Vòng đời của dự án được chia thành 5 giai đoạn quản lý dự án: khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, đóng dự án. Các phases này là lộ trình của bạn khi bạn và team khi chinh phục các dự án phức tạp.

Hãy giành thời gian suy nghĩ lại, ở thời điểm hiện tại, bạn đang suy nghĩ dự án của bạn có những giai đoạn nào. Hầu hết chúng ta nghĩ về các dự án theo hai giai đoạn: bạn bắt đầu chúng và sau đó bạn hoàn thành chúng.

Còn nhiều điều hơn thế nữa. Hãy nghĩ về nó giống như nướng một chiếc bánh. Bạn không thể đi một mạch từ một đống nguyên liệu ngẫu nhiên đến một kiệt tác ngon lành. Có rất nhiều hoạt động khác nhau mua sắm, chuẩn bị, pha trộn và thử hương vị diễn ra trong suốt quá trình.

Các giai đoạn quản lý dự án đại diện cho các bước khác nhau mà bạn thực hiện từ đầu đến khi hoàn thành. Hiểu chúng sẽ giúp bạn tạo ra các kế hoạch dự án chính xác hơn, ước tính các mốc thời gian thực tế hơn và chinh phục các dự án một cách có tổ chức và chiến lược.

Sử dụng ví dụ lúc đầu mình đưa ra, hãy cùng xem qua vòng đời của dự án điển hình và các giai đoạn tạo nên nó.

Khái niệm về lifecycle của dự án

Với những thành viên làm kỹ thuật, công nghệ sẽ bắt gặp rất nhiều về lifecycle nên nó khá đơn giản với họ nhưng mình vẫn sẽ đề cập lại khái niệm của nó. Project lifecycle là tập hợp các giai đoạn mà một dự án di chuyển từ đầu đến cuối. Bạn di chuyển tuần tự qua các giai đoạn để đưa một dự án từ một ý tưởng đến một dự án có thể hoàn thành.

Thay vì giải quyết một dự án một cách lộn xộn và thu về kết quả khiêm tốn, hiểu được project management lifecycle cho phép các nhóm:

• Thực hiện các dự án từ bắt đầu đến kết thúc một cách có tổ chức và chiến lược
• Theo dõi tiến độ và trạng thái dự án
• Hoàn thành dự án nhanh hơn vì chúng được lập kế hoạch chính xác hơn với việc giảm đáng kể trở ngại không lường trước được
• Cộng tất cả những lợi ích đó lại với nhau và bạn sẽ nhận được lợi ích lớn nhất: các team có thể cung cấp nhiều dự án thành công nhanh chóng hơn.

Theo Project Management Institute(PMI), cứ 1 tỷ USD đầu tư thì có 122 triệu USD bị lãng phí do hiệu quả hoạt động kém của dự án.

Bây giờ, chúng ta sẽ đi qua các giai đoạn mà bạn cùng đi qua với dự án của mình. Theo như The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) chia project manage lifecycle thành 5 giai đoạn:

• Initiation - khởi tạo
• Planning - lập kế hoạch
• Execution - Thực thi
• Monitoring - Theo dõi, giám sát
• Closure - Kết thúc

Đó là một cái nhìn toàn cảnh của các giai đoạn trong dự án, chúng ta hãy cùng đi sâu vào từng mục nào.

5 bước của project management lifecycle

Năm giai đoạn có vẻ như là một bước đi nặng nề (đặc biệt nếu bạn thường chỉ nghĩ đến các dự án theo nghĩa bắt đầu và kết thúc). Mỗi giai đoạn phục vụ một mục đích riêng biệt trong việc thúc đẩy dự án của bạn đạt được kết quả tốt nhất.

Giống như việc thực thi của ngôn ngữ lập trình vậy, các giai đoạn này là tuần tự. Để tận dụng được những ích lợi của project management lifecycle, bạn cần phải chuyển qua từng giai đoạn này theo thứ tự.

Phase 1: Project initiation - Khởi tạo dự án

Để đi sâu vào tìm hiểu từng giai đoạn của dự án, ta có câu chuyện về Sofia và team của cô ấy. Sofia là leader team HR tại công ty của mình và team của cô ấy có một dự án lớn nhằm cải tổ quy trình onboarding của nhân viên.
Sofia và team của cô ấy rất mong muốn cung cấp cho nhân viên của họ một quá trình onboarding cần thiết.

Hầu hết chúng ta (bao gồm cả Sofia) nghĩ về các dự án sẽ theo 2 giai đoạn: bắt đầu và kết thúc. Và chúng ta nghĩ rằng bước đầu tiên của dự án đó là lên kế hoạch và tạo timeline cho dự án đó nhưng chúng ta đều đã nhầm. Lập kế hoạch không phải là bước đầu tiên trong vòng đời của dự án mà đó phải là khởi tạo dự án (initiation).

Trong giai đoạn này, dự án chưa thực sự được phê duyệt hay chưa được tiến hành. Team của bạn đang xác định dự án một cách tổng quan với mục tiêu xác định xem liệu dự án có đáng để theo đuổi trong trường hợp đầu tiên hay không. Để làm như vậy, ta phải tìm ra:

• Đề án kinh doanh (Nghĩa gốc: The business case for the project): Nghiên cứu về sự khả thi trong kinh tế của dự án thường sẽ đề cập đến mục tiêu và lý do bắt đầu dự án.
• Lợi ích của việc hoàn thành dự án (tức là dự án hỗ trợ mục tiêu kinh doanh nào?)
• Các sản phẩm chính bàn giao
• Khi thành công sẽ trông như thế nào

Sau khi suy nghĩ về những yếu tố này, Sofia và team của cô ấy đã xác định:

• Business case: Công ty của Sofia đã gặp khó khăn với việc luân chuyển nhân viên. Phần lớn nhân viên nghỉ việc trong vòng 1 năm đầu tiên.

• Lợi ích: Quy trình onboarding được sửa đổi sẽ tăng cường sự minh bạch, giao tiếp và gắn kết trong những tháng đầu tiên của nhân viên với công ty và hy vọng sẽ giữ họ ở lại lâu dài.

• Sản phẩm chuyển giao: Team HR cần một quy trình dạng văn bản để tham khảo và quản lý, cũng như cần 1 online dashboard để nhân viên làm việc trong những tuần đầu tiên đi làm.

• Khi thành công: Tỷ lệ giữ chân nhân viên tăng 15% vào cuối quý 4 và điểm phản hồi tích cực từ ít nhất 85% nhân viên mới.

Tất cả các yếu tố trên có thể được đưa vào project poster, nhóm của Sofia có thể tham khảo bất cứ khi nào họ cần và hiểu dự án ở cấp độ cao hơn.

Một khi nhóm đã làm việc thông qua tất cả các yếu tố trên, cả team nên đặt câu hỏi: Liệu dự án có khả thi và đáng theo đuổi không?
Nếu câu trả lời là có, họ sẽ được chấp thuận về dự án và chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nếu không? Không cần phải hoảng sợ. Nhóm sẽ thảo luận và xem có cách nào khác để giải quyết vấn đề mà họ đang gặp phải, chẳng hạn như sử dụng project poster template.

Phase 2: Lập kế hoạch

Bây giờ Sofia đã hoàn thành xác định dự án ở cấp độ rộng hay toàn diện và đã đến lúc cô ấy phải đi vào những chi tiết vụn vặt. Trong giai đoạn này, cô ấy và team sẽ lập ra kế hoạch để thực sự hoàn thành dự án.

Ngay cả khi bạn rất háo hức nhanh chóng bắt tay vào công việc nhưng điều quan trọng bậc nhất là không được cắt bỏ giai đoạn lập kế hoạch. Lập kế hoạch hiệu quả có thể ngăn ngừa rất nhiều nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án, bao gồm chia sẻ tầm nhìn và mục tiêu không đầy đủ, giao tiếp kém và ước lượng thời gian không chính xác.

Việc lập kế hoạch sẽ cần một chút thời gian và công sức, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian cho nó khi bắt đầu dự án của mình.

Các câu hỏi mà Sofia và team sẽ trả lời trong giai đoạn này:

• Mục tiêu của dự án này là gì?
• Các chỉ số KPI là gì?
• Phạm vi dự án là gì?
• Budget của dự án là bao nhiêu?
• Có rủi ro gì không?
• Team members - Ai tham gia?
• Có những task nào?
• Các milestones nào cần được đáp ứng?

Cách tốt nhất để bắt đầu là xác định mục tiêu cho dự án bằng cách sử dụng framework SMART (stands for: specific, measurable, achievable, relevant, time-bound).

Theo SMART, Sofia và team xác định mục tiêu cho dự án của họ:

Tạo một quy trình onboarding mới nhằm đào tạo, thu hút nhân viên mới và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 15%. Chương trình mới này sẽ được khởi chạy trước ngày 25/01/2021.

Bây giờ Sofia và team biết họ đang đặt mục tiêu gì. Tuy nhiên, họ sẽ không đạt được mục tiêu đó bằng cách mong muốn và hy vọng. Nhóm cần tìm ra công việc thực sự cần phải hoàn thành.

Creating a work breakdown structure (WBS) can help. This splits the entire project into tasks that are displayed in a graphic format, so everyone involved can easily see the project’s action items. In the case of Sofia and her team, they identify the following tasks:

Tạo một work breakdown structure (WBS) chia toàn bộ dự án thành các tasks được hiển thị ở định dạng đồ họa (các ô), mọi người tham gia đều có thể dễ dàng xem các action của dự án. Trong trường hợp của Sofia và team, họ xác định các nhiệm vụ sau:

• Khảo sát nhân viên hiện tại để biết phản hồi về quy trình onboarding hiện tại
• Phỏng vấn quản lý về những gì họ muốn đưa vào quy trình
• Tạo quy trình về quy trình onboarding mới với kế hoạch 90 ngày
• Ghi lại video hướng dẫn để đưa vào dashboard dành cho nhân viên để hiểu rõ thêm
• Xây dựng dashboard nhân viên trên một ứng dụng nào đó
• Khởi chạy cổng thông tin nơi nhân viên mới có thể yêu cầu trợ giúp
• Tạo các bản khung sơ bộ về thủ tục và checklist cho quy trình onboarding
• Upload videos và tài liệu vào lên dashboard

Một khi team biết dự án yêu cầu những gì thì sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi team xác định được cần bao nhiêu thời gian để thực hiện hay team cần hỗ trợ gì và những gì team nên làm trước tiên.

Team cũng có thể xác định ai là người đóng vai trò quan trọng trong dự án (trong trường hợp này là team HR, team web development, team designer và team content), cũng như bất kỳ nhiệm vụ phụ thuộc và tài nguyên phụ thuộc nào. Những phụ thuộc này là một trong những aspects of the project được gắn với một dự án khác.

Ví dụ về task dependency(): không thể upload materials lên dashboard nhân viên trước khi dashboard đó tồn tại. Đó là 1 task cần được hoàn thành trước task tiếp theo được thực hiện. Hoặc một ví dụ khác: team web development không thể giúp dự án này cho đến khi team designer hoàn thành việc thiết kế lại trang web của công ty.

Giờ đây, team của Sofia có thể ghi nhớ những yếu tố phụ thuộc đó, sắp xếp các tasks của dự án theo thứ tự hợp lý và ấn định deadline cho từng bước trong danh sách việc cần làm của cá nhân.

Sau khi hoàn thành các việc đó, team chỉ mới hoàn thành việc lập kế hoạch dự án của mình. Nó nên được ghi lại và lưu trữ ở nơi nào đó mà cả nhóm có quyền truy cập.

Phase 3: Thực thi dự án

Đây là phase mà rất nhiều việc khó nhằn diễn ra

Đây là lúc team của Sofia hoàn thành các nhiệm vụ dự án mà họ đã xác định. Họ đang tạo ra các khung của thủ tục, quay video, thực hiện các cuộc phỏng vấn…

Khi họ tiếp tục thực hiện các TODO của dự án đó, họ cũng sẽ tham gia vào phase tiếp theo…

Phase 4: Giám sát

Hãy quay lại với ví dụ nướng bánh của chúng ta. Bạn chỉ nhìn qua công thức một lần và sau đó tạo ra một chiếc bánh vĩ đại nhất thế giới? Chắc là điều đó là bất khả thi.

Bạn xem lại công thức khi đập trứng và khuấy bột để chắc chắn rằng bạn đang làm đúng cách. Cứ 5 phút bạn lại nhìn vào lò nướng để đảm bảo rằng mặt bánh không bị cháy. Đó là quá trình bạn theo dõi chiếc bánh mình hoàn thành.

Cũng giống các hoạt động theo dõi khi nướng bánh, các dự án hoạt động theo cùng một cách đó và đó là nội dung của giai đoạn giám sát/theo dõi. Giám sát/theo dõi này được thực hiện song song với việc thực thi. Với ví dụ của team Sofia sẽ đánh giá dự án theo định kỳ để đảm bảo rằng:

• Thời hạn của nhiệm vụ họp
• Tránh vượt phạm vi
• Bám sát với ngân sách
• Giữ cam kết với mục tiêu (Vision của dự án có thể bị sai hướng trong lúc team thực thi dự án)

Việc giám sát sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi sử dụng các phần mềm quản lý dự án. Nó làm tăng khả năng hiện thực hóa vào toàn bộ dự án và tập trung các cuộc trao đổi và thông tin liên quan đến dự án.

Ngoài ra, các cuộc họp trạng thái thường xuyên giúp team luôn cập nhật tiến độ. Template note weekly meeting giúp bạn ghi lại các chủ đề thảo luận, quyết định và action từ các cuộc hội thoại đó trở nên dễ dàng hơn.

Nếu Sofia nhận thấy rằng mọi thứ không hoạt động như kế hoạch, cô ấy có thể chỉnh sửa ngay lập tức hoặc điều chỉnh kế hoạch dự án ban đầu để giải quyết hướng đi mới này.

Phase 5: Kết thúc dự án

Team của Sofia đã thực hiện được các công việc theo kế hoạch của dự án! Họ đã đưa ra và cải tiến quy trình onboarding cho nhân viên mới. Team sẵn sàng ăn mừng cho chiến thắng này và đóng gói dự án đó một lần và mãi mãi.

Nhưng trước khi đánh giá dự án này là một dự án thành công, họ cần phải vượt qua giai đoạn kết thúc dự án này để kết thúc một cách tốt đẹp. Điều này bao gồm:

• Tiến hành retrospective để thảo luận về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì họ muốn cải tiến tốt hơn
• Chuẩn bị báo cáo cuối dự án và trình bày cho các bên liên quan nếu cần
• Lưu trữ tất cả tài liệu dự án ở một nơi an toàn để có thể dễ dàng truy cập và tham khảo vào bất kỳ khoảng thời gian nào đó.

Sau tất cả những công việc khó khăn đó, những dự án của bạn sẽ được kết thúc một cách tốt đẹp. Mặc dù các nhiệm vụ thực tế của dự án đang ở phía sau bạn, nhưng việc kết thúc dự án là điều quan trọng để kết thúc đúng dự án này và thiết lập các dự án thành công trong tương lai.

Phần mềm quản lý dự án có thể trợ giúp như thế nào?

Bạn có nghĩ rằng phần mềm quản lý dự án là một trong những thứ có thì tốt, không cũng chẳng sao? Vậy thì bạn đã nhầm. Trên thực tế, 77% các dự án có hiệu suất cao sử dụng phần mềm quản lý dự án. Nó giúp bạn thành công trong dự án dễ hơn và giảm bớt stress.

Điều gì làm cho nó tuyệt vời để quản lý project management lifecycle. Phần mềm thì:

• Cải thiện tính minh bạch và khả năng hiện thực hóa, vì team có thể theo dõi vòng đời của dự án
• Làm rõ vai trò (role) và trách nhiệm để mọi thành viên để họ biết điều gì được mong đợi ở họ.
• Làm cho kế hoạch dự án dễ thực hiện hơn bằng cách tạo các task có thể thực hiện được.
• Giảm sự không đồng nhất thông tin bởi vì mọi người đều biết cách tìm thông tin mình cần ở đâu
• Cung cấp các bản cập nhật thông tin real-time nên sẽ không ai đang thực hiện với thông tin lỗi thời.

Đừng cố gắng quản lý project lifecycle bằng các email vô tận, tài liệu ngẫu nhiên và sheets lộn xộn. Phần mềm quản lý dự án như Jira sẽ giúp team của bạn đưa các dự án từ bóng tối đến ngày khởi động với chiến lược và tổ chức.

Đạt được nhiều dự án thành công hơn nữa

Các dự án không đi một mạch từ điểm A đến điểm Z. Quản lý dự án sẽ hướng dẫn bạn qua các giai đoạn khác nhau của dự án và giúp bạn giải quyết nó một cách có chiến lược.

Move through the phases in order and, much like Sofia and her team, you’ll be ready to pat yourselves on the back for yet another project win. We recommend celebrating-- with cake, of course.

Di chuyển qua các giai đoạn của dự án lần lượt theo thứ tự, giống như Sofia và team của cô ấy, bạn sẽ sẵn sàng khích lệ mình để có thêm một chiến thắng trong dự án sắp tới nữa. Và đừng quên ăn mừng khi thành công nhé!

The planning phase of project management is where a lot of the thought and hard work happens. Simplify it with our project planning templates.

Giai đoạn lập kế hoạch của quản lý dự án là nơi diễn ra rất nhiều suy nghĩ và công việc khó khăn. Hãy đơn giản hóa nó với project planning templates.

Trên đây mình đã chia sẻ các phases trong quản lý dự án. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tiếp về project scope.
Bài viết được lược dịch từ tài liệu về project management phases của Atlassian.