Kế hoạch dự án là gì? Kế hoạch dự án là kết quả của quá trình lập kế hoạch dự án, trong đó Project Manager quyết định, sắp xếp thứ tự ưu tiên, giao tasks và resources cần thiết để hoàn thành một dự án. Kế hoạch dự án sẽ chỉ ra các thành viên của một team cần những công cụ nào và cần những bước phải thực hiện để đạt được dự án thành công.

Hầu hết, mọi người đều đã nghe đến kế hoạch dự án và họ sẽ hình dung ra một loại lịch trình nào đó hay một danh sách chi tiết những việc cần làm khi nào nhưng thực ra đó chỉ là một phần nhỏ trong kế hoạch của dự án.

Một Project Manager giỏi sẽ phát triển (develops) một kế hoạch bao gồm mọi thứ, từ vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết đến phạm vi dự án, sản phẩm bàn giao, những rủi ro hay cả những công việc phụ thuộc nữa, sau đó vạch ra lộ trình để hoàn thành dự án thành công.

Nếu không có kế hoạch dự án, các thành viên team không có cái nhìn high-level về làm thế nào và khi nào mọi thứ sẽ hoàn thành. Họ bị lạc trong rừng các vấn đề và thường không biết bắt đầu từ đâu hay kết thúc lúc nào. Thậm chí tệ hơn: họ lầm tưởng những gì họ thực hiện là đóng góp của mình mà không hiểu đầy đủ về cách làm như thế nào (hoặc khi nào) công việc của họ phù hợp dẫn đến các sai lầm khi thực hiện.

Lập kế hoạch dự án từng bước một

Có vẻ hơi META (Most Efficient Tactics Available) khi phải qua từng bước để tạo ra một kế hoạch, bản thân nó là một quy trình từng bước. Nhưng đó là chìa khóa để tạo ra một kế hoạch hiệu quả và thành công.

Trước khi bắt đầu vạch ra kế hoạch, hãy xem xét mọi thứ bạn biết về team của bạn, tổ chức của bạn, nguồn lực của bạn và những gì bạn đang cố gắng thực hiện. Điều quan trọng là phải xây dựng sự chia sẻ hiểu biết chung với team ngay khi bắt đầu lập kế hoạch.

Step 1: Coi kế hoạch như bản đồ dự án

Khi bạn phác thảo bản đồ dự án sẽ giúp bạn tự hỏi:

• Đích đến là gì? Làm thế nào biết khi nào dự án kết thúc?
• Những người cùng following bản đồ này là ai?
• Họ sẽ vượt qua những milestones quan trọng nào và khoảng cách gần đúng giữa chúng là bao nhiêu?
• Những trở ngại nào họ có thể gặp phải? Các biện pháp thay thế có sẵn sàng hay không?

Step 2: Tìm hiểu các stakeholders

Tìm hiểu sâu những sự thật về tổ chức, những tính cách khó hiểu và những điểm có thể tranh luận có thể ảnh hưởng đến quá trình quản lý dự án. Larry W. Smith, PMP, Project manager tại Trung tâm Hỗ trợ Công nghệ Phần mềm, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện phân tích các stakeholders. Theo Smith, tất cả mọi người tham gia đều muốn dự án thành công nhưng việc quên đáp ứng nhu cầu của chỉ một stakeholder có ảnh hưởng có thể làm hỏng mọi thứ cho cả dự án.

Smith cũng có lời khuyên nên dành thời gian để:

• Làm rõ các stakeholders của dự án là ai
• Hiểu mong đợi và mức độ ảnh hưởng của họ
• Quyết định cách bạn sẽ hợp tác, phản hồi từ các đồng nghiệp và các stakeholders khi dự án tiến triển
• Nắm được các nhu cầu và mong đợi để lên kế hoạch rủi ro và đối phó với rủi ro
• Lập kế hoạch tận tâm cho tất cả các chiến lược truyền thông của dự án

Việc liên lạc hay giao tiếp trong team luôn khó để xây dựng thành thói quen. Bernie Ferguson - leader dự án tại Atlassian chia sẻ rằng ông luôn bắt đầu giao tiếp với các bên liên quan ngay cả trong giai đoạn đầu tiên của dự án. Ông ấy nói, “Team sử dụng kỹ thuật Project Poster để xây dựng sự hiểu biết chung giữa các thành viên trong team và stakeholders. Và đặt các câu hỏi: Chúng ta đang làm gì vậy? Giá trị cho khách hàng và cho doanh nghiệp là gì? Tại sao chúng tôi nghĩ rằng đây là giải pháp đúng? Team của Bernie Ferguson nhận được câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này trước khi có bất kỳ điều gì xảy ra ảnh hưởng đến roadmap của team.”

Step 3: Bỏ lăng kính nhìn mọi thứ màu hồng và vạch ra timeline

Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà các Project managers hay mắc phải khi lập kế hoạch là họ lạc quan quá mức. Thay vì giả định trắc trở, tình huống xấu có thể xảy ra thì họ lại thường nghĩ đến tình huống tốt nhất có thể xảy ra khi lập kế hoạch. Hãy dành một chút thời gian để xem xét các vấn đề có thể phát sinh và cách chúng có thể ảnh hưởng đến tiến trình quản lý dự án của bạn. Đảm bảo rằng bạn có bước thực hiện thẩm định cơ bản. Có thể gợi ý là: Tổ chức “pre-mortem” workshop hoặc tiến hành một loạt các cuộc họp trực tiếp với những hoặc tiến hành một loạt các cuộc họp trực tiếp với những thành viên chủ chốt và các stakeholders.

Pre-mortem, khám nghiệm trước, hay khám nghiệm trước, là một chiến lược quản lý trong đó nhóm dự án tưởng tượng rằng một dự án hoặc tổ chức đã thất bại, sau đó hoạt động trở lại để xác định những gì có thể dẫn đến sự thất bại của dự án hoặc tổ chức.

Bạn có thể phác thảo timeline bằng cách hỏi những Project managers khác xem các dự án tương tự mất bao lâu để lập kế hoạch. Bạn có thể gặp gỡ các team mà bạn biết hoặc bạn sẽ làm việc cùng để hiểu các tasks nhất định sẽ mất bao lâu. Nếu bạn có công cụ quản lý dự án, hãy kiểm tra lại lưu trữ của các dự án cũ để có thể tham khảo thêm các schedules của các dự án đó.

Sau đó cố gắng tiếp tục giao tiếp và giao tiếp nhiều hơn nữa. Hãy cho tất cả các bên liên quan biết chi tiết. Vì vậy, nếu muốn tất cả các bên cùng biết thì biểu đồ Gantt là một phương pháp phổ biến và hiệu quả để chúng ta hình dung timeline để dễ hiểu hơn rất nhiều.

Step 4: Chiêu mộ vài người bạn

Với vai trò là project manager, bạn có thể tự đưa ra kế hoạch dự án (và sau cùng chính là dự án). Điều đó không có nghĩa là đi vào căn phòng nhỏ và viết ra gì đó một mình. Khi xây dựng, phát triển kế hoạch dự án, điều quan trọng nhất là sự tham gia của tất cả các bên liên quan (tất cả các stakeholders). Hãy trao đổi thường xuyên và bạn sẽ thấy họ là một nguồn tài nguyên, nguồn thông tin vô cùng tuyệt vời.

Lắng nghe những gì team thảo luận và suy tính các ý tưởng cùng nhau sẽ giúp bạn có thể đưa ra kinh nghiệm đúc rút, ý tưởng sáng tạo một cách nhanh chóng và kịp thời. Với cách cộng tác cả team đó giúp xây dựng kế hoạch tốt hơn và tập trung hỗ trợ cho dự án nói chung.

Atlassian sử dụng một số templates để giảm chi phí liên quan đến quá trình lập kế hoạch và khởi động các cuộc thảo luận về các phương pháp về lập kế hoạch dự án. Các template kế hoạch dự án là một cách tuyệt vời để khiến cả team suy nghĩ về các khía cạnh của quản lý dự án mà họ chưa từng biết hay chưa thể chưa xem xét trước đây.

Xét cho cùng, việc có một elevator pitch tuyệt vời khác nhiều so với tạo ra một kế hoạch thiết thực.

Elevator Pitch là một thuật ngữ tiếng lóng được sử dụng để mô tả một bài phát biểu ngắn gọn phác thảo một ý tưởng cho một sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án. Cái tên này xuất phát từ khái niệm rằng bài phát biểu nên được gói gọn trong khoảng thời gian ngắn như khi đi thang máy (Elevator), thường là 20-60 giây.

Việc sử dụng template sẽ giúp bạn suy nghĩ kỹ càng về những gì dự định sẽ làm và chắc chắn được bạn sẽ không quên điều gì cả. Hãy đối mặt: suy nghĩ về cả những công việc phụ thuộc, các rủi ro không mong muốn, vì vậy trừ phi đó là những tính năng bắt buộc thì rất dễ lờ đi những điều nhỏ như thế này trong kế hoạch dự án.

Tip: Template kế hoạch dự án free: Grab the PDF here

Step 5: Cân nhắc tất cả khả năng và kết quả của goals và scope

Tạo ra project problem statement (bản phát biểu vấn đề dự án) có thể gặp phải, đặc biệt là những điều bạn đang cố gắng giải quyết. Sau đó, xây dựng giả thuyết nêu rõ kết quả nên như thế nào theo suy nghĩ của bạn để giải quyết các vấn đề đó. Sau khi suy nghĩ và mô tả các vấn đề xong, tiếp theo hãy phác thảo một bản giải thích về nền tảng dự án và bất cứ dữ liệu hay thông tin hỗ trợ dự án. Hơn nữa, hãy xác định thêm các chỉ số bạn sẽ dùng để đo lường thành công của dự án - những chỉ số này sẽ cung cấp thông tin một vài khía cạnh trong dự án của bạn.

Phát biểu vấn đề là một mô tả ngắn gọn về một vấn đề cần giải quyết hoặc một điều kiện cần được cải thiện. Phát biểu vấn đề xác định sự thiếu sót giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn của một quy trình hoặc một sản phẩm nào đó

Hãy tự hỏi bản thân và team những gì phải làm (must have) và điều gì có thì tốt (nice to have) hay đơn giản hơn là những việc không cần thiết (not needed). Việc thống nhất về phạm vi - bao gồm cả những gì ngoài phạm vi dự án ở giai đoạn ban đầu giúp bạn giảm nguy cơ thông tin sai lệch giữa các stakeholders. Bạn sẽ biết được cần bao nhiêu thời gian để nhờ những thành viên khác giúp đỡ các công việc trong dự án. Đồng thời, nhờ những điều đó, bạn có thể dễ dàng nhận ra những thay đổi trong phạm vi dự án.

Scope creep - mất kiểm soát phạm vi dự án là điều không thể tránh khỏi nhưng điều quan trọng là cân bằng phạm vi, timelines và resources để không có nhân tố nào trong chúng bị vượt tầm kiểm soát.

Step 6: Lường trước (để ngăn ngừa) những điều bất ngờ

Mọi kế hoạch dự án đều bao gồm các dữ kiện về ngân sách, lịch trình và phạm vi. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt cũng cần trả lời các câu hỏi quan trọng về dự án, bao gồm:

• Nguồn lực (Resources): Cần các loại kỹ năng nào? Ai đang có những kỹ năng đó? Ngân sách của dự án là bao nhiêu?
• Quyết định (Decisions): Ai sẽ đóng góp các đề xuất? Ai sẽ ra quyết định cuối cùng?
• Liên lạc (Communications): Ai sẽ nhận thông báo về dự án? Khi nào nhận thông báo? Và format thông báo là gì?
• Rủi ro (Risk): các thành viên trong nhóm cần lưu ý điều gì? Quy trình logging và theo dõi rủi ro là gì?
• Nhận xét (Reviews): bạn sẽ thu thập phản hồi như thế nào trước dự án được chuyển đi?
• Phê duyệt (Approvals): Cần ai tham gia vào quá trình phê duyệt này? Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng?
• Thời gian (Timing): Schedule làm việc của bạn có phù hợp với timelines của dự án không? Bạn đã quyết định deadline như thế nào? Làm thế nào bạn đến để chọn deadline của bạn phù hợp?

Kế hoạch không cần phải đi sâu vào chi tiết từng vấn đề nhưng nó phải cung cấp đủ thông tin để bạn triển khai dự án một cách suôn sẻ mà không có nhiều bất ngờ không mong muốn.

Tip: dùng mô hình DACI để đưa ra quyết định đúng đắn về dự án của bạn một cách kịp thời.

Step 7: Lựa chọn phương pháp quản lý dự án yêu thích

Là project manager, bạn có thể chọn waterfall hoặc agile để phát triển dự án. Agile đem lại hiệu quả nhanh chóng với các nhiệm vụ nhỏ, lặp đi lặp lại và một quy trình liên tục đánh giá các yêu cầu, kế hoạch và kết quả. Phương pháp này cần cố định thời gian và nguồn lực. Nếu tình hình dự án thay đổi, khi phạm vi dự án sẽ giảm xuống, chúng ta chỉ còn giữ những phần must have-have pieces cho phân đoạn hay iteration aka sprint. Và sau đó, có thể thêm các phần nice to haves (có thì tốt, không bắt buộc) vào các phân đoạn sau.

Phương pháp waterfall là một quy trình tuyến tính, tuần tự (giống như thác nước), truyền thống hơn, dự án di chuyển theo từng giai đoạn, từng nhóm. Ở đây, phạm vi được coi là cố định, trong khi timing và resources linh hoạt.

Step 8: Viết và review kế hoạch của bạn

Khi bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi, tổ chức xong các cuộc thảo luận và note lại những điều cần thiết thì đã đến lúc viết kế hoạch dự án. Cho dù bạn dùng từ ngữ nào, format hay thiết kế thế nào, hãy viết một cách đơn giản.

Bất kỳ kế hoạch nào, bất kỳ nội dung chi tiết như thế nào sẽ cần một số thông tin dưới đây:

• Tên dự án
• Ngày bàn giao
• Ngân sách
• Mục tiêu
• Các highlighted milestones và tác động mong muốn có thể đo lường được
• Dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi task
• Chú thích chính người đảm nhiệm từng tasks
• Mô tả chi tiết của các tasks và các notes để làm rõ tasks
• Chú thích rủi ro của tasks (hoặc team) có sự phụ thuộc lẫn nhau để tránh chậm trễ

Khi hoàn thành kế hoạch dự án của bạn, đừng vội ăn mừng. Trước khi ăn mừng, hãy dành thời gian để nhờ ai đó không liên quan đến việc lập kế hoạch dự án xem qua kế hoạch dự án của bạn.

Tip: Khi estimate mỗi task (estimating each task’s size), đừng chú ý quá mức tới các chi tiết hay độ phức tạp của task đó. Hãy nhớ rằng đây là những phán đoán có dựa trên kinh nghiệm, hiểu biết của bạn và rất khó để chính xác hoàn toàn được nên sẽ không ai soi xét quá kỹ cho estimate task của bạn đâu.

Step 9: Chia sẻ kế hoạch và động viên nỗ lực cùng nhau

Kế hoạch dự án của bạn đã được hoàn thành và hiệu đính. Đã đến lúc đưa nó đến với tất cả thành viên sẽ làm việc với bạn trong dự án cũng như các stakeholders và những người cần được cung cấp thông tin. Sau đó, hãy sẵn sàng cho niềm vui thực sự, bắt đầu với một dự án khởi động thực sự thúc đẩy mọi thứ về phía trước. Hãy nhớ rằng, sẽ có những thay đổi và thách thức, bạn chỉ cần sẵn sàng để quản lý chúng.

Dù điều gì xảy ra, hãy giữ mối liên hệ với kế hoạch của bạn. Bằng cách tập trung vào phạm vi dự định và các bước đã thỏa thuận, bạn sẽ chắc chắn hoàn thành dự án được của mình.

Trên đây mình đã chia sẻ về cách phát triển kế hoạch dự án. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tiếp về tổng quan về lập kế hoạch cho nguồn lực của dự án.
Bài viết được lược dịch từ tài liệu Developing a project plan của Atlassian.