Làm thế nào Product Owner có thể tối đa hóa giá trị với thông tin đầu vào từ các Stakeholder?

Lại hế lô các anh em!!! Hôm nay chúng ta sẽ cùng nói một chút về Product Owner trong Scrum Team nhé. Tôi mong và chúc anh em có được những thông tin hữu ích khi đọc xong bài viết này (đặc biệt là các anh em đã và đang có định hướng với vai trò là Product Owner).

Như anh em đã biết, trong Scrum Team, Product Owner là người chịu trách nhiệm quản lý Product Backlog và đảm bảo rằng sản phẩm đang phát triển đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và mang lại giá trị cho tổ chức. Vì vậy, đối với Product Owner, việc lắng nghe và sử dụng thông tin đầu vào từ các bên liên quan (Stakeholder) là rất quan trọng để tối đa hóa giá trị của sản phẩm.

Nói về việc đo lường giá trị của Khách hàng, theo anh em thì giá trị của Khách hàng sẽ được đo lường khi nào trong dự án?

Chúng ta chỉ có thể đo lường giá trị của khách hàng sau khi chúng ta đã phát hành (release) sản phẩm

Vì thế, giá trị mà chúng ta tưởng tượng để dự đoán trước khi sản phẩm được phát hành (release) chỉ là một giả thuyết mà thôi. Trong trường hợp đó, Product Owner sẽ tìm cách tối đa hóa giá trị như thế nào để có thể đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng?

Tất nhiên, có nhiều phương pháp có sẵn cho anh em. Là Product Owner, anh em có thể sử dụng kinh nghiệm để suy nghĩ về những gì có thể mang lại giá trị nhất. Anh em cũng có thể trao đổi với các nhà phát triển trong Scrum Team để tìm kiếm ý tưởng mới, hoặc tiến hành phỏng vấn hoặc khảo sát khách hàng để tìm hiểu về nhu cầu và yêu cầu của họ.

Nhưng anh em cũng lưu ý rằng, mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu, do đó, Product Owner cần đánh giá và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để tối đa hóa giá trị cho sản phẩm.

Ngoài ra, việc thu thập ý kiến đóng góp của các bên liên quan (Stakeholder), bao gồm khách hàng, đối tác và nhân viên của tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan và mang lại giá trị tối đa cho khách hàng.

Các bên liên quan (Stakeholder) là gì?

Các bên liên quan (Stakeholder) là những người hoặc tổ chức có quyền lợi hoặc ảnh hưởng đến sản phẩm hoặc dự án. Các bên liên quan có thể bao gồm khách hàng, đối tác, nhân viên, cổ đông, cơ quan chính phủ hoặc các nhà quản lý khác liên quan đến sản phẩm hoặc dự án.

Quản lý và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan có thể giúp Product Owner đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ và đem lại giá trị cao nhất cho khách hàng. Vì vậy, trong quản lý sản phẩm hoặc dự án việc xác định và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan là rất quan trọng.

Lợi ích của việc tương tác với các bên liên quan

Các bên liên quan (Stakeholder) có thể cung cấp thông tin và hiểu biết sớm, giúp Product Owner nâng cao được giá trị của sản phẩm, đáp ứng được đúng nhu cầu của khách hàng. Vì thế, việc tương tác giữa Product Owner và các Stakeholder sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:

• Hiểu sâu hơn về nhu cầu và sở thích của khách hàng.
• Xây dựng sự hỗ trợ và ủng hộ từ các Stakeholder cho sản phẩm.
• Có được những cái nhìn và quan điểm độc đáo để hỗ trợ việc ra quyết định.
• Dễ dàng xác định và ưu tiên các tính năng và yêu cầu quan trọng nhất.
• Đồng nhất tầm nhìn sản phẩm với kỳ vọng của các bên liên quan.
• Có được các mối quan hệ tốt hơn giữa các bên và thúc đẩy sự cộng tác trong quá trình phát triển sản phẩm.
• Đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan.

Điều gì sẽ xảy ra khi Product Owner bỏ qua việc tương tác với các bên liên quan?

Là 1 Product Owner giỏi, ngoài những công tác quản lý với các dữ liệu của dự án, thì việc quản lý tốt và tương tác với các bên liên quan (Stakeholder) cũng phải được làm thường xuyên.

Vì thế, khi Product Owner bỏ qua việc tương tác với các bên liên quan, sẽ nhận được những hậu quả tiêu cực sau đây:

• Giảm sự ủng hộ của các bên liên quan: Khi các bên liên quan cảm thấy không ai quan tâm đến ý kiến của họ, họ có thể không quan tâm đến dự án hay quyết định đó và dẫn đến sự giảm sự ủng hộ và hỗ trợ cho dự án.
• Mất sự tin tưởng: Bỏ qua ý kiến của các bên liên quan có thể làm suy giảm sự tin tưởng với các bên liên quan vì họ cảm thấy không được tôn trọng và quan tâm đến ý kiến và quan ngại của họ.
• Bỏ lỡ cơ hội: Các bên liên quan thường có những quan điểm, thông tin hoặc kiến ​​thức quý giá mà những người ra quyết định không biết đến. Bỏ qua ý kiến của các bên liên quan có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội hoặc những điểm mù có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.
• Tăng xung đột: Khi các bên liên quan cảm thấy những quan ngại và ý kiến của họ không được lắng nghe hoặc giải quyết, điều đó có thể dẫn đến căng thẳng và xung đột khó giải quyết.
• Phản ứng tiêu cực từ cộng chúng: Khi các bên liên quan cảm thấy bất mãn vì bị bỏ qua, họ có thể bày tỏ sự bất mãn công khai, dẫn đến phản ứng tiêu cực từ công chúng đối với dự án hoặc tổ chức của anh em.

Nói chung, trong công tác quản lý mà gặp quá nhiều khó khăn và thiếu thốn về mặt hiểu biết yêu cầu sản phẩm và sự tin tưởng từ các bên liên quan thì dự án khó có thể thành công được.

Sự ủng hộ, cộng tác và sự tin tưởng của các bên liên quan (Stakeholder) là rất quan trọng để sản phẩm có thể đạt được thành công

Sử dụng sự suy đoán, đánh giá và khả năng quyết định để đưa ra hành động hoặc quyết định phù hợp với tình huống.

Việc xem xét các thông tin đầu vào từ các bên liên quan là rất quan trọng, tuy nhiên, Product Owner là người phải chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công của sản phẩm và nội dung cũng như thứ tự trong Product Backlog.

Với vai trò là Product Owner, anh em phải tránh việc từ chối trách nhiệm của mình bằng cách sử dụng khả năng đánh giá để quyết định các thông tin đầu vào nào nên được chấp nhận và các thông tin nào nên bị từ chối. Đôi khi, khách hàng không thể chỉ ra chính xác những gì họ cần, và những khách hàng khác có thể không đủ gần với sản phẩm để biết rõ cách mà người dùng cuối sẽ thực sự sử dụng nó. Do đó, Product Owner cần sử dụng khả năng đánh giá của mình để đưa ra những quyết định đúng đắn và hiệu quả cho sản phẩm.

Là Product Owner, anh em phải xem xét các thông tin đầu vào của các bên liên quan (stakeholder) trong bối cảnh mức độ quan tâm và sức ảnh hưởng hoặc quyền lực của mỗi bên liên quan đó đối với sự thành công của sản phẩm. Anh em hãy xem biểu đồ dưới đây, nó so sánh mức độ quyền lực hoặc ảnh hưởng của các bên liên quan với sự quan tâm của họ đến sản phẩm.

Là 1 Product Owner giỏi, anh em cần phải quản lý các bên liên quan theo các cách khác nhau dựa trên sức ảnh hưởng và quan tâm của họ đối với sản phẩm. Anh em cần sử dụng sự đánh giá của mình để đánh giá ý tưởng đến từ bất kỳ nguồn nào và không được phụ thuộc quá nhiều vào quyền lực hay vị trí của người đó khi quyết định xây dựng chiến lược sản phẩm hoặc cập nhật Product Backlog.

Cách tương tác với các bên liên quan

Cách mà Product Owner tương tác với các bên liên quan sẽ thay đổi tùy thuộc vào môi trường, nhưng anh em có thể tham khảo quy trình chung sau đây:

1. Xác định các bên liên quan: Bao gồm các cá nhân hoặc nhóm trực tiếp bị ảnh hưởng bởi sản phẩm hoặc có lợi ích đầu tư trong kết quả của sản phẩm đó. Các Product Owner có thể hỏi ý kiến từ các nhà phát triển hoặc những nhà lãnh đạo đang hỗ trợ sản phẩm để xác định danh sách các bên liên quan. Danh sách này cần được lưu trữ để sử dụng trong tương lai. Sau đó, Product Owner cần đánh giá mức độ quan tâm và ảnh hưởng của từng bên liên quan đối với sản phẩm.
2. Xác định nhu cầu và quan tâm của họ: Sau khi chúng ta đã xác định các bên liên quan, điều quan trọng là hiểu nhu cầu và quan tâm của họ. Chúng ta có thể làm điều này thông qua các cuộc khảo sát, nhóm tập trung, phỏng vấn hoặc tổ chức các cuộc họp định kỳ với các bên liên quan.
3. Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên: Luôn giữ liên lạc với các bên liên quan là điều cần thiết. Bằng cách cung cấp các thông tin luôn được cập nhật, đề xuất thu thập phản hồi, giải quyết các vấn đề liên quan. Product Owner cũng có thể chia sẻ một lộ trình sản phẩm cấp cao để giới thiệu các kế hoạch phát triển sản phẩm tuy nhiên cần cẩn trọng bởi vì lộ trình này chứa các kế hoạch của chúng ta và chúng ta không muốn chúng rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh.
4. Sử dụng nhiều phương pháp tương tác: Các bên liên quan có thể có sở thích khác nhau về cách tham gia. Có nhiều phương pháp tương tác như khảo sát trực tuyến, hội nghị thường niên, các buổi hội thảo và các cuộc họp 1-1 trực tuyến cho các bên liên quan quan trọng. Các Product Owner cần xem xét giá trị của từng công việc và xếp hạng chúng theo độ ưu tiên để đảm bảo rằng chúng ta sử dụng tối đa tài nguyên và đạt được kết quả tốt nhất cho sản phẩm của mình.
5. Theo dõi và đóng vòng lặp: Các Product Owner cần đảm bảo rằng mọi phản hồi và đề xuất của các bên liên quan đã được xem xét kỹ lưỡng và đưa vào sản phẩm. Sau đó, anh em cần cập nhật với các bên liên quan về những thay đổi này và thông báo cho họ biết mức độ ảnh hưởng của phản hồi của họ đối với sản phẩm. Việc thông báo này cũng giúp tạo lòng tin và tăng độ hài lòng của các bên liên quan với sản phẩm.

Kết luận

Khi sử dụng Scrum framework, việc cung cấp giá trị cho khách hàng (cung cấp kết quả có lợi cho khách hàng) là thước đo thành công cuối cùng.

Với vai trò là Product Owner, nhiệm vụ của chúng ta là tối đa hóa giá trị mà chúng ta cung cấp cho khách hàng trong mỗi Sprint. Không chỉ các bên liên quan đến sản phẩm có thể giúp chúng ta xác định liệu chúng ta đã cung cấp những gì mà chúng ta đã đề ra hay không, mà họ còn có thể cung cấp thông tin quý giá để hướng dẫn các bước tiếp theo của chúng ta. Nhận thông tin đầu vào sớm và thường xuyên sẽ giúp chúng ta xây dựng một sản phẩm tốt hơn.

Nguồn: https://www.scrum.org/resources/blog/how-product-owners-can-maximize-value-stakeholder-input