Kanban board

Kanban Board là gì?

Kanban Board là một công cụ để trực quan hóa quy trình làm việc và là thành phần chính của phương pháp Kanban. Trực quan hóa quy trình làm việc và nhiệm vụ của bạn trên bảng Kanban giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy trình của mình và có được cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của bạn. Với mức độ minh bạch này, bạn sẽ nhanh chóng xác định các giai đoạn công việc có vấn đề và bằng cách cải thiện chúng, nhóm của bạn sẽ sớm làm việc hiệu quả hơn.

Giải thích Kanban Board

Các thành phần chính của Kanban board

Kanban board sử dụng các thẻ, cột, swimlane và WIP Limit để cho phép các nhóm team quan hóa và quản lý quy trình công việc của họ một cách hiệu quả. Sau đây giới thiệu kỹ hơn về các thành phần chính:

Kanban Cards - Là sự thể hiện trực quan của các nhiệm vụ. Mỗi thẻ chứa thông tin về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như thời hạn, người được giao, mô tả, ...

Kanban Columns - Mỗi cột trên bảng đại diện cho một giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn. Các thẻ đi qua quy trình làm việc cho đến khi hoàn thành đầy đủ.

Work-in-Progress Limits - Có nhiệm vụ hạn chế số lượng nhiệm vụ tối đa trong các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Giới hạn WIP cho phép bạn hoàn thành các hạng mục công việc nhanh hơn bằng cách giúp nhóm của bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại.

Kanban Swimlanes - Là những đường ngang mà bạn có thể sử dụng để phân tách các hoạt động, nhóm, lớp dịch vụ khác nhau,..

Dưới đây là cấu trúc bảng Kanban cơ bản:

Nếu bạn cần bao nhiêu phần phụ để làm chi tiết hơn quy trình làm việc của mình thì bạn có thể tạo ra bấy nhiêu phần phụ đó. Như ví dụ dưới đây bảng Kanban bao gồm nhiều cột và swimlanes.

Mục đích, mục tiêu của Kanban board

• Như đã đề cập trong phần trên, có thể thấy Kanban board là một công cụ quản lý dự án agile, nó giúp trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang làm, tập trung vào luồng làm việc. Do vậy mục đích của Kanban board là:
• Giúp các teams thiết lập trật tự trong công việc hàng ngày và giúp họ thực hiện đúng công việc và hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất.
• Sự hợp tác và giao tiếp giữa các thành viên cũng được nâng cao, mọi người trong team khi làm việc cùng một vị trí hoặc từ xa đều có thể giao tiếp tốt, không cần mất quá nhiều thời gian cho các cuộc họp hay báo cáo công việc và mọi người đều nắm được sự di chuyển của các thẻ trên bảng và trạng thái công việc vì mọi thông tin trong Kanban board & Kanban card đều rõ ràng, minh bạch.
• Tăng hiệu quả công việc, giảm áp lực công việc cho các thành viên vì mọi công việc đều được giới hạn và sắp xếp hợp lý.
• Cải tiến quy trình làm việc liên tục vì mọi số liệu rõ ràng sẽ giúp các team xác định ra được các vấn đề tồn đọng trong quy trình làm việc và tiến hành cải tiến, thay đổi cần thiết.

Các quy tắc để sử dụng Kanban board một cách hiệu quả

Quy tắc 1: Giữ cho nó đơn giản: Nếu bạn mới sử dụng Kanban Board lần đầu tiên hãy bắt đầu với cấu trúc cơ bản với các cột To Do, Doing, Done mà mọi người đều hiểu và có thể giao nhiệm vụ một cách trực quan. Khi bạn đã làm quen với cấu trúc cơ bản này, bạn có thể mở rộng nó bằng các danh mục bổ sung vì những danh mục này thêm giá trị thực - giúp nhóm loại bỏ trở ngại nhanh hơn và thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Sử dụng ngôn ngữ thuần túy đơn giản không có chữ viết tắt và "biệt ngữ team" khi bạn xác định nhiệm vụ. Điều này sẽ biến Kanban Board trở thành một công cụ phổ biến để báo cáo và giao tiếp giữa các nhóm và các cấp độ phân cấp.

Quy tắc số 2: Cấu trúc chung và mức độ chi tiết trong tất cả các nhóm

Sử dụng cùng một cấu trúc Kanban board (định nghĩa cột) đã được thống nhất ở quy tắc số 1 cho tất cả các team. Nếu nó được chấp nhận là một danh mục gia tăng giá trị chung, hãy điều chỉnh cấu trúc Kanban board chung cho phù hợp. Nếu không, hãy từ chối nó.

Quy tắc số 3: Đồng ý về một khung thời gian

Mặc dù phương pháp Kanban ban đầu không áp dụng tính thời gian cho hình dung công việc mà được coi là một dòng chảy liên tục, chúng tôi khuyên bạn nên làm như vậy. Thỏa thuận chung về một khung thời gian nhất định có thời hạn từ một đến bốn tuần - áp dụng cho các danh mục To do, Doing, Done và có hiệu lực cho tất cả các nhóm giúp đạt được cùng một mức độ chi tiết trong xác định nhiệm vụ trên nhiều nhóm. "Nói cùng một ngôn ngữ" đơn giản hóa việc tích hợp và đồng bộ hóa các sản phẩm phân phối của các nhóm. Giữ thời lượng của hộp thời gian cố định trừ khi tất cả đồng ý thay đổi nó vì một lý do quan trọng theo định hướng giá trị.

Bạn nên tránh một sai lầm phổ biến khi áp dụng các ô thời gian khác nhau cho các danh mục “To Do” so với “Doing and Done”. Nếu bạn muốn hình dung các nhiệm vụ không được lên kế hoạch cho khung thời gian hiện tại mà được gắn cờ để sau này, hãy giới thiệu một danh mục bổ sung “Backlog” trên Kanban Board. Trong danh mục này, bạn có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào được coi là có liên quan đến khả năng giao chung của cả nhóm.

Quy tắc số 4: sửa đổi nó thường xuyên

Sửa đổi Kanban Bard một cách thường xuyên:

Lập kế hoạch danh sách “To Do” cho lần tiếp theo ở cuối ô thời gian hiện tại bằng cách di chuyển các công việc chưa hoàn thành từ cột “Backlog” và các công việc chưa hoàn thành của ô thời gian hiện tại, từ cột “Đang làm” sang cột “To-Do”

Luôn cập nhật trạng thái của tất cả các nhiệm vụ để Kanban Board có thể đóng vai trò như một công cụ minh bạch và đồng bộ hóa công việc. Di chuyển công việc đã lập kế hoạch từ cột “To-Do” sang cột “Doing” khi bạn bắt đầu nhiệm vụ và từ cột “Doing” sang cột “Done” khi bạn hoàn thành công việc hàng ngày.

Giữ cho Kanban board luôn cập nhật không phải là trách nhiệm của một cá nhân nào như Scrum Master, Trưởng nhóm hoặc tương tự. Đó là trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm thực thi nhiệm vụ.

Quy tắc số 5: Mọi người đều có thể truy cập

Kanban board nên được đặt để tất cả những người tham gia vào việc thực hiện nhiệm vụ, lập kế hoạch và sửa đổi cũng như tất cả các bên liên quan có thể dễ dàng nhìn thấy nó bất cứ lúc nào họ muốn. Điều này giúp tránh các yêu cầu trạng thái từ các bên liên quan và tiết kiệm thời gian của nhóm để làm việc hiệu quả.

Khi bạn làm việc với Kanban board tương tự, nó nên được đặt trong một room mà mọi người đều có thể tiếp cận và hầu hết mọi người đều có con đường ngắn nhất để tiếp cận nó. Kanban board kỹ thuật số nên được lưu trữ trong một thư mục chia sẻ (ví dụ: Sharepoint) với quyền truy cập ghi cho nhóm làm việc và quyền truy cập đọc cho các bên liên quan.

Quy tắc số 6: Mục đích hơn các công cụ

Khi bạn sử dụng Kanban board lần đầu tiên, hãy bắt đầu với một bảng tương tự trên tường. Lý do cho điều này nằm ở quy tắc của sự đơn giản. Tất cả các nhiệm vụ được đăng dưới dạng hậu kỳ trên tường. Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và giúp thu hút sự chú ý của bạn vào các nhiệm vụ có liên quan. Việc cùng xem và thảo luận trước bức tường cũng giúp xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm. Một bảng analog là lựa chọn tốt nhất khi bạn có ít nhóm - tất cả đều làm việc tại chỗ và gần nhau. Khi có các nhóm đóng góp từ xa vào việc phân phối dự án tổng thể và có sự phụ thuộc giữa các nhóm tại chỗ và từ xa, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập một Bảng Kanban kỹ thuật số chung có thể được chia sẻ và cập nhật cùng nhau trong một phiên gọi hội nghị.

Có một số công cụ tốt trên thị trường như Jira Agile Board, Trello, .... không chỉ cung cấp các tính năng cơ bản của Kanban Board mà còn cho phép theo dõi tiến trình với các báo cáo có thể tùy chỉnh lạ mắt, ví dụ: Biểu đồ Burn-Down, Thời lượng nhiệm vụ trung bình, Số lượng nhiệm vụ ở trạng thái “Doing” và “Done” theo phân công của nhóm, Số lượng bài kiểm tra được lập kế hoạch so với hoàn thành trong một ô thời gian.

Quy tắc số 7: Single south of truth

Tránh tạo nhiều Bảng Kanban khi bạn có thể đạt được mục tiêu của mình chỉ với một bảng. Việc trùng lặp bảng và nhiệm vụ dẫn đến nỗ lực nhiều hơn cho nhóm giữ các bảng đồng bộ hoặc dẫn đến sự ngắt kết nối của các nhiệm vụ giữa hai bảng. Tác động của việc ngắt kết nối có thể rất lớn - từ thông tin sai lệch và hiểu lầm đến nhầm lẫn và chậm trễ.

Quy tắc số 8: Thành tích của đội so với thành tích của nhân sự

Đừng giao và theo dõi một nhiệm vụ cho một người, thay vì giao nó cho một nhóm. Nhóm phải có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách độc lập với các nhóm hoặc người quản lý khác.

Làm điều đó ở cấp độ nhóm sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội và sự hỗ trợ lẫn nhau và thiết lập tâm lý an toàn là điều không thể tránh khỏi cho sự thành công của một dự án.

Quy tắc số 9: Cải tiến liên tục

Động não với tất cả các nhóm ít nhất một lần trong một quý những gì có thể được cải thiện về Kanban board của bạn và thực hiện các biện pháp cải tiến nhằm gia tăng giá trị cho nhóm.

Quy tắc số 10: Làm cho những quy tắc này được mọi người biết và đồng ý

Một quy tắc tuyệt vời mà không ai biết, lý do mà không ai hiểu là vô nghĩa. Một quy tắc mà mọi người đều biết và hiểu mới là những điều có ý nghĩa.

Đảm bảo rằng tất cả những người bắt đầu làm việc với Kanban board đều hiểu các quy tắc thường được đồng ý và có khả năng đóng góp vào sự cải tiến hơn nữa của họ.

Sử dụng Kanban board để quản lý dự án trên Trello

• Trello là một công cụ để phối hợp công việc hiệu quả giúp cho mọi người trong team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì, và làm đến giai đoạn nào rồi. Trello giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban – tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu công việc.
  
• Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần nhìn thấy mọi công việc một cách toàn diện và cho phép điều chỉnh các hoạt động linh hoạt. Trello với thiết kế tối giản và trải nghiệm dễ dàng là một công cụ tuyệt vời để bạn quản lý công việc/quản lý dự án, thay vì sử dụng các công cụ giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc nhóm như email.
  
• Giao diện của Trello rất trực quan và dễ sử dụng: tạo bảng, tạo danh sách, sau đó tạo thẻ và kéo thẻ vào. Để sử dụng phương pháp Personal Kanban, các bạn chỉ việc lần lượt tạo 3 danh sách To Do, Doing và Done là xong.
  
• Sử dụng Kanban board để quản lý dự án trên Trello trải qua các bước như: Lập Kanban board, Liệt kê tất cả công việc, Xác định công việc ưu tiên, Chuyển công việc sang cột “Đang làm” để biết rằng mình đang thực hiện công việc và cuối cùng là chuyển tới cột “Hoàn thành” khi công việc đã thực hiện xong.
• Dưới đây là một số bài viết các bạn có thể về cách sử dụng Kanban board để quản lý dự án trên Trello:
• https://hocvienagile.com/su-dung-trello/
• https://thetoobluescientist.com/trello-va-kanban/
• Nếu đọc xong mà bạn vẫn chưa rõ cách để sử dụng Kanban board trên Trello thì bạn có thể xem thêm trên internet hoặc có thể đợi mình có một bài hướng dẫn hoặc một video hướng dẫn cụ thể cách để tạo & sử dụng Kanban board sau nhé :D vì bài viết Kanban tới đây đã là khá dài rồi.

THAM KHẢO