Kanban
Đây là một bài viết mang tính chất giới thiệu về "Kanban". Trước khi bạn bắt đầu đọc nó nếu bạn 'không thích' đọc về những thứ như lịch sử Kanban, hay nhưng lý thuyết sâu xa liên quan tới Kanban. Tôi khuyên bạn nên tìm đọc phần "7. Các thuật ngữ Kanban chính" để có sự hình dung cơ bản nhất về Kanban.
Giờ thì bắt đầu tìm hiểu nào !!!
Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp công việc trí óc / tri thức. Nó nhằm mục đích giúp bạn hình dung công việc của mình, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục.
Xuất phát từ sản xuất, sau này nó được teams phát triển phần mềm Agile tuyên bố độc quyền. Gần đây nó bắt đầu được các đơn vị kinh doanh trên nhiều ngành công nghiệp công nhận. Dưới đây là những điều quan trọng nhất về phương pháp và ứng dụng của nó.
1. Kanban thực chất là gì?
Định nghĩa Kanban
Từ "kanban" trong tiếng Nhật, có nghĩa là "bảng trực quan" hoặc "tín hiệu", đã được sử dụng với định nghĩa là một quy trình từ những năm 1950. Lần đầu tiên nó được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch để sản xuất đúng nơi, đúng lúc, đúng số lượng. Mặt khác, thuật ngữ viết hoa “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.
Nguồn gốc của Kanban
Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đưa sản xuất “just-in time” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận này đại diện cho một hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và đẩy chúng ra thị trường.
Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn hay đơn giản là Tinh gọn. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.
2. Phương pháp Kanban
Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô và được ứng dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D, và những lĩnh vực khác.
Những gì chúng ta công nhận hiện nay là Phương pháp Kanban xuất hiện vào đầu năm 2007. Đó là kết quả của nhiều năm thử nghiệm, kinh nghiệm và nỗ lực chung của những nhân vật hàng đầu trong cộng đồng Lean và Agile như David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis , Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber và những người khác.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập Kanban board đơn giản nhất với ba cột cơ bản - “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru
3. Nguyên tắc Kanban
David J. Anderson (nhà tiên phong trong lĩnh vực Lean / Kanban cho công việc tri thức và là một trong những cha đẻ của phương pháp này) đã xây dựng phương pháp Kanban như một cách tiếp cận đối với quá trình gia tăng, tiến hóa và hệ thống thay đổi cho các tổ chức làm việc tri thức. Nó tập trung vào việc hoàn thành công việc và các nguyên tắc cơ bản của nó có thể được chia thành hai loại nguyên tắc và sáu cách thực hành. Để ngắn gọn mình xin phép trình bày hai loại nguyên tắc như sau:
Thay đổi nguyên tắc quản lý
Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ
Nguyên tắc 2: Chấp nhận theo đuổi gia tăng, tiến hóa.
Nguyên tắc 3: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
Nguyên tắc 1: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
Nguyên tắc 2: Quản lý công việc
Nguyên tắc 3: Thường xuyên review mạng lưới dịch vụ (Các tiếp cận theo định hướng dịch vụ yêu cầu đánh giá liên tục để thúc đẩy văn hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua việc sử dụng các đánh giá thường xuyên về mạng lưới dịch vụ và các chính sách công việc được áp dụng. Kanban khuyến khích việc cải thiện kết quả được giao)
4. Thực hành với Kanban
Khi đặt mục tiêu triển khai phương pháp Kanban, mọi tổ chức phải cẩn thận với các bước thực hành. Sáu thực hành cốt lõi cần phải có để thực hiện thành công.
Trực quan quy trình làm việc
Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện cho một hạng mục công việc. Bản thân bảng Kanban đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và thông số kỹ thuật của nó.
Điều quan trọng nhất với bạn là hiểu được những gì cần thiết để chuyển từ yêu cầu thành sản phẩm. Nhận ra cách thức công việc suôn sẻ trong hệ thống sẽ đưa bạn đến việc cải tiến liên tục bằng cách thực hiện những thay đổi cần thiết và được theo dõi kỹ lưỡng.
Khi bạn bắt đầu làm việc với mục X, bạn kéo mục đó từ cột “Việc cần làm” và khi hoàn thành, bạn chuyển mục đó sang “Hoàn thành”. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các điểm nghẽn.
Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
Một trong những chức năng chính của Kanban là đảm bảo một số lượng mục đang hoạt động có thể quản lý đang được tiến hành tại một thời điểm bất kỳ. Nếu không có giới hạn công việc đang thực hiện, bạn không làm Kanban. Việc chuyển trọng tâm của nhóm giữa chừng thường sẽ gây hại cho quá trình và đa nhiệm là một con đường chắc chắn tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.
Giới hạn WIP có nghĩa là triển khai một hệ thống kéo trên các bộ phận hoặc toàn bộ quy trình làm việc. Đặt các mục tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ chỉ được “kéo” vào bước tiếp theo khi có dung lượng khả dụng. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm sáng tỏ các khu vực có vấn đề trong quy trình của bạn để bạn có thể xác định và giải quyết chúng.
Quản lý luồng
Quản lý luồng là quản lý công việc chứ không phải quản lý con người. Luồng làm việc là sự di chuyển của các hạng mục công việc trong quá trình sản xuất với một tốc độ có thể dự đoán được và bền vững.
Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một luồng thông suốt, lành mạnh. Thay vì quản lý những người vi mô và cố gắng khiến họ bận rộn mọi lúc, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống. Điều này có nghĩa là hệ thống Kanban của bạn đang tạo ra giá trị nhanh hơn.
Làm cho chính sách quy trình rõ ràng
Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lý do tại sao quy trình của bạn nên được xác định rõ ràng, xuất bản và xã hội hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào điều gì đó mà họ không tin là sẽ hữu ích.
Khi tất cả mọi người đều quen thuộc với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định có tác động tích cực. Các chính sách công việc thưa thớt, dễ thấy, xác định rõ và có thể thay đổi (nếu / khi cần thiết) có khả năng thúc đẩy khả năng tự tổ chức của mọi người.
Vòng lặp phản hồi
Kanban đề xuất việc sử dụng cadences (vòng phản hồi) ở cấp độ nhóm (team level cadences) cũng như cadences hướng dịch vụ (service-oriented cadences).
Team-level cadence là cuộc họp Kanban team hàng ngày để theo dõi trạng thái và quy trình làm việc. Nó giúp xác định năng lực hiện có và tiềm năng để tăng tốc độ delivety. Nó diễn ra trước Kanban board và mọi thành viên nói với những người khác những gì họ đã làm ngày hôm trước và những gì họ sẽ làm ngày hôm nay
Service-oriented cadences trong Kanban. Ví dụ như hoạt động cun cấp dịch vụ và các cuộc họp rủi ro, nhằm mục đích đồng bộ hóa và cải thiện việc cung cấp dịch vụ của bạn. Đầu ra của những review này có thể ví dụ như hiểu điều gì đang cản trở việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, sẽ đóng vai trò là đầu vao ra quyết định để cải thiện liên tục mạng lưới dịch vụ của bạn
Cải tiến mang tính hợp tác hợp tác (sử dụng mô hình và phương pháp khoa học)
Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua hợp tác thực hiện các thay đổi dựa trên các phương pháp, phản hồi và số liệu đã được khoa học chứng minh.
Nuôi dưỡng một nền văn hóa tổ chức nơi mọi giả thuyết được chứng minh là có kết quả tích cực hoặc tiêu cực là rất quan trọng để phát triển tư duy tập trung vào việc cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa.
5. Lợi ích hàng đầu của Kanban
Những lý do hàng đầu để áp dụng phương pháp Kanban là nhu cầu nâng cao khả năng hiển thị công việc và cải tiến liên tục. Ngoài ra còn có thêm một số lợi ích khác như:
Tăng khả năng hiển thị của luồng công việc, cải thiện tốc độ phân phối, Sự phù hợp giữa mục tiêu kinh doanh và thực thi, cải thiện khả năng dự đoán, cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc, tăng sự hài lòng của khách hàng.
6. Kanban ngày nay
Với sự phát triển của công nghệ, Kanban cũng không ngừng cải tiến. Với giải pháp bảng Kanban kỹ thuật số, khắc phục các vấn đề phát sinh ở remote teams.
Dễ dàng truy cập cho các thành viên trong remote team
Phân tích luồng công việc
Tích hợp với các công cụ khác
Tự động hóa quy trình làm việc
7. Các thuật ngữ Kanban chính
Đây là các thuật ngữ Kanban ở dạng ngắn:
- Kanban board: Bảng Kanban là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban và là nơi bạn hình dung tất cả các hạng mục công việc. Nó nên được chia thành tối thiểu 3 cột - Đã yêu cầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành, đại diện cho các giai đoạn quy trình khác nhau.
- Kanban card: Thẻ Kanban đại diện cho các hạng mục công việc khác nhau di chuyển qua một bảng Kanban. Chúng chứa các chi tiết quan trọng về các nhiệm vụ như mô tả, thời hạn, quy mô, người được giao, v.v.
- Columns: Chúng chia bảng Kanban theo chiều dọc và mỗi cột đại diện cho một giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Mỗi bảng Kanban có 3 cột mặc định: Đã yêu cầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của một quy trình làm việc, ba giai đoạn này có thể được chia thành nhiều cột con nhỏ hơn.
- Swimlanes: đường nằm ngang chia bảng Kanban thành nhiều phần. Các nhóm sử dụng chúng để phân tách trực quan các loại công việc khác nhau trên cùng một bảng và tổ chức các nhiệm vụ đồng nhất với nhau.
- Cycle Time: Thời gian chu kỳ bắt đầu vào thời điểm khi một nhiệm vụ mới bước vào giai đoạn “đang tiến hành” trong quy trình làm việc của bạn và ai đó đang thực sự làm việc đó.
- Lead Time: Thời gian thực hiện bắt đầu tại thời điểm một nhiệm vụ mới đang được yêu cầu (không quan trọng nếu ai đó thực sự đang thực hiện nó) và kết thúc bằng việc rời khỏi hệ thống cuối cùng.
- Throughput: Số lượng các hạng mục công việc đi qua (hoàn thành) một hệ thống hoặc quy trình trong một khoảng thời gian nhất định. Thông lượng là một chỉ số quan trọng cho thấy nhóm của bạn làm việc hiệu quả như thế nào theo thời gian.
- Work in Progress (WIP): Đây là khối lượng công việc bạn hiện đang làm và nó vẫn chưa hoàn thành.
- WIP limits: Giới hạn công việc đang thực hiện có nghĩa là giới hạn số lượng nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời để tránh quá tải và chuyển đổi ngữ cảnh.
THAM KHẢO:
Atlassian