Timeline quản lý dự án là một lịch trình chi tiết cho dự án của bạn. Nó giải thích tất cả các tasks liên quan và deadline cho mỗi tasks để toàn bộ team của bạn có thể biết khi nào các công việc riêng lẻ sẽ diễn ra và khi nào toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành.

Bạn và team đang thay đổi nhận diện thương hiệu cho trang web của mình và có một câu hỏi trong đầu mọi người: dự án này sẽ mất bao lâu?

Bạn sẽ hoàn thành nó vào cuối tuần chứ hay vào cuối quý? Nó sẽ tiếp tục ngay cả khi bạn thu thập feedback người dùng và nội dung mới để đưa vào? Nó sẽ tiếp tục được phát triển nữa chứ?

Việc xác định thời điểm hoàn thành và bàn giao một dự án là một điều rất khó khăn và 48% dự án không đáp ứng được ngày kết thúc như dự kiến ban đầu. Timeline quản lý dự án có thể giữ cho nhóm của bạn đi trực tiếp vào hoạt động và hạn chế các dự án của bạn kéo dài mãi mãi.

Timeline quản lý dự án là gì?

Timeline quản lý dự án là một lịch trình cho toàn bộ dự án của bạn từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Nó sẽ chia toàn bộ dự án của bạn thành các tasks và milestones nhỏ hơn với deadlines được giao cho từng việc.

Timeline của bạn cho phép bạn và team không chỉ biết khi nào các tasks riêng lẻ đến hạn mà còn khi nào toàn bộ dự án sẽ được chuyển giao.

Tại sao timeline dự án lại quan trọng?

Project timelines cung cấp cho team một action plan, tăng cường trách nhiệm giải trình và giúp bạn vượt qua mọi rủi ro tiềm ẩn. Đó chính là lợi ích mà project timeline của bạn mang lại.

1. Cung cấp cho mọi người một high-level view về dự án

Bạn biết rằng rất dễ bị tập trung vào một vấn đề/tình huống khi bạn try hard công việc trong dự án của mình. Timeline sẽ cho phép team có cái nhìn tổng quát hơn, vì vậy họ sẽ nheo mắt lại để có cái nhìn bao quát hơn và xem các bước khác nhau đang diễn ra khi nào. Nó cho phép họ lấy bối cảnh xung quanh các phần riêng lẻ của họ để xem tất cả phù hợp với nhau như thế nào.

Bạn cũng có thể chủ động xác định bất kỳ rào cản hoặc yêu cầu tiềm tàng nào trước khi bắt đầu dự án của mình.

2. Quản lý các nguồn lực hiệu quả hơn

Dự án của bạn sẽ cần các nguồn lực như thiết bị, ngân sách và thời gian từ các thành viên trong nhóm. Một dự án trong mơ là dự án có mọi thứ có mọi thứ luôn sẵn sàng cho bạn ngay khi bạn cần nhưng trên thực tế, chúng ta không bao giờ có được môi trường lý tưởng như vậy cả.

Trong cuộc khảo sát năm 2018 của PMI, 21% số người được hỏi cho rằng nguồn lực hạn chế hoặc bị đánh thuế là lý do chính khiến dự án thất bại.

Biết khi nào các tasks cụ thể đang diễn ra giúp bạn phân bổ và quản lý các nguồn lực dự án hiệu quả hơn. Vì vậy, nếu bạn biết rằng designer của công ty bạn sẽ không thể design lại trang web của bạn cho đến cuối tháng thì bạn có thể điều chỉnh lập kế hoạch phù hợp cho vấn đề đó.

3. Làm cho các dự án “khó nhằn” trở nên dễ quản lý hơn

Tôi có một câu hỏi: Làm thế nào để ăn một chiếc máy bay khổng lồ? Đáp án rất đơn giản: bạn chỉ cần ăn từng phần nhỏ một.

Project timelines giúp làm cho các dự án khổng lồ trở nên khả thi hơn. Để tổng hợp timeline, bạn sẽ phải chia dự án của mình thành các bước nhỏ có thể thực hiện được. Điều đó cung cấp cho bạn và team một lộ trình mà bạn có thể sử dụng để tiếp tục tiến lên phía trước, vì vậy bạn có thể ăn một chiếc máy bay mà không bị choáng ngợp.

Bạn cần giúp đỡ? Với Template TODO list, bạn có thể ghi nhanh tất cả tasks đó và đảm bảo rằng bạn không đặt quá nhiều vào đĩa của mình cùng một lúc.

4. Giữ cho dự án đi đúng hướng

Một trong những lợi ích lớn nhất của project timeline là nó giúp bạn đi đúng hướng. Bằng cách chia nhỏ mọi thứ, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra bất kỳ lỗ hổng, phần còn thiếu hay sự mâu thuẫn nào và theo dõi tiến trình. Nếu một công việc nào đó bị trễ deadline, bạn biết rằng chắc chắn toàn bộ dự án của bạn đang có nguy cơ bị chậm tiến độ.

Timeline cũng sẽ tăng trách nhiệm giải trình trong nhóm của bạn, vì mọi người đều có thể biết được ai là người chịu trách nhiệm về việc gì (và khi nào đến hạn). Đồng thời có thể giải trình tại sao mình tốn nhiều hơn thời gian dự kiến ban đầu cho công việc hay task đó.

Mức độ sở hữu đó rất quan trọng, đặc biệt khi bạn cho rằng 91% nhân viên nói rằng trách nhiệm giải trình là một trong những điều quan trọng nhất mà họ muốn thấy nhiều hơn ở tổ chức làm việc của mình.

Cách tạo project management timeline

Từ việc luôn giữ và nuôi dưỡng thái độ “cả team chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện dự án này” đến việc giúp team luôn là team có tổ chức, có project timeline là điều bắt buộc phải có để hoàn thành dự án mà không làm bạn đau đầu.

Tuy nhiên, trong khi các ưu điểm, lợi ích của timeline đã hiển nhiên, vẫn còn một câu hỏi lớn cần được trả lời: làm thế nào để bạn tạo ra được một timeline hoàn chỉnh? Thực hiện theo các bước sau để draft ra một bản project timeline hỗ trợ team thực hiện công việc một cách tốt nhất.

1. Hiểu phạm vi dự án

Hãy tưởng tượng chúng tôi yêu cầu bạn làm một bánh sandwich bơ đậu phộng và thạch. Bạn nghĩ điều đó sẽ mất bao lâu? Nhiều nhất là năm phút?

Điều chúng tôi không chia sẻ với bạn lúc đưa ra yêu cầu là chúng tôi muốn một ít bơ lạc đậu phộng và mứt thạch có trên những lát bánh mì gối được tự làm. Và nó cần phải có một loại mứt thạch rất cụ thể từ một chợ nông sản chỉ mở cửa vào sáng Chủ nhật. Và chúng tôi muốn loại bỏ lớp vỏ bánh (lớp nướng vàng trên bánh mì gối), đồng thời sẽ cắt bánh sandwich thành hình ngôi sao. Đột nhiên, việc nướng phồng chiếc bánh sandwich đó không phải là một quá trình trong suy nghĩ, tưởng tượng ban đầu.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải hiểu phạm vi dự án của bạn. Điều này nắm bắt mọi thứ cần thiết để hoàn thành một dự án (bao gồm tasks, thời gian, nguồn lực)

Việc xác định những gì được yêu cầu ngay từ đầu sẽ không chỉ cho phép bạn tạo ra timelines thực tế hơn mà còn giúp bạn chủ động giải quyết vấn đề về phạm vi, đó là khi các yêu cầu của dự án của bạn nằm ngoài những gì đã thỏa thuận trên hợp đồng. Đó cũng là vấn đề chung, với 52% dự án gặp phải scope creep.

Để xác định phạm vi, bạn sẽ tìm ra:

• Mục tiêu: Dự án của bạn sẽ hoàn thành những gì?
• Sản phẩm chuyển giao: Output của dự án là gì?
• Tasks và activities: Bạn cần thực hiện những bước nào để tạo ra những sản phẩm đó?
• Những loại trừ: Bạn sẽ không làm gì trong dự án này?
• Ràng buộc: Bạn đang làm việc với những phụ thuộc, ràng buộc với các tasks, công việc, nguồn lực nào?

Sau đó, bạn cùng team đưa vào một tuyên bố phạm vi dự án mà bạn và team có thể tham khảo khi chuyển qua giai đoạn khác của dự án. Với tuyên bố đó, bạn có thể tập trung vào các phần cốt lõi của dự án và trả lời “không phải lúc này” với mọi thứ khác.

2. Xác định các tasks dự án

Timeline của bạn không chỉ là đặt duy nhất một ngày kết thúc cho toàn bộ dự án mà bạn cần đặt các ngày mốc thời gian hay các milestones cho các tasks trong suốt dự án.

Nếu bạn muốn hiểu về giải pháp kỹ thuật, bạn sẽ gọi đây là Work Breakdown Structure (WBS), chia nhỏ dự án lớn của bạn thành các phần có thể chuyển giao khác nhau. Điều này làm cho việc phân biệt: các tasks liên quan đến mỗi sản phẩm có thể chuyển giao trở nên đơn giản hơn nhiều.

Bám sát với ví dụ bánh sandwich bơ đậu phộng và mứt thạch ở trên, sản phẩm cuối cùng là một sandwich bơ đậu phộng và mứt thạch hình ngôi sao, không vỏ, và là một chiếc bánh hoàn chỉnh. Nhưng để có được chiếc bánh sandwich hoàn chỉnh đó, bạn sẽ cần phải hoàn thành một số sản phẩm chuyển giao nhỏ trước khi hoàn thành chiếc bánh lớn:

• Bánh mì được tự làm
• Mứt thạch loại đặc trưng của địa phương mua từ chợ nông sản
• Bơ đậu phộng mua trong các siêu thị

Bây giờ chúng ta đã nắm được từng sản phẩm chuyển giao riêng biệt, sẽ dễ dàng hơn khi xem các nhiệm vụ được liên kết với mỗi mục như bên dưới.

Sản phẩm chuyển giao #1: Bánh mì

• Chọn một công thức làm bánh mì
• Mua nguyên liệu để làm và nướng bánh mì
• Nướng bánh mì
• Để bánh mì nguội trong một giờ
• Bánh mì được cắt các lát

Sản phẩm chuyển giao #2: Mứt thạch

• Tìm thời gian mở cửa và địa điểm của chợ nông sản
• Lái xe đến chợ nông sản
• Mua mứt thạch
• Trở về nhà

Sản phẩm chuyển giao #3: Bơ đậu phộng

• Ghé cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị
• Mua bơ đậu phộng
• Trở về nhà

Sản phẩm chuyển giao #4: Hoàn thiện sandwich

• Lấy một con dao và các vật dụng bếp liên quan khác
• Phết bơ đậu phộng lên một lát bánh mì
• Phết mứt thạch lên một lát bánh mì khác
• Đặt hai miếng bánh mì lại với nhau
• Loại bỏ lớp vỏ bánh mì và cắt thành hình ngôi sao
• Cho bánh mì sandwich ra đĩa để phục vụ

Nhìn vào tất cả các bước đó, nó không phải quá đơn giản theo chúng ta nghĩ nhỉ?

Bạn có thể bị cảm thấy quá đơn giản để viết vội tất cả những điều này trên một tờ giấy và đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ một bước nào. Không có gì sai khi bắt đầu theo cách đó, nhưng nếu bạn muốn toàn bộ team có thể truy cập các thông tin về các sản phẩm nhỏ chuyển giao ở trên thì làm cách nào nhỉ?

Sử dụng một không gian làm việc theo team chia sẻ kiến thức, cộng tác với nhau như Confluence để lưu trữ các note, trách nhiệm và thông tin chi tiết. Sau đó, thêm các tasks của bạn vào một công cụ quản lý dự án như Jira hoặc Trello để cả nhóm của bạn có thể hài lòng khi join và check các nội dung đó.

3. Phân công việc estimates time cho mỗi task

Bạn đã viết ra các sản phẩm chuyển giao và các tasks liên quan của chúng nhưng đây vẫn chưa phải là timeline vì chúng ta chưa thực sự thảo luận về thời gian của các phần đó.

Đó là những gì bạn sẽ xử lý trong bước này: tìm hiểu xem mỗi tasks sẽ mất bao nhiêu thời gian thực hiện đối với bạn. Xem xét từng tasks mà bạn đã vạch ra trong mỗi sản phẩm chuyển giao và đưa ra ước chừng tốt nhất của bạn về thời gian cần thiết để hoàn thành nó.

Khi team tham gia vào quá trình này, họ sẽ có cái nhìn thực tế hơn dựa trên kinh nghiệm của bản thân về thời gian của tasks, sản phẩm có thể bàn giao của họ thường mất bao lâu. Hơn nữa, rất dễ trở thành nạn nhân của planning fallacy (chúng ta có xu hướng đánh giá thấp thời gian hoàn thành một việc gì đó) và team có thể cung cấp một bản kiểm tra rất cần thiết.

4. Sắp xếp các tasks theo độ ưu tiên

Với các project tasks và estimate time của bạn đã sẵn sàng đã đến lúc bắt đầu sắp xếp mọi thứ để bạn và team có một trình tự hợp lý để tuân theo.

Có một số điều cần lưu ý khi bạn tạo chuỗi trình tự:

• Task and resource dependencies: Đây là những nguồn lực (như members trong team hoặc một phần của phần mềm) không thể được sử dụng cùng lúc hoặc các tasks không thể hoàn thành cho đến khi hoàn thành xong tasks khác.
  Ví dụ: bạn không thể phết bơ đậu phộng cho đến khi bánh mì được nướng xong và cắt lát .
• Các tasks song song: Đây là các bước có thể xảy ra đồng thời và việc xác định chúng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Như việc: bạn có thể chạy đến chợ nông sản trong khi bánh mì đang nguội.

Theo dõi những điều này cũng giúp việc lập hoạch cho timeline trở nên thực tế và hiệu quả.

5. Danh sách các deadlines

Hãy nhớ rằng estimate thời gian của riêng từng cá nhân không tạo ra timeline. Bạn cần phải assign hard deadlines (một thời gian cụ thể). Nói "Việc này sẽ mất ba giờ" khác rất nhiều so với nói: "Task này sẽ được hoàn thành vào thứ Ba."

May mắn thay, estimate time của bạn sẽ giúp bạn đặt ra deadline thực tế hơn cho các tasks dự án của mình.

Để an toàn hơn, hãy tạo một chút thời gian buffer để bạn không quá sát với estimate của bạn. Việc xác định timeline sẽ không tránh khỏi các điều bất ngờ và khó đoán nhưng bạn sẽ rất vui vì đã có thời gian dự trù cho những điều bất ngờ đó.

Biết khi nào dự án của bạn đến đích

Nói về những điều bất ngờ, chúng tôi biết rằng vũ trụ rất hay ném các vấn đề bất ngờ vào kế hoạch của bạn và bạn khó có thể cover hết được các điều đó. Một gợi ý, việc sắp xếp project timeline vẫn rất đáng để bỏ effort vào.
Điều đó nói rằng, việc sắp xếp project timeline vẫn rất đáng để bỏ ra nhiều effort.

Nói trước toàn bộ project timeline có nghĩa là các thành viên trong nhóm phải vật lộn để quản lý khối lượng công việc của riêng họ, mọi người không biết phải làm gì tiếp theo và các dự án của bạn bắt đầu giống như những cơn ác mộng lặp đi lặp lại.

Timeline không cần phải cố định và bạn nên linh hoạt để điều chỉnh khi cần thiết. Ngay cả khi bạn không tuân theo kế hoạch, việc thực hiện các công việc đặt nền móng sớm vẫn sẽ giúp loại bỏ sự nhầm lẫn, tăng trách nhiệm giải trình và giữ cho các dự án của bạn tiếp tục tiến lên.

Một cách nữa để giữ cho team tiếp tục làm việc theo đúng project timeline, đó là đảm bảo rằng họ có quyền truy cập tức thì vào thông tin họ cần. Lưu trữ tất cả các ghi chú, chi tiết và trách nhiệm dự án của bạn trong Confluence.

Trên đây mình đã chia sẻ các project timeline. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ về cách triển khai một kế hoạch dự án.
Bài viết được lược dịch từ tài liệu về project timeline của Atlassian.