Getting Things Done (GTD)
- Bạn có phải là người luôn trì hoãn nhiệm vụ cho đến phút cuối cùng không? Bạn thức trắng đêm lo lắng về những cuộc hẹn sắp tới? Bạn có cảm thấy choáng ngợp trước tất cả các cam kết của mình không? Nếu câu trả lời của bạn là “Có” thì bạn nên cần xem về phương pháp Getting Things Done mà mình sẽ trình bày sau đây.
1. Phương pháp Getting Things Done là gì?
Getting Things Done còn được gọi là GTD hoặc phương pháp GTD, là một phương pháp tự quản lý được phát triển bởi David Allen, trong đó bạn ghi lại tất cả các nhiệm vụ cá nhân và nghề nghiệp của mình trong danh sách việc cần làm. Vì bạn không còn phải tiêu hao năng lượng để ghi nhớ những công việc này, nên tâm trí của bạn có thể tự do tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Kết quả là năng suất của bạn sẽ được cải thiện.
Ý tưởng cơ bản của phương pháp GTD là viết tất cả các nhiệm vụ của bạn dưới dạng văn bản để đảm bảo rằng bạn sẽ không quên bất cứ điều gì. Về lâu dài, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn vì bạn sẽ không phải nhớ mọi thứ. Và vì bạn sẽ không phải liên tục nhớ lại các nhiệm vụ quan trọng, tâm trí của bạn sẽ ít bị tập trung vào các nhiệm vụ đã lên kế hoạch vào những thời điểm không thuận tiện trong ngày. Nhờ có hệ thống tổ chức bằng văn bản, bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ hoàn thành mọi việc đúng giờ và sẽ không quên bất cứ điều gì. Tâm trí của bạn có thể thực sự thư giãn khi đã đến lúc nghỉ ngơi và có thể tập trung tốt hơn vào các công việc hiện tại bởi vì không có gì khác sẽ chạy qua phần sau tâm trí của bạn.
Trong phương pháp này, bạn chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hơn thành các nhiệm vụ con nhỏ hơn và đặt thời hạn cụ thể cho chúng.
2. 5 bước của phương pháp GTD
Phương pháp GTD bao gồm năm bước mà bạn thực hiện theo một trình tự cụ thể
Bước 1: Capture
Thu thập tất cả các tasks, cuộc hẹn, ý tưởng, mục tiêu, các cam kết,... trong tất cả email, thư từ, văn bản,..
Bước 2: Clarify
Tiếp theo là cần xem lại và xử lý mọi thứ bạn đã thu thập. Cần phải quyết định điểm đến tiếp theo cho những thứ đã thu thập. Ở bước này với mỗi mục hãy tự hỏi bản thân 3 câu hỏi sau để giải quyết:
- Đó là loại task gì?
- Task đó có khả thi không?
- Hành động tiếp theo là gì?
Nếu không thể thực hiện hoặc cần thiết, hãy chọn một trong ba tùy chọn:
- Bỏ đi
- Đưa nó vào danh sách 'Có thể / Một ngày nào đó giải quyết sau'
- Lưu trữ nó để tham khảo
Bước 3: Organize
Đầu tiên, gán tất cả các mục có thể xử lý vào danh sách và xử lý chúng từ đó.
Calendar
Chỉ nhập các cuộc hẹn/mốc lịch trình trong lịch của bạn. Thêm các công việc cần thực hiện vào danh sách 'Next Actions' hoặc ghi lại chúng thành một dự án và chia chúng thành các hành động nhỏ hơn.
Projects
Bất kỳ nhiệm vụ nào yêu cầu nhiều hơn một hành động đều là một dự án trong phương pháp GTD của David Allen. Một dự án có thể là bất cứ điều gì, từ cải tạo nhà của bạn đến một chiến dịch tiếp thị chuyên nghiệp cho một sản phẩm. Đặt tất cả các dự án của bạn vào danh sách dự án mà bạn xem xét thường xuyên. Sau đó, bạn xác định các hành động tiếp theo cho dự án của mình và nhập thời hạn cụ thể cho nó vào lịch của bạn. Ngoài ra, hãy giữ một danh sách nhắc nhở cho tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã giao cho người khác. Điều này cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ mà người khác đang làm cho bạn.
Next Actions
Giữ một danh sách riêng về tất cả các hành động tiếp theo không dành riêng cho dự án. Tùy thuộc vào phạm vi nhiệm vụ của mình, bạn cũng có thể giữ nhiều danh sách theo ngữ cảnh cụ thể cho các nhiệm vụ cá nhân, nhiệm vụ công việc, cuộc gọi điện thoại, việc vặt, v.v.
Waiting For
Đồng thời giữ một danh sách nhắc nhở cho tất cả các nhiệm vụ được ủy quyền bên ngoài các dự án. Đặt ngày để theo dõi với những người khác về mức độ họ đã tiến triển với một nhiệm vụ.
Bước 4: Reflect
Bạn sẽ có được sự rõ ràng bằng cách sắp xếp các công việc và cuộc hẹn của mình, nhưng chỉ điều đó thôi sẽ không đủ để tăng năng suất và đảm bảo rằng bạn hoàn thành mọi việc trong thời gian đã định. Để làm được điều đó, bạn phải thường xuyên xem lại danh sách của mình.
Bạn phải đảm bảo rằng hệ thống của bạn được cập nhật, nếu không, bạn sẽ không thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt mà không nghĩ đến việc liệu bạn có thể đã lỡ hẹn hay không.
Xem lại lịch của bạn nhiều lần trong ngày và kiểm tra danh sách việc cần làm của bạn ít nhất một lần mỗi ngày để chọn công việc tiếp theo của bạn. Làm trống hộp thư đến của bạn mỗi ngày một lần.
Trong phương pháp GTD, bạn thực hiện đánh giá hàng tuần một lần một tuần. Đánh giá này bao gồm các bước sau:
- Empty your head: Vào cuối tuần, hãy viết ra tất cả những ý tưởng đang thoáng qua trong đầu bạn.
- Inboxes: Đặt các nhiệm vụ, ý tưởng và ngày tháng mới vào vị trí của chúng trong hệ thống GTD.
- To-do list: Danh sách được cập nhật không? Bạn đã gạch bỏ tất cả những việc cần làm đã hoàn thành chưa? Hành động sắp tới của bạn trong vài ngày tới là gì?
- Project lists: Danh sách có cập nhật không? Bạn đã hoàn thành ít nhất một hành động tiếp theo trong tuần qua để chuyển các dự án của mình về phía trước chưa?
- Maybe/Someday List: Bạn có muốn chuyển một số mục trong danh sách này sang danh sách dự án và xử lý chúng ngay bây giờ không
- Calendar: Lịch của bạn có cập nhật không? Bạn đã thực sự giữ tất cả các cuộc hẹn của bạn? Các cuộc hẹn sắp tới của bạn là gì? Bạn đã nhập tất cả các cuộc hẹn của bạn?
- Waiting For: Trạng thái hiện tại của các hành động được ủy quyền là gì? Theo dõi với đồng nghiệp nếu cần thiết.
Bước 5: Engage
Trong phương pháp GTD, bạn sử dụng bốn tiêu chí để quyết định phải làm gì tiếp theo: Context, time available, energy available and priority.
Context
Bạn đã tạo ít nhất một danh sách việc cần làm trong hệ thống GTD. Vì bạn thường có nhiều bối cảnh khác nhau trong cuộc sống (công việc, gia đình, sở thích), bạn nên tạo các danh sách khác nhau được gọi là danh sách ngữ cảnh. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải tìm kiếm một danh sách việc cần làm khổng lồ để quyết định hành động tiếp theo của mình. Bạn chỉ cần xem danh sách ngữ cảnh ngắn gọn của mình.
Bất cứ khi nào bạn có thời gian rảnh mà bạn muốn sử dụng một cách hiệu quả, hãy tự hỏi bản thân điều này trước: Tôi đang ở trong bối cảnh nào? Tôi có thể làm gì ngay bây giờ? Nếu bạn đang ngồi trong phòng chờ tại văn phòng bác sĩ và muốn sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan, bạn có thể không nên gọi điện cho công việc bí mật. Nhưng bạn chắc chắn có thể trả lời một vài email ngắn hoặc gửi tin nhắn cho bạn bè.
Time Available
Bạn có bao nhiêu thời gian ngay bây giờ? Nếu đang ở trong ô tô và còn cách điểm đến của bạn 15 phút, bạn không nên bắt đầu một cuộc gọi điện thoại mà bạn biết rằng sẽ mất một giờ đồng hồ. Một lựa chọn tốt hơn có thể là dừng lại ở siêu thị để loại bỏ một số thứ ra khỏi danh sách mua sắm của bạn.
Energy Available
Mức năng lượng của bạn dao động trong ngày. Tất cả chúng ta đều có nhịp sinh học hơi khác nhau. Theo dõi sự thay đổi mức năng lượng của bạn suốt cả ngày trong một tuần để biết khi nào bạn có mức năng lượng cao và thấp nhất. Trong tương lai, hãy lên lịch cho các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và hiệu suất của bạn vào những thời điểm phù hợp với nhịp sinh học của bạn, khi bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể muốn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng vào buổi sáng hơn là vào giữa ngày. Hoặc, nếu bạn thường làm việc hiệu quả hơn vào buổi chiều và buổi tối, hãy lên lịch lại các công việc của bạn cho những thời điểm đó.
Priority
Nếu bạn đã thu hẹp các hành động có thể thực hiện dựa trên ba tiêu chí và có các tùy chọn khác nhau, hãy để mức độ ưu tiên quyết định cho bạn: Nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Bắt đầu với nhiệm vụ này.
Giả sử bạn đang ở văn phòng và bạn có một giờ dự kiến trước khi đánh giá hiệu suất của mình. Bạn có thể bỏ qua một vài cuộc điện thoại khỏi danh sách của mình, viết báo cáo hoặc tiếp tục lên ý tưởng cho hội thảo. Vì hội thảo sẽ được tổ chức trong ba ngày và bạn chưa chuẩn bị gì nên bạn chọn nhiệm vụ này. Nó có quyền ưu tiên. Mặt khác, báo cáo là một báo cáo thông thường và các cuộc điện thoại có thể đợi một vài ngày.
3. Điểm mạnh điểm yếu của phương pháp GTD
- Điểm mạnh: Có độ tin cậy tốt, tổ chức toàn diện, giúp bạn hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn, Cấu trúc rõ ràng, mang đến sự tự do
- Điểm yếu: Không có cấu trúc cho hàng ngày, GTD là một hệ thống khá phức tạp, Cần học quá nhiều thứ mới để bắt đầu với GTD
THAM KHẢO:
