Phạm vi dự án là mọi thứ cần thiết để hoàn thành một dự án, bao gồm các tasks, thời gian và nguồn lực. Vì vậy, quản lý phạm vi dự án theo quy trình giám sát và điều tiết tất cả những điều đó để bạn có thể hoàn thành dự án của mình đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Bạn có từng gặp tình huống như dưới đây không?

Mình cần đến siêu thị để mua trứng. Trên đường đến gian hàng sữa, bạn nhớ rằng mình đã hết ngũ cốc. Vì vậy, bạn lấy một hộp hoặc hai hộp. Sau đó, bạn bị phân tâm bởi gian hàng đầy hoa quả tươi và bạn cũng lấy một vài món trong đó. Rồi bạn nhận ra mình cần một số khăn giấy...

Tại thời điểm này, các món đồ mà bạn lấy đã rất nhiều, bạn có ôm và giữ chúng, chúng bị kẹt dưới cằm và giữ thăng bằng một cách bấp bênh trong vòng tay của bạn.. Mọi thứ đang khó khăn với bạn bất kể bạn cố gắng thế nào để giữ chúng lại với nhau.

Bạn xấu hổ đi bộ đến trước siêu thị để lấy xe đẩy hàng. Sau đó, bạn ném thêm một vài món hàng đã mua vào xe trước khi quay trở lại để lấy những quả trứng đó (dường như bạn đã quên những quả trứng cần mua trong ít phút?).

Trước khi bạn kịp nhận ra toàn bộ quá trình đã xảy ra, bạn suy nghĩ rẽ vào siêu thị lấy đồ thật nhanh thì chuyến đi đó đã bị biến thành một chuyến đi mua sắm kéo dài một giờ. Những gì được cho là khiến bạn tiêu tốn 20.000 đồng cuối cùng lại có giá gần 1 triệu đồng. Nhưng điều thật sự bạn cần là gì? Tôi dám chắc rằng đó chỉ là 1 vài quả trứng.

Nếu bạn so sánh ví dụ trên với bối cảnh các dự án công việc trên công ty của mình, điều này được gọi là “scope creep” hay mất kiểm soát phạm vi dự án - đây là bằng chứng về lý do tại sao việc xác định và quản lý phạm vi dự án đáng để bạn lập ra một danh sách.

Đúng vậy, có những người ngoài kia không bị phân tâm bởi bất kỳ mặt hàng nào khác ngoài trứng bởi vì chúng không nằm trong danh sách mua sắm ban đầu của họ. Với quản lý phạm vi dự án, bạn cũng có thể làm theo cách đó.

Tại sao quản lý phạm vi dự án là quan trọng?

Rất có thể, bạn là một trong những người mua sắm quá mức như ví dụ trên hoặc quản lý một dự án mà bằng cách nào đó vượt quá yêu cầu(requirements) ban đầu. Theo như Project Management Institute (PMI), có tới 52% dự án đang gặp phải tình trạng "scope creep".

Bạn không có đủ số lượng nhân lực, thời gian và tiền bạc. Và nếu các yêu cầu dự án tiếp tục mở rộng thì những thứ trên hay chính là nguồn lực của bạn sẽ càng bị hạn chế.

Quản lý phạm vi dự án hiệu quả giúp bạn bám sát nhất có thể với kế hoạch ban đầu và việc quản lý các nguồn lực của bạn hiệu quả hơn, điều này dẫn đến những lợi ích dưới đây.

1. Có các mốc thời gian thực tế

Một nghiên cứu trên 10.600 dự án của PwC cho thấy: chỉ 2,5% công ty hoàn thành 100% dự án thành công. Những người còn lại hoặc là vượt quá ngân sách hoặc là không đúng thời hạn ban đầu đặt ra của họ hoặc là bị cả hai điều đó

Quản lý phạm vi sẽ giúp bạn và team hoàn thành đúng với thời hạn đã đặt ra từ đầu. Khi bạn biết chính xác những gì cần thiết để hoàn thành của một dự án để tập trung nhiều thời gian hơn mục tiêu đã xác định, vì vậy việc đạt được mục tiêu sẽ dễ dàng hơn với thời hạn thực tế.

Hãy cùng suy nghĩ lại chuyến đi siêu thị mà chúng ta đã cùng nhau đề cập ở trên. Nếu bạn biết trước danh sách những món đồ mình cần mua (không chỉ là trứng), thay vì đi tới đó và nghĩ rằng mình sẽ đi mua đồ trong 5 phút, hãy mua một giỏ hàng online. Bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn và sử dụng thời gian đó cho các công việc khác một cách hiệu quả.

2. Sử dụng ngân sách chính xác

Thật khó để biết được chi phí của một dự án là bao nhiêu nếu các yêu cầu và sản phẩm chuyển giao của nó liên tục thay đổi và phát triển.

Xác định phạm vi dự án sẽ giúp bạn đặt ngân sách hợp lý ngay từ đầu và theo dõi phạm vi khi nhóm dự án của bạn đạt được tiến độ sẽ giúp ngân sách của dự án không bị vượt quá kế hoạch ban đầu.

3. Các dự án hiệu quả

Bạn đang xử lý một dự án sẽ không bao giờ kết thúc khi mà các bên liên quan hoặc khách hàng liên tục yêu cầu các tính năng, các chỉnh sửa hoặc bổ sung mới. Phạm vi của dự án tiếp tục mở rộng và dự án kéo dài liên tục.

Thật tuyệt khi nói “Yes” với mọi thứ nhưng các team dự án có xu hướng tiếp tục đồng ý với các yêu cầu mà không nhận ra rằng họ đã đi lạc bao xa so với kế hoạch ban đầu.

Việc xác định và quản lý phạm vi dự án sẽ giúp team bàn giao các dự án một cách hiệu quả theo đúng các yêu cầu ban đầu thay vì để team tiếp tục lăn lộn với các yêu cầu mới mà không có hồi kết.

Nói một cách đơn giản, bản mô tả phạm vi công việc đóng vai trò là nền tảng của dự án. Đó là thứ mà người quản lý và nhóm dự án có thể sử dụng xuyên suốt để đưa ra các quyết định chính xác đến dự án của họ.

Các bước để xác định phạm vi dự án

Bạn không thể nhìn thấy trước tương lai, song song với đó dự án, môi trường luôn thay đổi nên việc xác định phạm vi dự án của bạn có vẻ khó khăn. Làm thế nào bạn có thể biết được mọi thứ mà dự án của bạn sẽ cần ngay từ những ngày đầu tiên?

Hãy xem qua một vài bước bạn có thể sử dụng để tạo một tuyên bố về phạm vi dự án cơ bản.

Hãy tưởng tượng rằng bạn làm việc với tư cách là một đại lý tiếp thị, bạn và team muốn tạo một bảng câu hỏi mẫu để thu hút tất cả các khách hàng mới. Đây là cách bạn xác định phạm vi của mình:

1. Xác định mục tiêu dự án

Mỗi dự án đều có một mục tiêu - đó là lý do tại sao bạn thực hiện nó ngay từ đầu.

Đừng mặc định cho rằng mục tiêu của dự án ai cũng sẽ nắm được trong team của bạn. Xác định mục tiêu của bạn cung cấp bối cảnh, thông tin quan trọng. (tức là dự án này sẽ đạt được những gì?)

Với câu chuyện mà tôi đề cập ở trên, mục tiêu của dự án sẽ là: Tạo bảng câu hỏi khách hàng mới sẽ hợp lý hóa việc thu hút khách hàng mới và đảm bảo có tất cả thông tin khách hàng cần thiết ngay từ đầu.

Việc chỉ ra mục tiêu của bạn ngay từ đầu sẽ giúp các bước tiếp theo dễ dàng hơn, vì bạn có thể theo dõi mục tiêu chính của dự án và đưa ra quyết định với mục tiêu đó.

2. Xác định các sản phẩm đầu ra của dự án

Bây giờ đã đến lúc xác định đầu ra của dự án của bạn. Bạn đang tạo ra những thứ hữu hình hoặc những thứ gì? Trong câu chuyện lúc đầu, đó là bảng câu hỏi trực tuyến sẽ tự động được gửi đến khách hàng mới của bạn sau khi họ ký hợp đồng với bạn và một landing page để lấy thêm thông tin.

Xác định các vật được giao của bạn sẽ giúp bạn nắm bắt thời điểm mất kiểm soát phạm vi dự án bắt đầu manh nha.

Nếu bạn và team bắt đầu nói về viễn cảnh sẽ tuyệt vời thế nào nếu cũng có online portal, nơi khách hàng có thể gửi các file tài liệu, bạn có thể tự nhắc mình rằng online portal không phải là một sản phẩm đầu ra của dự án này. Tốt hơn hết bạn nên tách trường hợp đó thành 1 sản phẩm riêng biệt sau khi dự án này hoàn thành và bạn sẽ có nhiều nguồn lực và ý tưởng hơn để dành riêng cho việc đó.

3. Xác định các tasks của dự án cũng như các hoạt động trong dự án

Bạn biết mình đang tạo ra cái gì và tại sao. Hãy nói về cách bạn đang biến điều đó thành hiện thực.

Trong bước này, bạn đang chia nhỏ các sản phẩm đầu ra thành các tasks và hoạt động riêng biệt. Bạn cần thực hiện những bước nào để sản phẩm có thể bàn giao được? Để chia được các tasks và hoạt động riêng biệt đó, bạn cần dùng work breakdown structure (WBS).

Với yêu cầu tạo bảng câu hỏi khách hàng mới, bạn cần:

• Quyết định và tạo bản nháp những câu hỏi
• Nhập bảng câu hỏi vào online form
• Tạo landing page nơi khách hàng có thể truy cập và tìm hiểu về bảng câu hỏi
• Thiết lập một email mà tự động chuyển giao kết quả của bảng câu hỏi

Bạn càng có thể chia dự án của mình thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được thì thời gian xác định các yêu cầu và nhiệm vụ đột xuất không nằm trong kế hoạch ban đầu sẽ càng trở nên đơn giản hơn.

Thêm vào đó, cách tiếp cận này làm cho các dự án lớn hay phức tạp cảm thấy khó quản lý hơn rất nhiều.

4. Xác định các hạng mục, công việc, nhiệm vụ không nằm trong dự án

Khi nói đến phạm vi quản lý, bạn nắm rõ những gì mà mình không làm cũng quan trọng như việc hiểu những gì bạn sẽ làm.

Chỉ cần nghĩ: Nếu bạn đã viết "Đừng mua hoa quả tươi!" trong danh sách mua sắm của mình, bạn sẽ ít có khả năng bị thu hút bởi những trái táo hay nho tươi mọng.

Có vẻ như ngược đời chút là hãy phác thảo các nhiệm vụ và công việc mà bạn sẽ không thực hiện như một phần của dự án này. Với dự án tạo ra bảng câu hỏi, bạn sẽ không giải quyết những điều sau:

• Online portal - nơi khách hàng có thể gửi tài liệu và tệp
• Trình tự email giới thiệu nhiều bước
• Bảng câu hỏi được cá nhân hóa cho nhóm khách hàng

Bạn có thể đã từng nghe nói rằng tấn công là cách phòng thủ tốt và đó là nội dung của bước này. Nó giống như bạn đang đăng một biểu ngữ “hãy cẩn thận!” ký tên cho những thứ nằm ngoài phạm vi mà bạn nghĩ có thể nảy sinh và khiến bạn lạc khỏi mục tiêu của mình.

5. Xác định các ràng buộc của dự án

Trên thực tế, bạn sẽ không hoàn thành dự án ở môi trường lý tưởng. Bạn cần phải làm việc với những ràng buộc của dự án trong thế giới thực (ngân sách, quy trình và nguồn lực). Bạn sẽ xác định những điều đó trong bước này.

Dưới đây là một số hạn chế của bảng câu hỏi khách hàng:

• Nó cần được phát hành trước ngày 24/11/2022
• Tổng ngân sách dự án không được vượt quá $5,300
• Team Web developer sẽ không thể phát triển trang landing page cho đến cuối tháng 09.

Bạn cần phải thực tế nhất có thể, vì vậy hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn tham gia vào quá trình này. Họ sẽ có đóng góp về những hạn chế khác mà bạn cần khắc phục.

Tuyên bố phạm vi dự án và ví dụ

Bạn đã viết nguệch ngoạc các notes, ý tưởng và bạn đã sẵn sàng đưa tất cả những điều này vào một tuyên bố về phạm vi dự án mà bạn và nhóm của bạn có thể tham khảo. Đảm bảo rằng bạn giữ nó ở nơi mà mọi người đều có thể truy cập được.
Hầu hết công việc khó khăn đang ở phía sau bạn, bây giờ bạn chỉ cần sắp xếp thông tin. Ở phần đầu tiên của tuyên bố về phạm vi dự án, bạn sẽ cung cấp một số thông tin như ở dưới đây:

• Tên
• Mô tả
• Thời hạn
• Người quản lý

Dưới đây là tuyên bố về phạm vi dự án cho dự án mẫu của chúng tôi có thể trông như thế nào:

Bạn muốn làm cho điều này thậm chí còn đơn giản hơn? Template kế hoạch dự án có toàn bộ phần dành riêng cho phạm vi dự án, cùng với các phần hữu ích khác (như các milestones và tài liệu tham khảo) để giúp các dự án của bạn chạy trơn tru.

Sử dụng tuyên bố phạm vi dự án của bạn để theo dõi kết quả

Cho dù đó là một chuyến mua sắm ở siêu thị hay một nhiệm vụ tại cơ quan, bạn đã quen thuộc với cách các dự án có thể tăng vượt mức mong đợi ban đầu của bạn. Việc xác định phạm vi dự án của bạn sẽ giúp bạn và team luôn dễ kiểm soát dự án.

Hãy tóm tắt với một vài mẹo nhanh khác để xác định và quản lý phạm vi:

• Càng cụ thể càng tốt: Mơ hồ khiến bạn khó hiểu những gì trong và ngoài phạm vi.

• Nói chuyện với team của bạn: Bạn không cần phải siêu nhân và cũng không độc mã trên con đường của mình. Team cùng hiểu chung sẽ giúp phạm vi dự án của bạn trở nên thực tế và cung cấp các góc nhìn đa chiều để phát hiện bất kỳ lỗ hổng hoặc trở ngại nào không lường trước được. Sử dụng capacity planning template để xử lý tình trạng sẵn có của chúng có và tránh lạm dụng chúng.

• Thử làm theo cách ngược lại: thông thường, mọi người luôn nghĩ đến deadline hoặc ngân sách, sau đó xác định phạm vi để phù hợp với điều đó. Các dự án thành công nhất xác định mục tiêu và sản phẩm của họ trước tiên, sau đó dựa trên tiến trình thời gian và ngân sách cho mục tiêu đó.

• Học hỏi từ các dự án trước: Lịch sử là người thầy tốt nhất, bạn có thể học được nhiều điều từ những thành công và thất bại của dự án trong quá khứ. Đảm bảo rằng bạn thực hiện retrospective lại tất cả các dự án của mình để thu thập những thông tin chi tiết nhất.

Sử dụng các mẹo này và các bước ở trên và bạn sẽ luôn tập trung vào chính xác những gì cần phải làm và thực hiện các dự án chiến thắng một cách hiệu quả hơn. Đừng lo lắng - bạn luôn có thể mua nhiều loại quả khác vào lần sau.

Để tránh bị scope creep, toàn bộ team của bạn cần có khả năng làm mới bản thân về những gì được bao gồm (và những gì không). Giữ tuyên bố phạm vi dự án của bạn ở nơi mọi người có thể nhìn thấy và để mọi người có thể dễ dàng tham khảo lại nó.

Trên đây mình đã chia sẻ về thông tin xoay quanh về phạm vi của dự án và cách quản lý nó. Trong phần tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tổng quan về project planning
Bài viết được lược dịch từ tài liệu về project scope của Atlassian.