Measure What Matters – Làm Điều Quan Trọng đây là cuốn sách đầu tiên đưa mình đến với OKRs từ những ngày đầu gia nhập gia đình nhà cú Haposoft, đánh dấu 4 tháng cùng anh em học và làm OKRs. Dưới đây là Tổng hợp những kiến thức cơ bản về OKRs trong quá trình mình thực hiện nó, hy vọng bạn sẽ đọc, suy ngẫm và đừng quên đưa ra ý kiến của bạn ở phần comment.

Về tác giả: John Doerr – một kỹ sư, chuyên gia đầu tư mạo hiểm có tiếng và là chủ tịch của quỹ đầu tư mạo hiểm Kleiner Perkins. Ông kế thừa nền tảng của OKRs từ Andy Grove – chủ tịch Intel (năm 1971).

John Doerr đã từng kinh qua nhiều vị trí quản lý cấp cao tại các Tập đoàn hàng đầu thế giới, tiêu biểu là Google và Amazon. Với kinh nghiệm của một người làm lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp, John Doerr viết OKRs như một quyển nhật ký ghi chép lại kinh nghiệm về doanh nghiệp điển hình đã thành công nhờ phương pháp OKRs như: Google, Intel, Youtube, Adobe, Bill Gates Foundation, …

📖 Sách gồm 2 phần chính:

✍️ Phần 1: Làm sao để biến những ý tưởng tốt trở thành hành động xuất sắc, cải thiện năng suất và hài lòng ở nơi làm việc, có 4 yếu tố siêu quyền lực:

#1 Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu

#2 Sắp xếp và kết nối công việc nhóm

#3 Theo dõi và tinh thần trách nhiệm

# 4 Mở rộng quy mô để bứt phá

✍️ Phần 2: Ứng dụng OKRs và phương pháp phối hợp trong thực tế công việc

1. OKRs là gì?

OKR hay OKRs là từ viết của Objectives and Key Results, nghĩa là Mục tiêu và Kết quả then chốt và là một công cụ đơn giản tạo ra sự liên kết và cam kết xoay quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Các OKRs được sử dụng ở công ty, thường chia sẻ công khai minh bạch và thường xuyên theo dõi để qua đó tập trung nỗ lực vào những công việc quan trọng nhất.

❗️PHẦN 1: OKRs TRONG ỨNG DỤNG THỰC TẾ

Chương này nói về cuộc gặp gỡ của tác giả với ban lãnh đạo của Google để thuyết trình về việc ứng dụng OKR và đồng thời nói về lợi ích của OKR khi được áp dụng, tác giả kể tên một số công ty đã áp dụng thành công OKR: AOL, Dropbox, Linkedin, Oracle, Slack, Twitter, BMW, Samsung, Disney,…

Tác giả kể câu chuyện Google gặp OKR như thế nào. Để Google dẫn đầu thị trường họ phải học cách chọn cái nào bỏ cái nào, giữ đội ngũ tập trung và đi theo mục tiêu rõ ràng và nếu có dự án thất bại thì kết thúc nhanh không dây dưa. Họ cần dữ liệu kịp thời và liên quan để giám sát tiến độ và đo lường xem yếu tố nào là quan trọng, có tầm ảnh hưởng.

Mục tiêu là những gì chúng ta muốn đạt được, hay đơn giản là chúng ta “muốn đi đâu”. Mục tiêu cần phải rõ ràng, dễ hiểu, có ý nghĩa và truyền cảm hứng, đồng thời cũng cần thực tế và khả thi.

Kết quả then chốt sẽ giúp chúng ta xác định mình “tới đó bằng cách nào”. Các kết quả then chốt hữu hiệu phải thể hiện được một cách rõ ràng và có khống chế thời gian, phải có tính công kích nhưng vẫn đảm bảo tính hiện thực.

1️. Yếu tố siêu quyền lực #1: Tập trung và cam kết với những ưu tiên hàng đầu.

OKR bao gồm cả what và how, nó đảm bảo sự tập trung nhất quán và liên kết từ trên xuống và từ dưới lên của tổ chức.

Thường được bắt đầu bằng câu hỏi: Cái gì là quan trọng nhất trong 3 tháng, 6 tháng, 1 năm.

Điều đặc biệt ở đây là các cá nhân lãnh đạo phải hết sức cam kết, đặc biệt là với quy trình, nếu không đừng kỳ vọng nhân viên làm theo OKRs. Lãnh đạo phải làm gương và thực hành những điều họ dạy và cam kết.

2️. Yếu tố siêu quyền lực #2: Sắp xếp và kết nối công việc nhóm:

Chương này một lần nữa tác giả khẳng định tầm quan trọng của tính minh bạch của OKRs, minh bạch gieo mầm cho sự hợp tác, OKRs minh bạch sẽ cho mọi người biết họ cần tập trung vào điều gì trước. Khi OKRs của lãnh đạo được thiết lập thì công việc thực sự bắt đầu. OKRs chuyển từ kế hoạch sang thực thi, các quản lý kết nối công việc hàng ngày của họ với OKRs của công ty.

OKRs nên đi theo mô hình thác đổ, tức là mục tiêu phải đi từ trên xuống. Quản lý cấp cao đặt mục tiêu cho các phòng ban, trưởng phòng ban truyền mục tiêu xuống cấp dưới thấp hơn và cứ thế xuống cấp thấp nhất. Tuy nhiên, để khuyến khích sự sáng tạo, mục tiêu cũng có thể được đưa từ cấp dưới lên. Nhân viên làm công việc trực tiếp thường cảm nhận được những thay đổi sắp xảy đến trên thị trường hơn ai hết.

OKRs tối ưu phải khuyến khích nhân viên thiết lập ít nhất vài mục tiêu của chính họ.

3️. Yếu tố siêu quyền lực #3 – Theo dõi và tinh thần trách nhiệm

Nhân viên chỉ thực sự tham gia nhiệt tình nhất khi họ thấy được công việc họ đang làm đóng góp như thế nào cho sự thành công của công ty. Phần thưởng bên ngoài (Thưởng cuối năm) hầu như chỉ để chứng thực cho những gì họ đóng góp..

Để có kết quả tốt nhất thì OKRs mỗi quý cần được xem xét kỹ lưỡng nhiều lần. Ghi nhận sự tiến bộ để mọi người có động lực tiếp tục thực hiện. Khi OKRs có dấu hiệu thất bại thì cần có kế hoạch giải cứu trước khi được loại bỏ.

Ngoài ra sách còn chia sẻ cách chấm điểm, đánh giá OKRs của Google và mình thấy có một điều rất đáng lưu ý: Dữ liệu hệ thống là khách quan còn đánh giá là theo chủ quan của người thiết lập mục tiêu. Kết quả (Dữ liệu) có khi ẩn chứa nỗ lực mạnh mẽ và ngược lại một kết quả mạnh mẽ đôi khi là do thổi phồng

Kết luận ở đây: Con số không quan trọng bằng trạng thái hiện tại được mô tả trong OKRs.

Sau mỗi chu kỳ OKRs, cần suy ngẫm:

- Cảm nhận của bạn về OKRs Quý này?

- OKRs quý này bạn đã làm được gì, có đóng góp gì vào OKRs của công ty chưa?

- Nếu chưa, tôi đã gặp phải chướng ngại nào?

- Nếu viết lại mục tiêu đã thực hiện, tôi nên thay đổi cái gì?

- Tôi sẽ làm gì ở kì OKRs kế tiếp?

4️. Yếu tố siêu quyền lực #4: Mở rộng quy mô để bứt phá

Theo tác giả, có 2 loại mục tiêu: Cam kết và mở rộng

Cam kết: Đồng ý sẽ hoàn thành và sẵn sàng điều chỉnh thời gian, nguồn lực để đảm bảo hoàn thành. OKR này điểm kỳ vọng là 1 (Đạt 100%), nếu không đạt phải giải thích và chỉ ra những sai sót trong lúc hoạch định hay thi hành.

Với mục tiêu mở rộng, lãnh đạo phải truyền đạt 2 điều: Tầm quan trọng của kết quả từ mục tiêu này và lòng tin mục tiêu này có thể hoàn thành.

✍️ Phần 2: Ứng dụng OKRs và phương pháp phối hợp trong thực tế công việc
Khi thực hiện OKRs, có 1 khái niệm mới được đưa ra, và rất quan trọng trong thời đại hiện nay, đó là CFRs, phương pháp thay thế cho quy trình xem xét đánh giá hàng năm, có thể gọi là Quản lý công việc liên tục. Đây là cách thực hiện quản lý công việc của cấp trên đối với cấp dưới khi triển khai OKRs.

CFRs bao gồm:

Conversations: Trao đổi

- Thiết lập mục tiêu và đánh giá: Thông qua cuộc thảo luận tập trung vào việc kết nối các Mục tiêu và Kết quả then chốt cá nhân với các mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp.

- Liên tục cập nhật tiến độ: Thông qua các cuộc họp check-in ngắn gọn, dựa trên dữ liệu về tiến độ của nhân sự theo thời gian thực, cùng với việc giải quyết vấn đề nếu cần.

- Chỉ dẫn cho nhau để phát triển nghề nghiệp: điều này giúp những người thực hiện mục tiêu khám phá được tiềm năng của chính họ và giúp nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn.

- Kiểm tra biểu hiện công việc

Feedback: Phản hồi

Công ty nên có cơ chế phản hồi 2 chiều giữa nhân viên và quản lý để đánh giá tiến độ và đề xuất phương án cải thiện.

Recognition: Công nhận

- Thiết lập tiêu chuẩn rõ ràng, công nhận nhân viên dựa trên hành vi, thái độ làm việc và kết quả của họ khi họ hoàn thành xong một dự án đặc biệt, đạt được mục tiêu của công ty hay thể hiện tốt những giá trị đại diện cho doanh nghiệp.

- Chia sẻ các câu chuyện được công nhận bằng các phương tiện truyền thông nội bộ.

- Công nhận theo cả hàng ngang và làm cho sự công nhận diễn ra thường xuyên. Chúng ta tán dương cả những thành tích, dù là lớn hay nhỏ.

Đối với việc triển khai OKRs, văn hóa doanh nghiệp rất quan trọng.

Văn hóa doanh nghiệp là “tập hợp các giá trị và niềm tin, mà mọi người trong doanh nghiệp cùng công nhận và suy nghĩ, nói, hành động như một thói quen”.

Văn hóa doanh nghiệp OKR là văn hóa doanh nghiệp đi liền với trách nhiệm. Các cá nhân cố gắng đạt được mục tiêu không phải chỉ vì sếp của họ yêu cầu. Họ làm điều đó vì hiểu rằng mỗi OKR rõ ràng là điều quan trọng và có sức ảnh hưởng đối với doanh nghiệp và với cả những đồng nghiệp tin tưởng họ. Đó không chỉ là một cam kết thực hiện với người khác, mà còn là tự cam kết thực hiện của các cá nhân đó với chính bản thân họ.

Cuối phần 2 là phụ lục tóm tắt lại cách viết OKRs hiệu quả

Mục tiêu (O) là gì? (What?)

- Trình bày mục đích và ý định;

- Khó đạt được nhưng vẫn thực tế;

- Hữu hình, khách quan, mạch lạc cho người khác đọc hiểu cho dù có đạt được hay không;

- Hoàn thành mục tiêu phải đem lại giá trị cụ thể cho công ty.

Kết quả then chốt (KRs) như thế nào? (How)

- Diễn tả những hành động cụ thể có thể đo đếm được, mà nếu đạt được sẽ giúp cho mục tiêu đến gần với mức hoàn thành;

- Phải diễn tả bằng kết quả chứ không phải hành động;

- Phải bao gồm bằng chứng cho sự hoàn thành, chứng cứ này phải tồn tại, đáng tin cậy và dễ nhận thấy.

OKRs có 2 loại:

1. Cam kết: đây là loại OKR đồng ý sẽ hoàn thành và chúng ta sẵn sàng điều chỉnh thời gian, nguồn lực để đảm bảo hoàn thành.

OKR này điểm kỳ vọng là 1 (cần phải đạt 100%, nếu không đạt phải giải thích và chỉ ra những sai sót trong lúc hoạch định hay thi hành).

2. Mở rộng: Mô tả chúng ta muốn thế giới trông như thế nào, ngay cả khi không có ý tưởng rõ ràng. OKRs này điểm kỳ vọng là 0.7, với biến số khá lớn

Những sai lầm và “bẫy” khi viết OKRs:

- Bẫy #1. Không phân biệt OKRs cam kết và mở rộng

- Bẫy #2. OKRs là những mục tiêu bình thường

- Bẫy #3. OKR mở rộng trông có vẻ rụt rè

Hãy sử dụng phép thử như tự hỏi hoặc hỏi xem khách hàng của mình thực sự muốn điều gì, mục tiêu và nguyện vọng của chúng ta có đáp ứng hay vượt qua yêu cầu của họ không

- Bẫy #4. Chiến thuật “dự trữ nguồn lực”

OKRs cam kết sử dụng hầu hết chứ không phải toàn bộ nguồn lực. Cam kết & mở rộng sẽ sử dụng nhiều hơn nguồn lực sẵn có.

- Bẫy #5. Đặt những OKRs có giá trị thấp, đồng nghĩa với việc dù có đạt được OKRs, nhưng không đem lại lợi ích cho người sử dụng hay lợi ích kinh tế.

- Bẫy #6. Thiếu kết quả then chốt cho mục tiêu cam kết

Lỗi phổ biến khi viết KRs là viết điều kiện cần nhưng chưa đủ để hoàn thành O.