tổ chức cuộc họp để chia sẻ và thảo luận về dự án. Việc này giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ được đầu việc mình sẽ đảm nhiệm, hạn chế xung đột. Đồng thời, lắng nghe ý kiến của mọi người trong nhóm để hoàn thiện bảng ma trận.

IV. MỘT SỐ CHÚ Ý:

Các bước xây dựng có thể thêm bớt các bước để đảm bảo các thành viên hiểu đúng ma trận RACI để thực thi.

Mặc dù RACI là một công cụ hữu ích trong việc phân rã tác vụ, làm rõ trách nhiệm các thành viên, nhưng không có nghĩa nó áp dụng được cho tất cả các loại quy trình/dự án. Yếu tố quyết định việc nên dùng mô hình này hay không sẽ phải phụ thuộc vào quy mô của từng dự án/quy trình và cơ cấu công ty.

Nhìn chung, RACI sẽ phù hợp với các dự án có những đặc điểm như:

Quy mô lớn, có sự phân phối công việc rõ ràng
Các tổ chức có vai trò và trách nhiệm tĩnh
Có sự tham gia của nhiều bên liên quan với vai trò khác nhau
Nhiều phòng ban có sự liên quan
Trong các ngành được quản lý chặt chẽ

Để hiểu thêm về sử dụng RACI cho SCRUM :

Cuối cùng: Cảm ơn các bạn đã đọc đến đây, nếu có những ý kiến bổ xung, chỉnh sửa có thể comment hoặc inbox để cùng nhau trao đổi.