Document Analysis

Nguyen Thi To Uyen -
Phân tích tài liệu là công việc đòi hỏi người Business Analyst phải đưa ra cách tiếp cận phù hợp để thu thập được nhiều thông tin có giá trị, đúng bối cảnh của dự án. Càng làm dự án lớn, phức tạp thì đây càng là một thách thức đối với BA. Vậy ở vai trò BA bạn có thấy rằng mình đã áp dụng kỹ thuật phân tích tài liệu một cách hiệu quả nhất chưa?    

Phân tích tài liệu được biết đến là 1 trong số 11 phương pháp phổ biến để lấy thông tin từ Khách hàng:

 ‌

Đây là phương pháp khá cổ điển vì chúng ta sẽ phải đọc rất rất nhiều tài liệu để thu thập thông tin. Tuy nhiên, nếu không biết cách áp dụng hiệu quả kỹ thuật này thì chắc hẳn sẽ rơi vào trạng thái ngu ngơ giữa vô vàn thông tin vừa đọc.

Vậy để giúp anh em không bị rơi vào trạng thái "lơ tơ mơ" thì sau đây chúng ta cùng tìm hiểu sâu hơn về kỹ thuật này nhé. Lét gôooo !!

  1. Phân tích tài liệu là gì?

Phân tích tài liệu có thể hiểu đơn giản là việc phân chia, sắp xếp lại chúng sao cho gọn gàng, đẹp đẽ mà thôi. :) Sau khi nhận được tài liệu từ Khách hàng, chúng ta bắt đầu bắt tay vào phân tích nó.

Tài liệu ở đây không chỉ là requirement mà là tất tần tật những tài liệu có liên quan của dự án như: tài liệu nghiên cứu marketing, hướng dẫn sử dụng, quy tắc kinh doanh, tài liệu tiêu chuẩn ngành, các bản ghi chép của công ty, các tài liệu cũ trước đó,...

Công việc này đòi hỏi người phân tích phải có kỹ năng đọc hiểu và khả năng phân tích tốt để tránh đi lạc trong núi thông tin của Khách hàng.

2. Kỹ thuật phân tích tài liệu gồm những bước nào?

2.1. Chuẩn bị

Chuẩn bị là bước cực kỳ quan trọng để làm bất kỳ công việc gì. Trước khi đi vào phân tích tài liệu, BA  cần chuẩn bị những công việc gồm:

✔ Xác định xem tài liệu có xác đáng không, đó đã phải tài liệu mới nhất chưa, có tính xác thực không

✔ Xác định xem nội dung tài liệu có dễ hiểu để chuyển tải cho những bên liên quan khi cần thiết hay không

✔ Xác định những dữ liệu sẽ được khai thác và những dữ liệu sẽ được nhóm theo mối quan hệ logic

2.2. Phân tích và đánh giá tài liệu

Thông tin chúng ta nhận được từ Khách hàng là vô vùng "phong phú" và bằng nhiều hình thức khác nhau: file tài liệu, hình ảnh, âm thanh,... Vì vậy việc hệ thống hóa tài liệu là vô cùng cần thiết. Ở bước này BA có nhiệm vụ:

✔ Tiến hành xem xét chi tiết nội dung của tài liệu, phân chia nội dung theo chủ đề, phạm vi nghiệp vụ

✔ Tạo file tổng hợp lại, phân chia các loại tài liệu. Ở bước này có thể sử dụng bảng phân tích tài liệu dựa trên: chủ đề, nguồn gốc thông tin, loại thông tin, trích dẫn tài liệu gốc

✔ Ghi lại những thông tin mâu thuẫn hoặc bị trùng lặp. Ở bước này BA cần phải liên hệ với các bên liên quan để tìm kiếm sự giúp đỡ nhằm làm sáng tỏ thông tin

✔ Ghi nhận những lỗ hổng thông tin và những hạn chế liên quan đến từng chủ đềcó trong dự án

2.3. Ghi lại kết quả phân tích

Sau khi phân tích, đánh giá tài liệu xong BA cần ghi lại kết quả phân tích dựa trên 2 vấn đề cần xem xét sau:

  • Tùy từng nội dung và mức độ chi tiết của thông tin chỉ phù hợp với một số đối tượng cụ thể
  • Mô hình hóa thông tin (nếu cần thiết) dưới dạng đồ thị, wireframe, work flow hay bảng quyết định (decision table),...để các bên liên quan dễ hiểu hơn  

👉Mô hình hóa thông tin là cách mà các BA nhiều kinh nghiệm ưa dùng vì nó giúp thông tin được dễ hình dung, dễ hiểu và thể hiện được sự logic một cách hiệu quả.

Đọc đến đây rồi thì anh em cùng thử check lại xem mình đã thực hiện đúng các bước như trên khi phân tích tài liệu chưa nhé. Hy vọng những điều trên đây sẽ giúp anh em hiểu rõ hơn về kỹ thuật phân tích tài liệu và áp dụng được kỹ thuật này thật hiệu quả để Dự án có thể đi đến những giai đoạn sau mà ít gặp khó khăn nhất có thể nhé !

Cảm ơn anh em đã đọc hết bài viết của mình!!

Nguồn tham khảo:

  • BABOK v3