Scrum Team sẽ thua cuộc nếu không tối đa hóa sự kiện này

Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công - William Arthur Ward

Sprint Planning là một trong những sự kiện quan trọng nhất trong Scrum, là cơ hội để toàn bộ Scrum Team cùng nhau định hướng và lên kế hoạch cho một Sprint tiếp theo.

Sprint Planning giúp đảm bảo rằng Scrum Team đang làm việc theo cùng một kế hoạch và đối tượng, đồng thời giúp tăng tính linh hoạt và thích ứng trong việc xử lý các yêu cầu mới hoặc thay đổi yêu cầu đã có.

Với tầm quan trọng đó, hiểu rõ và áp dụng Sprint Planning đúng cách là vô cùng cần thiết để đạt được sự thành công trong quá trình phát triển sản phẩm với Scrum. Tuy nhiên, trên thực tế hầu hết các Scrum Team đang chưa sử dụng đúng cách, và thậm chí ngay cả những nhóm có kinh nghiệm cũng không sử dụng hết tiềm năng của nó.

Một số nhóm chỉ sử dụng sự kiện này để lựa chọn các PBI mà họ sẽ thực hiện trong Sprint tới. Sprint Planning còn có nhiều giá trị khác mà các nhóm có thể tận dụng để đạt được tối đa giá trị từ sự kiện này.

Scrum Guide không cung cấp chi tiết về quy trình hoặc tài liệu cho bất kỳ sự kiện nào trong Scrum, nhưng nó chỉ ra 3 chủ đề chính cần bao quát trong Sprint Planning, tạo ra một khung tối thiểu cho Scrum Team để thực hiện sự kiện này:

Tại sao Sprint có giá trị? (Sprint Goal)
Những gì có thể được thực hiện trong Sprint này? (Selected PBIs)
Công việc được chọn sẽ được thực hiện như thế nào? (Plan for delivery)

Mặc dù, Scrum Guide 2020 đã cố ý đề cập rõ rằng phải thảo luận cả 3 chủ đề này, nhưng hầu hết các nhóm vẫn chỉ thảo luận về chủ đề thứ 2.

Vì sao phải đặt Sprint Goal?

Scrum Guide đề xuất xác định giá trị của Sprint sắp tới thông qua Sprint Goal để đảm bảo rằng Sprint này sẽ cung cấp giá trị tổng thể cho tổ chức.

Hãy tưởng tượng rằng Scrum Team đã chọn 1o PBI để thực hiện trong một Sprint. Khoảng giữa Sprint, nhóm nhận ra rằng họ đang không đi đúng hướng để hoàn thành tất cả mười mục đó. Họ sẽ cần giảm phạm vi của Sprint, nhưng họ sẽ loại bỏ những PBI nào và ưu tiên những PBI nào?

Nếu không có Sprint Goal rõ ràng, việc quyết định loại bỏ và ưu tiên các PBIs trong một Sprint sẽ rất khó khăn và có thể dẫn đến việc mất định hướng và kết quả không đạt được như mong đợi.

Việc tập trung vào Sprint Goal thay gì các PBIs đã chọn, giúp Scrum Team đạt được kết quả như mong đợi trong một môi trường phức tạp và không thể đoán trước được.

Trong quá trình triển khai Sprint, nếu Scrum Team gặp phải vấn đề hoặc không thể hoàn thành tất cả các PBI được chọn cho Sprint, các Nhà phát triển sẽ thảo luận với Product Owner để xem xét việc loại bỏ một số PBI nào đó khỏi Sprint, giúp Scrum Team tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được Sprint Goal và cung cấp Done Increment đáp ứng Sprint Goal.

Lợi ích của kế hoạch delivery (Plan for delivery)

Trong quá trình Sprint Planning diễn ra, Scrum Team cần thảo luận và lên kế hoạch để hoàn thành các PBIs đã chọn cho Sprint. Kế hoạch này không cần phải chi tiết từng hoạt động hàng ngày, nhưng cần đủ để bắt đầu và còn lại sẽ được phát triển trong suốt Sprint. Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng giúp xác định sự phụ thuộc giữa các thành viên của Scrum Team và cách xử lý chúng để tránh lãng phí.

Ví dụ: trong một Sprint, nhóm tập trung vào việc sơn phòng khách, chúng ta cần thảo luận ai sẽ chọn màu sơn và ai sẽ mua sơn để chỉ có một người thực hiện việc tùy chọn màu sắc và một người chỉ để mua sơn, tránh làm việc trùng lặp.

Ví dụ trên giúp minh họa cho việc thảo luận về việc phân chia công việc để tránh làm việc trùng lặp và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của Scrum Team.

Khi mỗi thành viên sẽ nói về phương pháp của mình để hoàn thành các nhiệm vụ. Qua đó, nhóm sẽ nhận được phản hồi từ các thành viên khác để cải thiện công việc và tăng cường hiệu quả. Việc phát biểu và trao đổi ý kiến giữa các thành viên trong nhóm là cách tốt nhất để đưa ra các ý tưởng mới, khắc phục những khó khăn và phát triển kỹ năng của mỗi thành viên. Qua quá trình này, các thành viên trong nhóm sẽ cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Kết luận

Sprint Planning không chỉ đơn thuần là việc chọn các yêu cầu ưu tiên để hoàn thành trong một Sprint, mà còn là cơ hội để Scrum Team xác định Sprint Goal và tạo ra một kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu đó.

Việc tạo ra Sprint Goal giúp định hướng cho toàn bộ Scrum Team và giải thích tại sao Sprint này quan trọng đối với sản phẩm hoặc dự án. Kế hoạch tổng quan cho phép nhóm có một cái nhìn toàn diện về các yêu cầu được chọn và lên kế hoạch thực hiện chúng. Kết hợp cả 3 khía cạnh của Sprint Planning là một cách để đạt được Done increment đáp ứng Sprint Goal.

Nguồn: https://www.rebelscrum.site/post/your-team-is-losing-out-if-it-s-not-maximizing-this-scrum-event