Khi Product Owner trở thành người vô hình với Stakeholders

Hầu hết mọi người đều có ý định tốt và sẵn sàng giúp đỡ khi được yêu cầu. Tuy nhiên, vấn đề xảy ra khi các yêu cầu từ các bên liên quan đến sản phẩm được gửi trực tiếp đến nhà phát triển, thay vì thông qua Product Owner. Điều này có thể gây áp lực và làm giảm hiệu quả của Scrum Team. Bên cạnh đó, việc yêu cầu trực tiếp từ bên ngoài cũng có thể gây rối loạn và làm giảm khả năng kiểm soát của Product Owner trong quá trình phát triển sản phẩm.

Product Owner và Product Backlog

Trong Scrum, Product Owner đảm nhiệm việc xác định các yêu cầu của khách hàng và xây dựng một danh sách ưu tiên cho các tính năng sản phẩm trong Product Backlog.

Product Backlog không chỉ là một danh sách những việc "cần làm" đơn thuần mà chính là kế hoạch cho nhóm phát triển sản phẩm. Product Owner quản lý và đại diện cho khách hàng hoặc nhóm khách hàng, đảm bảo các yêu cầu trong Product Backlog được ưu tiên và phù hợp với chiến lược của tổ chức, và từ chối những yêu cầu không phù hợp để đảm bảo sản phẩm được phát triển đúng hướng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Điều gì xảy ra khi Stakeholders bỏ qua Product Owner?

1. Gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc quản lý độ ưu tiên các công việc và đưa ra quyết định về giá trị đối với tổ chức. Các Nhà phát triển có thể sẽ làm việc trên các công việc ít quan trọng hơn nếu Product Owner không sắp xếp các yêu cầu theo đúng thứ tự. Điều này có thể làm giảm hiệu suất của Scrum Team và ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm.
2. Làm suy yếu tác quyền và trách nhiệm của Product Owner, gây ra sự nhầm lẫn và xung đột trong Scrum Team, có thể dẫn đến trùng lặp công việc và làm tăng thời gian và chi phí để hoàn thành sản phẩm.
3. Làm gián đoạn quá trình làm việc và sự tập trung của Nhà phát triển vào Sprint Goals, gây ra những vấn đề về tiến độ và giảm năng suất của Scrum Team.
4. Yêu cầu trực tiếp từ các bên liên quan được thêm vào giữa Sprint có thể làm khó khăn cho việc lập kế hoạch và quản lý công việc của các Nhà phát triển, đặc biệt nếu các yêu cầu không được thêm vào Sprint Backlog và không được làm rõ cho các Nhà phát triển khác trong nhóm, dẫn đến các Nhà phát triển không có hiểu biết đầy đủ về tất cả công việc trong Sprint.
5. Việc yêu cầu công việc từ các bên liên quan mà không thông qua Product Owner có thể dẫn đến sự không đồng nhất về kỳ vọng giữa các bên liên quan, Product Owner và Nhà phát triển. Nếu các bên liên quan bỏ qua Product Owner để yêu cầu thực hiện công việc, điều đó có thể dẫn đến sự mất kết nối giữa công việc được thực hiện và mục tiêu chiến lược lớn hơn cho sản phẩm.

Để đảm bảo rằng Scrum Team có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, yêu cầu từ các bên liên quan đến sản phẩm phải được thông qua Product Owner. Họ chính là người tạo ra một Product Backlog được sắp xếp theo đúng thứ tự ưu tiên. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc của Scrum Team vẫn phù hợp với Mục tiêu Sản phẩm và tầm nhìn sản phẩm.

Nhà phát triển có thể làm gì?

Các nhà phát triển cần đối mặt với khó khăn khi từ chối yêu cầu công việc trực tiếp từ các nhà quản lý, và để xử lý tình huống này, họ cần kiểm soát và tự quản lý để đảm bảo tài nguyên và kế hoạch của dự án không bị ảnh hưởng. Việc thảo luận và phân loại yêu cầu trong sự kiện Sprint Retrospective giúp các nhà phát triển xử lý các yêu cầu dễ dàng hơn và đảm bảo rằng chúng được thực hiện đúng cách mà không gây ra các vấn đề liên quan đến tài nguyên và kế hoạch dự án.

Nếu các bên liên quan trực tiếp yêu cầu tới các Nhà phát triển mà không thông qua Product Owner, đây là một vài mẹo để chuyển hướng các bên liên quan đến Product Owner:

• Giải thích tầm quan trọng của vai trò Product Owner và nhấn mạnh rằng đây là một phần quan trọng của quá trình phát triển.
• Khuyến khích các bên liên quan làm việc với Product Owner. Hãy cho họ biết rằng Product Owner là nơi tốt nhất để thảo luận, tư vấn về nhu cầu và yêu cầu của họ. Sự cộng tác này sẽ đảm bảo rằng các ưu tiên của các bên liên quan sẽ luôn phù hợp với mục tiêu tổng thể của dự án.
• Giúp đỡ các bên liên quan trong việc liên lạc và trao đổi thông tin với Product Owner để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về quá trình phát triển và yêu cầu của các bên liên quan được đáp ứng đúng cách, tăng cường sự hiểu biết và sự hợp tác giữa các bên liên quan trong quá trình phát triển sản phẩm.
• Nhà phát triển cần thông báo với các bên liên quan rằng mặc dù họ sẵn sàng giúp đỡ, nhưng điều mà họ sẽ tập trung chính là hoàn thành công việc được giao bởi Product Owner. Việc đặt giới hạn này giúp đảm bảo rằng các yêu cầu mới từ các bên liên quan không ảnh hưởng đến tiến độ và tập trung vào mục tiêu chính của dự án.

Các mẹo trên được đưa ra giúp cho nhà phát triển đảm bảo rằng các bên liên quan làm việc hiệu quả với Product Owner và quá trình phát triển sẽ diễn ra một cách suôn sẻ. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc thiết lập quá trình làm việc hiệu quả giữa các bên liên quan và nhà phát triển để đạt được mục tiêu chung của dự án.

Product Owner có thể làm gì?

• Tạo ra quy trình rõ ràng để đảm bảo các yêu cầu công việc được đưa đến Product Owner thay vì trực tiếp đến các nhà phát triển.
• Liên lạc thường xuyên và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan cũng là cách giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn và tránh nhầm lẫn trong việc trao đổi thông tin.
• Xây dựng mối quan hệ vững chắc giữa Product Owner và các bên liên quan là rất quan trọng. Khi Product Owner được xác định là người chịu trách nhiệm nhận câu hỏi và yêu cầu liên quan đến sản phẩm, tạo môi trường làm việc thoải mái và tin tưởng sẽ giúp cho quá trình làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong việc trao đổi thông tin.

Scrum Master có thể làm gì?

• Giáo dục bên liên quan về vai trò của Product Owner và đảm bảo các yêu cầu được quản lý hiệu quả.
• Chuyển hướng các yêu cầu từ các bên liên quan được đưa trực tiếp đến Developers trở lại cho Product Owner để đảm bảo quy trình đệ trình yêu cầu được thực hiện đúng cách và quản lý yêu cầu hiệu quả.
• Hỗ trợ Product Owner đảm bảo quy trình xử lý các yêu cầu được thực hiện một cách rõ ràng và dễ dàng để các bên liên quan có thể tuân thủ. Điều này có thể đạt được bằng cách tạo ra các hướng dẫn hoặc cơ hội để gửi yêu cầu định kỳ và thảo luận, giúp các bên liên quan dễ dàng gửi yêu cầu và chủ động thảo luận với chủ sản phẩm về ưu tiên của yêu cầu.

Kết luận

Product Owner có trách nhiệm tối đa hóa giá trị sản phẩm từ công việc của Scrum Team. Nếu các bên liên quan yêu cầu công việc trực tiếp đến các Nhà phát triển thay vì thông qua Product Owner, điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu tới quyền hành của Product Owner và làm gián đoạn công việc của nhóm. Giúp các bên liên quan hiểu về trách nhiệm của Product Owner và quy trình xử lý các yêu cầu công việc không nằm trong dự kiến có thể giúp đảm bảo sự thành công của sản phẩm.

Nguồn: https://www.rebelscrum.site/post/when-stakeholders-bypass-the-product-owner-bad-things-can-happen