Giới thiệu cuộc họp Agile Restrospectives cơ bản cho dự án.

Thường thì Agile team sẽ có cuộc họp Retrospective để cải thiện các vấn đề của dự án và team. Và dưới đây là giới thiệu về 1 cuộc họp retrospective cơ bản:

Mục tiêu của cuộc họp:

• Tạo ra một không gian để toàn bộ thành viên của team nhìn lại và thảo luận về những gì đã làm tốt, những gì chưa làm tốt và những gì có thể cải thiện.
• Giữ được tinh thần "cải tiến liên tục" (countinous improvement) trong cách làm việc của mỗi cá nhân, của cả team và môi trường làm việc.

Ai sẽ tham gia cuộc họp này?

Các bên liên quan tới dự án.

• Dev Team
• Stakeholders

Lịch trình:

Dành cho quy mô 4-8 thành viên.

• Chuẩn bị: 15 phút
• Thời gian họp: 30 phút

Có thể phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của công việc, quy mô của team, khoảng thời gian từ cuộc họp restrospectives trước mà mà cuộc họp có thể kéo dài tới 1 hoặc 2 giờ.

Khi nào thì họp ?

• Cuối mỗi sprint.

Chuẩn bị:

Dành 15 phút để chuẩn bị các vật dụng sau:

• Bảng trăng
• Bút viết bảng
• Sticky notes
• Đồng hồ bấm giờ
• Gà cao su

Vẽ lên bảng 2 câu hỏi và phân chia thành 2 cột:

• Chúng ta đã làm tốt điều gì ?
• Chúng ta cần làm gì tốt hơn ?

Tiến hành họp:

5 phút đầu: Khởi động

Thông báo về cuộc họp và đưa ra luật về rule cho cuộc họp:

• Nhấn mạnh tinh thần tích cực cải tiến liên tục à chia sẻ những suy nghĩ của bạn sẽ giúp cho team cải thiện và phát triển.
• Không cá nhân hoá các ý kiến trong cuộc họp.
• Lắng nghe với tinh thần cởi mở và luôn luôn ghi nhớ rằng kinh nghiệm của tất cả các thành viên đều có ích.
• Nói rõ về phạm vi và ranh giới của cuộc họp. Ví dụ: phạm vi là sprint trước, quý trước, hoặc từ khi dự án bắt đầu. Chú ý cần nói rõ ràng về khoảng thời gian mà bạn muốn cả team nhìn lại.
• Khuyến khích toàn team về tinh thần cải tiến, tránh công kích và quy trách nhiệm.

Tip:
Nên để ai đó trong team hơn là team lead dẫn dắt cuộc họp này. Chia sẻ sự dẫn dắt với những thành viên trong team sẽ giúp cuộc họp này tốt hơn và khuyến khích các thành viên tham gia tốt hơn và sẽ có thể tìm ra được nhiều vấn đề gây bất tiện cho team của bạn hơn.

10 phút tiếp: Chúng ta đã làm tốt điều gì ?

Bắt đầu cuộc họp với những ghi chú mang tính tích cực. Mỗi thành viên hãy dùng các sticky notes màu xanh để viết ra những việc mà họ cảm thấy là đã hoàn thành tốt. Mỗi sticky notes là 1 ý kiến.

Sau khi mọi người đã viết và gắn hết các stiky notes lên bảng, người dẫn dắt cuộc họp nên nhóm lại các ý kiến tương đồng hoặc ý kiến giống nhau.

Cùng thảo luận về các ý kiến này một cách ngắn gọn.

ANTI PATTERN

Cuộc thảo luận bị dẫn dắt bởi 1 hoặc 2 người.

Đây là tín hiệu mà bản phải tìm 1 người dẫn dắt tốt hơn. Tìm cách khơi gợi để các thành viên trong team đang yên lặng có thể đưa ra ý kiến của họ.

10 phút tiếp: Chúng ta cần cải thiện điều gì ?

Giống như các bước ở trên, bạn dùng các sticky màu hồng hoặc đỏ để ghi ra ý kiến.
Chú ý cần lưu ý team của bạn là các ý kiến về việc cần cải thiện này hướng tới các hành động cụ thể và kết quả cụ thể, không hướng về 1 ai đó cụ thể.

5 phút cuối

• Tổng kết lại các việc chưa làm tốt và các hành động cụ thể mà cả team đã đưa ra để cải thiện các vấn đề đó.
• Assign cho người chịu trách nhiệm thực hiện cho các hành động cụ thể để cải thiện và thời hạn hoàn thành.

ANTI PATTERN

Nếu các ý tưởng của team không tập trung vào việc cải thiện.

Không nên để cuộc họp này chỉ mang tính hình thức và không có giá trị gì cả. Cần cải thiện chính cách bạn thực hiện cuộc họp này bằng 1 cuộc họp cải thiện. Đảm bảo rằng các ý tưởng của team được chuyển thành các nhiệm vụ cụ thể và sẽ được áp dụng trong các sprint tới.

Tham khảo:
https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/retrospective