Quy tắc một chạm trong giao tiếp

Quy tắc một chạm trong giao tiếp đơn giản là:

Khi ai đó nhờ bạn làm một việc gì đó hãy đưa cho họ một kết quả để họ có thể sử dụng được ngay.

Một quy tắc đơn giản, nếu bạn luôn tâm niệm và thực hành được quy tắc này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian của 2 phía khi giao tiếp, nâng cao được hiệu quả công việc. Quan trọng hơn, bạn sẽ đạt được sự hài lòng từ phía đối phương khi giao tiếp với bạn.

Những hành động đơn giản

  • Khi một đồng nghiệp muốt note lại thông tin và nhờ bạn đưa anh ta cái bút, hay quay đuôi bút về phía người mượn. Lúc đó anh ấy có thể cầm được bút và viết luôn. Nếu bạn cầm đuôi bút hướng về phía anh ấy, thì anh ấy sẽ phải quay bút lại thì mới có thể viết.
  • Khi đưa danh thiếp cho khách hàng, đưa danh thiếp theo chiều để khách hàng đọc được ngay thông tin ghi trên đó, khi đưa hai tay cầm mép của danh thiếp để không che mất ảnh hay thông tin trên danh thiếp. Khách hàng có thể nhìn thấy tên, vị trí công tác, công ty của bạn ngay mà không mất quá nhiều thời gian giải thích.
  • Khi đưa sếp hoặc đồng nghiệp ký 1 văn bản nào đó, hãy mang theo bút, đưa văn bản và bút để đối phương có thể ký được luôn. Nếu không, đối phương có thể sẽ mất thời gian loay hoay đi tìm bút và bạn cũng vậy.
  • Khi làm việc online, bạn nhắn tin cho đồng nghiệp hoặc sếp xác nhận 1 văn bản hay công việc nào đó, hãy gửi luôn link hoặc file của văn bản cần xác nhận trong tin nhắn, để đối phương không phải loay hoay mất thời gian tìm kiếm, có thể xác nhận giúp bạn luôn. Nên nhớ, nếu đối phương là sếp của bạn, sếp luôn bận rộn và phải kiếm soát nhiều công việc không chỉ mỗi công việc của bạn, nên việc tìm kiếm sẽ khó khăn hơn.

Thực hành một chạm khi liên lạc, báo cáo trong công việc.

  • Khi Leader yêu cầu bạn báo cáo công việc nào đó bằng văn bản, ghi gửi văn bản hãy gửi tóm tắt những vấn đề ban đang gặp luôn trong nội dung email hay tin nhắn gửi leader. Như vậy, khi leader đọc email hay tin nhắn có thể nắm được luôn cơ bản các thông tin trước khi mở file hay lưu file về máy để xác nhận chi tiết cho bạn.

  • Khi trao đổi Q&A với khách hàng, hay đưa chi tiết thông tin muốn hỏi (có thể bao gồm cả hình ảnh, video,link màn hình) để khách hàng có thể hiểu chính xác câu hỏi tránh việc trả lời sai ý bạn đang hỏi hoặc cần phải hỏi lại bạn.

  • Khi cần sếp, đồng nghiệp quyết định 1 vấn đề nào đó giúp bạn. Hãy nếu vấn đề kèm giải pháp bạn có thể nghĩ được, kèm với mỗi giải pháp là điểm lợi hoặc bất lợi, như thế khi thảo luận đối phương sẽ hiểu rõ tình hình của bạn, các phương án bạn đã có, chỉ cần góp ý bổ sung hoặc đưa thêm giải pháp mà bạn chưa nghĩ tới, sẽ tiết kiếm được thời gian thảo luận và quyết định phương án hơn.

Còn tình huống nào nữa cần thực hành 1 chạm, bạn hãy comment ở dưới nhé, chúng ta sẽ cùng thảo luận để đưa ra cách xử lý thực hành theo quy tắc một chạm để việc giao tiếp trong công việc được thuận lợi hơn.

Related article